En balansräkning listar ett företags totala tillgångar, skulder och eget kapital och ger en bild av företagets finansiella ställning vid en viss tidpunkt. Balansräkningen beskrivs ofta som en ögonblicksbild av resultatet och kan därför förbises av tidspressade företagare – men det borde den inte göra. Balansräkningen är oerhört viktig för att bedöma var ditt företag har varit och vart det är på väg, och den kan hjälpa dig att avgöra om du behöver låna pengar eller om du har möjlighet att fortsätta växa.
Vad är en balansräkning?
Balansräkningen är en av de tre huvudtyperna av bokslut som är avgörande för företagares framgång. De andra två är resultaträkningen och kassaflödesanalysen.
För att en balansräkning ska vara ett effektivt prognosverktyg måste den innehålla viktiga komponenter, till exempel företagets tillgångar (vad det äger) och skulder (vad det är skyldigt). Balansräkningen noterar också aktieägarnas eget kapital (eller ägarnas eget kapital), eller hur mycket aktieägarna har investerat i företaget.
”Så många små företag, särskilt småföretag, tittar bara på hur mycket pengar de har på checkkontot och om de har tillräckligt med pengar för att betala sina räkningar”, säger Mitchell Freedman, auktoriserad revisor och privatekonomisk specialist på MFAC Financial Advisors, till business.com. ”Det kan vara bra för vissa företag, men om någon vill förstå sitt företag ger balansräkningen mycket information.”
Redaktörens anmärkning: Letar du efter rätt bokföringsprogram för ditt företag? Fyll i frågeformuläret nedan för att våra leverantörspartners ska kontakta dig om dina behov.
Vad ingår i en balansräkning?
Och även om det kan skilja sig åt mellan olika branscher består balansräkningen vanligtvis av tre huvuddelar: tillgångar, skulder och eget kapital.
Anläggningstillgångar
I tillgångsdelen listas både likvida tillgångar, eller sådana som du lätt kan få tillgång till mot kontanter, och anläggningstillgångar, även kallade icke likvida tillgångar.
Anläggningstillgångar är saker som har ett värde och som du inte snabbt kan omvandla till kontanter, t.ex. fastigheter, en kontorsbyggnad eller utrustning som används i verksamheten.
Det finns också immateriella tillgångar som inte är fysiska, men som ger ett värde åt företaget. De omfattar bland annat företagets goodwill, varumärke, immateriella rättigheter och patent.
Sätt ihop alla dessa tillgångar och du har din lista över totala tillgångar för balansräkningen.
Skulder
Skulder är alla företagets skulder, inklusive inteckningar, banklån, utgifter och andra förpliktelser. De delas vanligtvis upp i kortfristiga och långfristiga skulder.
Kortsidiga skulder är de skulder som förfaller under året. Kontorsmaterial, hyra, marknadsföringskostnader, löner, skatter, lånebetalningar och sjukvårdskostnader är några exempel på kortfristiga skulder.
Långfristiga skulder är alla skulder som inte förfaller inom ett år. De kan omfatta skuldförbindelser, uppskjutna skatteskulder och obligationsbetalningar.
Tag till exempel ett banklån. Om du är skyldig att betala tillbaka det inom mindre än ett år skulle det falla under kategorin kortfristiga skulder. Om det ska betalas längre än ett år framåt räknas det som en långfristig skuld.
Eget kapital för aktieägare
Eget kapital för aktieägare, även känt som ägarnas eget kapital, är den summa pengar som företagsägaren skulle få om företagets tillgångar avvecklades och alla skulder betalades. Det inkluderar inte behållna vinster, eller de pengar som företaget behåller för att betala av skulder eller återinvestera i verksamheten.
En förståelse för ägarnas eget kapital i balansräkningen kan hjälpa investerare att bedöma hur företaget presterar ur ett finansiellt perspektiv. Ägarens eget kapital ökar i takt med att försäljningen ökar. Ju mer likvida medel ett litet företag har, desto större är den finansiella kudden.
Varför är balansräkningen viktig?
Mindre företagare kanske inte tror att de behöver balansräkningar, men det finns flera anledningar till varför dessa finansiella rapporter är mycket viktiga.
För det första kan balansräkningar berätta vad dina kundfordringar är om du säljer en tjänst eller varor på kredit, och de återspeglar alla skulder, vilket ger en ögonblicksbild av hur det går för ditt företag.
Den ger dig dessutom de nödvändiga uppgifterna om du vill jämföra dina affärsmått med liknande företag. Enligt Freedman finns det gott om resurser på Internet där företag kan jämföra sig med konkurrenter.
”Om du befinner dig i den översta kvartilen har du det bra, men om du befinner dig i den nedersta kvartilen kan du få potentiella problem”, säger Freedman. ”Ta vad som hände under de senaste månaderna med pandemin som stängde företag. De som förstod vad de hade och ackumulerade tillräckligt med kapital kunde stå emot stressen och påfrestningarna.”
Balansräkningar är också användbara när man ska avgöra om man behöver ta på sig mer skulder för att öka verksamheten eller sänka räntan på sina befintliga skulder.
Balansräkningsexempel
Oavsett om du använder Microsoft Excel, Google Sheets eller ett bokföringsprogram för att skapa din balansräkning ska du se till att sätta ditt företags namn och det aktuella året högst upp.
Den första kolumnen ska innehålla en lista över dina nuvarande tillgångar, med uppgifter om vad de är och hur mycket var och en är värd. Längst ner i den kolumnen ska du notera det totala beloppet för omsättningstillgångarna. Därefter listar du de totala anläggningstillgångarna. I denna kolumn ska du ange anläggningstillgångarna och det totala beloppet. Övriga tillgångar eller immateriella tillgångar (t.ex. goodwill) placeras under omsättnings- och anläggningstillgångarna. Kombinera alla tre kolumnerna för att fastställa dina totala tillgångar.
Gör samma sak med skulder. Lista alla dina kortfristiga skulder och långfristiga skulder i separata kolumner för att få fram dina totala skulder. Den sista kolumnen i balansräkningen omfattar ägarnas eget kapital och nettovinst.
Här är några exempel på balansräkningar som tillhandahålls av SCORE, den ideella mentorstjänsten för småföretag, och SBA Complete, en långivare för småföretag.
”Jag är en stor anhängare av att småföretagare ska ha en balansräkning som visar deras kassakonton, deras fordringar, deras inventarier och deras investeringar”, säger Dennis Sherrin, auktoriserad revisor och tidigare ordförande för Alabama Society of CPAs. ”Den bör också visa kapital, tillgångar och allt som behövs för att driva företaget samt vad de är skyldiga. Den bör ge dem en bild av hur det går för dem vid varje tidpunkt.”
Avhängigt av din bekvämlighetsnivå och tillgänglig tid kan du skapa och uppdatera balansräkningen på egen hand, anlita en revisor eller använda bokföringsprogram. Sherrin är ett stort fan av det sistnämnda, eftersom de flesta redovisningsprogram numera är molnbaserade, vilket gör dem tillgängliga för dig, och eventuellt din revisor, när som helst. Det innebär att du kan få en uppfattning om din ekonomiska hälsa när du är på språng. Programvaran bör också ansluta till dina bankkonton, så att balansräkningen kan uppdateras i nästan realtid.
”De gamla metoderna är väldigt gamla nu”, säger Sherrin. ”Jag är en förespråkare för att ha dina bokföringsuppgifter i ett molnsystem.”