Sé eficaz, no eficiente

¿Alguna vez has terminado toda una lista de tareas pero al final del día te has dado cuenta de que en realidad no has conseguido mucho? La razón es probablemente que fuiste eficiente pero no eficaz.

«Estar ocupado no siempre significa trabajo real. El objeto de todo trabajo es la producción o el logro, y para cualquiera de estos fines debe haber previsión, sistema, planificación, inteligencia y propósito honesto, así como transpiración».

– Thomas A. Edison

La eficiencia y la eficacia suenan parecidas pero en realidad tienen significados muy diferentes. La eficiencia es la capacidad de hacer tareas rápidamente sin importar si son o no importantes mientras que la eficacia es la capacidad de elegir y hacer las tareas más relevantes para tu objetivo. La eficiencia te permite hacer una tarea rápidamente aunque esa tarea sea irrelevante para tus objetivos mientras que la eficacia te ayuda a conseguir tus objetivos asegurando que tu tiempo se invierte sólo en las tareas más importantes.

Por utilizar una analogía con el coche, la velocidad del coche es como la eficiencia. No importa la velocidad del coche si viaja en la dirección equivocada. La dirección del coche es análoga a la eficacia. Viajar en la dirección correcta y ser eficaz garantiza perder el menor tiempo posible.

La eficacia es casi siempre mejor que la eficiencia. El arte de la efectividad es evitar el trabajo inútil que no debería hacerse en primer lugar. Cuando evitas el trabajo inútil, consigues dedicarle cero tiempo con una pérdida mínima ya que no tiene importancia. Ningún aumento de la eficiencia puede reducir a cero el tiempo empleado en una tarea. Por eso es mejor ser eficaz que eficiente.

Tenga una lista de cosas por hacer

Cuando planifique su día, la forma más directa de asegurarse de que está trabajando en tareas útiles mientras evita las tareas inútiles que parecen útiles es preguntarse qué trabajo es realmente esencial y tendrá realmente un impacto mientras etiqueta y anota el trabajo que no es realmente productivo, como la comprobación excesiva del correo electrónico.

En «La semana laboral de cuatro horas», Tim Ferriss recomienda crear una lista de cosas por hacer y una lista de cosas por hacer. Una lista de cosas por hacer es útil porque te hace más consciente de las tareas inútiles. Con una lista de cosas por hacer, es capaz de ver el trabajo falso que parece trabajo.

Mantenga su lista de cosas por hacer lo más corta posible y ordénela de la más importante a la menos importante para que haga primero las tareas más importantes.

Evite el perfeccionismo y simplemente hágalo

Es fácil realizar las tareas que queremos hacer. El reto es mantener el mismo nivel de productividad en las tareas menos atractivas. Normalmente, sabemos lo que tenemos que hacer cada día, pero a veces evitamos hacerlo en favor de tareas menos importantes y más fáciles. A esto se le podría llamar «postergación del trabajo», es decir, hacer el trabajo pero no hacer el que es realmente importante. La persona que posterga el trabajo puede trabajar de forma increíblemente eficiente y realizar las tareas con rapidez, pero como trabaja en lo que no es importante mientras evita lo importante, al final no conseguirá hacer tanto como una persona más eficaz.

La mejor forma de evitar este problema es evitar el perfeccionismo y simplemente hacerlo. El miedo al fracaso y a no saber qué hacer puede impedirnos empezar tareas importantes. Sabemos que las tareas son importantes y no queremos meter la pata.

En primer lugar, es importante darse cuenta de que no hacer una tarea suele ser tan malo como hacerla mal, e incluso si acabas cometiendo errores, siempre puedes solucionarlos.

La mejor manera de vencer la postergación del trabajo o cualquier otra forma de procrastinación es simplemente lanzarse, comenzar la tarea y aceptar que probablemente cometerás errores que pueden ser corregidos más tarde.

Incorpora esta mentalidad a cada día y nota cuánto más logras hacer.

La motivación sigue a la acción

La sabiduría convencional dice que la motivación precede a la acción. Nos decimos cosas como: «Empezaré esta tarea cuando me sienta motivado para hacerla». Sin embargo, la verdad es que la motivación aumenta y disminuye con el tiempo, así que hay que aceptar que a veces hay que hacer tareas incluso cuando no se está motivado.

Sin embargo, una vez que se empieza la tarea, a menudo se descubre que el nivel de motivación aumenta a medida que se avanza. La realidad es que empezar la tarea es el principal obstáculo que hay que superar: empezar la tarea es como un obstáculo que, una vez superado, va seguido de un terreno llano. Una vez que empiezas, normalmente has superado la mayor parte de la fricción motivacional y terminar la tarea no será tan difícil como pensabas. La procrastinación suele estar causada por la incapacidad de empezar las tareas. La persona que posterga el trabajo «empezará» otra cosa que no sea la tarea, como revisar el correo electrónico, y sentirá que está progresando. Lo que ocurre en realidad es que las tareas que hay que hacer aún no se han empezado y no se está consiguiendo nada de valor.

Cuando le cueste empezar una tarea, recuerde que empezar es casi siempre la parte más difícil. Incluso puede prometerse a sí mismo que puede dejar de trabajar una vez que comience una tarea. Pruebe esto y descubrirá que a menudo está dispuesto a seguir trabajando en la tarea.

No espere que sea fácil

Muchas tareas (como escribir este artículo) suponen un reto incluso una vez que ha empezado. A veces el trabajo que se requiere para lograr tus objetivos es fácil, pero normalmente no lo es.

El hecho de que tu trabajo sea un reto no es necesariamente malo. De hecho, si el trabajo es un reto suele ser una buena señal. Para mejorar y progresar, tienes que hacer cosas nuevas, salir de tu zona de confort y fracasar de vez en cuando.

El problema no es que una actividad sea desafiante, es cuando lo vemos como algo negativo. El enfoque erróneo es empezar con la expectativa de que la actividad que vas a realizar será fácil. Si tienes esta mentalidad, te sorprenderás y posiblemente te desanimarás por lo desafiante que es.

Una mentalidad mucho mejor es no sólo esperar que la tarea sea desafiante, sino saborear el desafío. En lugar de pensar: «Tengo que hacer esta dura tarea», dígase a sí mismo: «Tengo la oportunidad de mejorar y progresar». Reencuadrar las actividades desafiantes de este modo las hace más atractivas. Y cuando una actividad te resulta atractiva, tiendes a hacerla más. Tenderás a dedicar más tiempo a la actividad desafiante, lo que se traduce en más mejoras y progresos. Es una situación en la que todos ganan, usted es más feliz ahora debido a su actitud positiva hacia los desafíos y será más feliz después a medida que progrese más.

Resumen

• La productividad es el resultado de la eficacia que implica filtrar las tareas más importantes y hacerlas. La eficiencia (hacer las tareas rápidamente) no conduce necesariamente a la productividad porque podrías estar empleando tu tiempo en las tareas equivocadas.
• Mantén tus listas de cosas por hacer lo más cortas posible y haz primero las tareas más importantes. Tenga una lista de no hacer para evitar el trabajo que no es verdaderamente importante.
• Evite el perfeccionismo. Simplemente hágalo y esté dispuesto a cometer errores. Date cuenta de que hacer un trabajo fácil y falso parece productivo, pero en realidad no lo es.
• Trabaja ahora, y a menudo la motivación vendrá después. Empezar es la parte más difícil.
• Vea los retos como oportunidades para mejorar y progresar. Míralos positivamente.