Bedrägeri i kassan – stöld av kassakvitton

Vad är yrkesbedrägeri?

Arbetsbedrägeri är ett bedrägeri som begås av en anställd mot en arbetsgivare i samband med sin anställning. De är vanligare och orsakar större ekonomiska förluster för företag än bedrägerier som begås av tredje part. Eftersom de anställda fortsätter att arbeta på företaget försöker de i allmänhet dölja dessa bedrägerier permanent, vilket innebär att yrkesrelaterade bedrägerier kan begås under en längre tidsperiod.

Vad är Point of Sale-bedrägeri?

Point of Sale-bedrägeri är när en anställd stjäl pengar från sin arbetsgivare vid den punkt i företaget där en försäljning sker. Anställda kan stjäla pengar när de överförs till eller från en kund (genom en försäljning eller genom att kunden returnerar varor). Bedrägerier vid försäljningsställen förekommer vanligtvis i detaljhandelsföretag där det finns ett stort antal transaktioner av lågt värde och många säljare, vilket gör det lättare att dölja bedrägerierna.

Det finns två huvudtyper av bedrägerier vid försäljningsställen. Båda resulterar i stöld av pengar från verksamheten.

• Den första riktar sig mot försäljningstransaktioner där kunderna betalar pengar till verksamheten
• Den andra riktar sig mot returer av varor, där pengar passerar från verksamheten till kunden.

Högre rubriker

Beskrivning av Point of Sale-bedrägerier

1. Ogiltig försäljning
2. Falska returer
3. Försäljningshantering

Förebyggande och upptäckt

Beskrivning av bedrägeri på försäljningsstället

Det finns en skillnad mellan stöld på försäljningsstället och bedrägeri på försäljningsstället, även om de båda termerna i allmänhet används synonymt. Stöld på försäljningsstället är en stöld av pengar utan försök att dölja den. Förlusten bör upptäckas på kort sikt – när de dagliga kvittona jämförs med försäljningsredovisningen. Tjuven förlitar sig på att affärsinnehavarna inte kan visa vilken försäljning det handlade om och vem som gjorde den försäljningen. Ett bedrägeri vid försäljningsstället är i allmänhet inte avsett att upptäckas (åtminstone inte på kort sikt) och bedragaren kommer att vidta vissa åtgärder för att dölja stölden.

Många företag förväntar sig en viss förlust från stöld och bygger in denna kostnad i sin prisstruktur. Vissa företagare blir självbelåtna när det gäller dessa förluster och tror att de kommer att hålla sig inom det uppskattade intervallet och att det inte finns något de kan eller bör göra för att minska dessa förluster. Detta tillvägagångssätt kan vara kommersiellt försvarbart på kort sikt, men gör ingenting för att avskräcka oärliga anställda från att begå bedrägerier.

Hur sker detta bedrägeri?

Det finns två huvudsakliga metoder för att begå bedrägerier vid försäljningsställen, som skiljer sig åt i fråga om huruvida en riktig kund är inblandad i transaktionen – man siktar på en försäljning – eller om en fiktiv kund används – man gör en falsk avkastning. Det finns också många variationer av dessa två grundläggande format.

Void Sales

Void Sales-bedrägerier är i allmänhet inriktade på kontantförsäljning. Syftet med bedrägeriet är att förhindra att försäljningen registreras och att stjäla intäkterna. Om försäljningen inte registreras kommer pengarna inte att missas från banken för försäljningskvitton.

Det krävs en riktig försäljning av varor med en riktig kund, eftersom någon måste överlämna de pengar som stjäls. Den anställde kommer att sälja en vara till en kund, överlämna varan till kunden och ta emot pengarna från kunden, men kommer antingen inte att registrera en försäljning eller registrera en ogiltig försäljning.

Det innebär att ett normalt kvitto på de mottagna pengarna inte kan ges till kunden eftersom försäljningen, enligt verksamheten, inte har ägt rum. Att kräva att ett kvitto ska utfärdas vid all försäljning kan därför begränsa möjligheterna att genomföra dessa bedrägerier, särskilt när kvittot behövs för garantiändamål etc.

Kunden går därifrån med varorna, men enligt företagets register har försäljningen aldrig ägt rum och pengarna har aldrig tagits emot. Det kan ta tid innan förlusten av lagervaran märks (om den någonsin märks) och då kan det vara omöjligt att spåra den tillbaka till en viss anställd och en viss försäljning. Detta är anledningen till att detaljhandelsföretag med hög omsättning av vanliga lagervaror är de vanligaste offren.

Om stölden (minskningen av lagret) måste döljas måste bedragaren justera lagerbokföringen för att registrera en minskning av lagervaran. Detta förklaras närmare i dokumentet ”Stock Fraud – Inventory Record Frauds”.

Ett alternativ som eliminerar behovet av att dölja minskningen av lagret är att behandla en riktig försäljning i bokföringen, men till ett rabatterat pris. Det verkliga priset tas ut av kunden, det rabatterade priset registreras och saldot stjäls. Detta kommer att vara uppenbart om ett kvitto överlämnas till kunden, men eliminerar behovet av att dölja minskningen av lagret.

Falska returer

Syftet med ett bedrägeri med falska returer är att bearbeta en falsk retur av varor och stjäla de pengar som påstås ha betalats tillbaka till den (falska) kunden. I de flesta detaljhandelsföretag har vissa anställda befogenhet att behandla returer av varor under vissa omständigheter.

I en riktig retur av varor vill kunden ha pengarna eller en kredit efter att ha returnerat varorna, så det kan vara svårt att använda riktiga returer för detta bedrägeri. En falsk retur måste skapas, behandlas och pengarna tas ut.

Registreringen av returen uppdaterar bankregistret för betalningen till den falska kunden, så minskningen av pengarna behöver inte döljas. Problemet är att ingen fysisk vara har mottagits från kunden. Detta kan vara ett problem eller inte beroende på vilka rutiner som finns för att hantera varor som returneras av kunder. De flesta företag kommer att vilja ha ett standardförfarande för att verifiera återlämnande av varor, om så bara för att ta reda på orsaken och för att lösa eventuella problem med varan. Den anställde kan använda ett annat inventarieföremål som det returnerade föremålet och till och med skada föremålet för att ge en anledning till varför det returnerades.

En variant av bedrägeriet är att använda sig av en riktig retur av varor till en riktig kund, och att bearbeta en överdriven återbetalning av pengar i bokföringen, överlämna den korrekta (mindre) summan till kunden och stjäla saldot. Tanken är att få betalningen av det större beloppet att framstå som legitim i bokföringen. Detta ger också de fysiska returnerade varorna, vilket övervinner det potentiella problemet ovan.

Ett annat alternativ är att behandla en kredit till ett kreditkort. Detta lämnar visserligen en rättegång, men eliminerar risken för att bli sedd att fysiskt ta pengar från kassan. Den anställde kommer vanligtvis att behandla krediten på sitt eget, eller en medhjälpares, kreditkort. Men detta har också problemet att de fysiska varorna inte återlämnas.

Säljbehandling

Många detaljhandelsföretag har numera försäljningsregister som läser streckkoder. Dessa system uppdaterar också lagerförteckningen för den sålda varan och på försäljningsbeloppet och kostnadsbeloppet till affärsbokföringen. Vad det inte gör är att se till att streckkoden matchar den vara som passerar över disken. Det är meningen att säljaren ska göra det.

Oavsett vilket system som används kan en ohederlig anställd bearbeta en försäljning till en medhjälpare men registrera försäljningspriset för en billigare vara än vad som faktiskt togs av medhjälparen. I allmänhet väljer medhjälparen den dyra artikel som önskas och en försäljningsetikett (inklusive streckkod om det systemet används) och tar med sig den dyra artikeln och den billigare fliken för att behandlas. Den ohederliga medarbetaren behandlar försäljningen.

Detta bedrägeri kan naturligtvis ske utan att säljaren medvetet är inblandad. De kanske bara inte märker att prislappen inte stämmer med varan – och detta kommer att vara deras försvar även om de är inblandade.

Förebyggande och upptäckt

Några saker att leta efter

(i) En ökning av registrerade returer eller ogiltiga transaktioner, särskilt med en anställd eller på en avdelning.(ii) Återbetalningar av stora, upprepade eller jämna belopp.

(iii) Återbetalningspapper som behandlas utan att de returnerade varorna bifogas eller identifieras,

(iv) Ofullständiga kassaband (Elektroniska kassaregister eliminerar behovet av fysiska band.)

(v) Oförklarliga minskningar av lagret kan tyda på att varan överlåts till kunderna, utan att försäljningen har behandlats och bankats.

En retursändning som behandlas utan erforderligt pappersarbete.

Några grundläggande kontroller

(i) Tekniken ökar kontrollerna i och med att smarta kassaregister kopplas samman med andra affärssystem (i synnerhet lager). Användningen av teknik kan installera kontroller med små störningar i kundservicen. ii) Kräva ledningens godkännande eller två underskrifter för att bearbeta returer.

iii) Alla returer som bearbetas utan att de fysiska varorna är bifogade eller identifierade bör undersökas.

iv) Uppmuntra kunderna att se till att de får ett kvitto från varje försäljning, eller låta försäljningsprocessen vara beroende av att varan skannas eller identifieras – och på så sätt registrera försäljningen till rätt pris.

(v) Att låta varje anställd logga in på kassaregister för att bearbeta transaktioner så att transaktionerna kan spåras tillbaka till en viss anställd.

(vi) Rapportera om kreditkortsnummer som får återbetalningskrediter för att framhäva kort som har fått många återbetalningar krediterade till sig.