Best Practices for Implementing an Inbound Freight Program Successfully

Det finns en betydande skillnad mellan egenskaperna hos inkommande och utgående gods. Tänk på inkommande som det livsnödvändiga som matar en organisations förmåga att producera högkvalitativa produkter i de kvantiteter som efterfrågas av kunderna, och utgående som leveransen av dess säljbara slutprodukter som går ut till kunderna.

I takt med att företagen söker efter kostnads- och serviceförbättringar har många kommit till insikt om att hanteringen av inkommande frakt kontrollerar båda rutorna, tillsammans med ett stort antal andra fördelar.

Om det görs rätt, gör hanteringen av inkommande frakt mer än att bara hjälpa företag att få en förståelse för var deras försändelser befinner sig vid varje givet ögonblick. Det uppmuntrar också till bättre relationer mellan leverantör, transportör och kund, minskar behovet av överskottslager, förbättrar tillförlitligheten i hela försörjningskedjan och skapar en atmosfär av ansvarstagande för alla partners i försörjningskedjan.

Både inkommande och utgående frakt är extremt viktiga i sina egna avseenden, men har hanterats på olika sätt genom tiderna. Outbound har hanterats internt av logistikteamet, medan inbound har hanterats av ett företags leverantörer.

Då kostnaderna för inkommande frakt vanligtvis hanteras av ett företags leverantörer, är fraktkostnaderna svårfångade eftersom de är dolda i laddade kostnader och silos i inköpsavdelningar. För att hjälpa speditörer att få grepp om den totala kostnaden för inkommande fraktkostnader genomförde Aberdeen Group en studie och fann att inkommande frakt kan förbruka 40 % av en genomsnittlig organisations årliga fraktkostnader eller 3,6 % till 5,2 % av ett företags totala årliga försäljning.

Det som verkar vara 100-tals artiklar om hantering av inkommande frakt och dess fördelar följs sedan av väldigt få om hur man implementerar ett inkommande program. Anledningen till bristen på artiklar är att det är en svår uppgift som ofta lämnar många organisationer frustrerade och så småningom bestämmer sig för att fokusera på andra prioriteringar.

Du behöver inte misströsta, vi är här för att inte bara dela med oss av varför ett program för inkommande frakt bör prioriteras, utan också hur man framgångsrikt implementerar det.

Låt oss gå igenom varför det kan vara svårt att implementera ett program för hantering av inkommande gods så att vi kan träffa dem rakt på sak när vi kommer till diskussionen om hur man framgångsrikt implementerar ett inkommande initiativ.

Svårigheter med att genomföra ett program för hantering av inkommande gods

• Leverantörer är motvilliga

• Håll dig i minnet att ditt utgående gods är ett annat företags inkommande gods, så föreställ dig din reaktion om en av dina kunder bad om att få hantera deras inkommande gods.

• Inbound är siload i andra delar av företagets organisation

• Inköp kan göra motstånd eftersom de ser leverantörsrelationerna som ovärderliga och känner att de kommer att skadas genom en sådan åtgärd.

• Inkommande frakt som döljs i det landade varupriset

• Det kan vara en svår process att synliggöra kostnaden och processen för att skilja leverantörskostnaden från fraktkostnaden.
• Håll dig till att leverantörsbasen har vinst i sin fraktkostnad, så de vill inte ge upp den.

• Företaget saknar tekniken för att göra språnget Mer än bara kostnadsbesparingsprogram

• Hantering av inkommande frakt är mer än bara en kostnad, och många ser inte de andra fördelarna.

Organisatoriska fördelar med hantering av inkommande frakt

Samtidigt som du förmodligen har sett en liknande lista över fördelarna med hantering av inkommande frakt i andra artiklar är det meningsfullt att lägga till fördelarna här för att fungera som en påminnelse eftersom en del av försäljningen till inköpsavdelningen måste vara att utbilda dem om initiativet.

• Minskad fraktkostnad

• Förbättrade KPI:er för försörjningskedjan

• Bättre resursförvaltning

• Förkorta tiden från beställning till leverans.Cash Cycle

• Kapitalskydd

• Förbättrad dockhantering

• Förvaltning av leverantörsrelationer&

• Synlighet för alla intressenter i försörjningskedjan, när den ingår i ett förstklassigt TMS

• Förbättrar tillförlitligheten i hela försörjningskedjan

• Skapar en atmosfär av ansvarsskyldighet

• Positiv & Proaktiv kommunikation för interna & externa Supply Chain Stakeholders

Best Practices for Inbound Freight Management Implementation Success

Som många av er som läser den här bloggen har upptäckt att även om det är vettigt att hantera inkommande gods själv, har ni också insett att ni kan behöva lite hjälp eftersom det inte är lätt att komma över de hinder som finns för att ta kontroll över processen.

Alla goda idéer är bara en dröm tills en konkret plan kan sättas ihop för att föra idén till verklighet. Så med det i åtanke, låt oss börja med hur man framgångsrikt implementerar ett program för hantering av inkommande frakt.

• Få stöd från inköpsteamet

Inköpsteamet kommer att vara det som påverkas mest av förändringen av en förskottsbetalning och lägga till leverantörsrelationer till ett program för hantering av inkommande frakt, vilket gör att de är den viktigaste prioriteringen för att få med på tåget. Det är absolut nödvändigt att de förstår alla aspekter av varför det är viktigt för företaget att ha ett framgångsrikt program för inkommande frakt.

• Se till att alla intressenter förstår att hanteringen av inkommande frakt är större än kostnadsförbättring

Du såg listan med fördelar tidigare i den här artikeln. Memorera listan och utbilda alltid intressenterna om varför hantering av inkommande gods har så stor betydelse för en organisation. Om alla bara tänker att detta är en möjlighet till kostnadsbesparingar kommer de att missa den större poängen med detta projekt, nämligen att detta är ett av många steg som ett företag kan ta för att förändra sitt arbete med leveranskedjan från ett kostnadscentrum till en konkurrensfördel.

• Inkludera leverantörerna i processen

Men oftast kommer ett företag att kunna förbättra sina kostnader och sin service för inkommande frakt med sitt eget program, men det finns tillfällen då detta kanske inte är fallet, så lägg inte huvudet på sned och bara plöja framåt. Lyssna på ditt inköpsteam och dina leverantörer för att se vilka möjligheter som finns och få dem att ta fram fakta.

• Om det beslutas att en viss leverantör ska sköta sin frakt, be dem att dela upp kostnaden i beställningsformuläret så att du kan fortsätta att övervaka kostnaden i förhållande till det pris som du har erhållit. Det är din rätt att känna till kostnaden. Du köper ingenting idag utan att känna till kostnaden, så varför börja nu?

• Känn till kostnaderna för varje körfält

Ett företag som går in i ett program för inkommande gods måste få tag på den faktiska marknadskostnaden för sina inkommande körfält. Att gå in och bara säga att vi ska spara pengar och förbättra servicen kan bli en katastrof. Fakta måste finnas för att man ska kunna tas på allvar som partner med någon av leverantörerna.

• Implement a Standard Inbound Routing Compliance Guide

Det måste finnas en uppsättning riktlinjer kring varje program, så att aktörerna förstår vilka regler som gäller. Ett program för inkommande frakt är inte annorlunda. Även om majoriteten av leverantörerna kommer att förstå att detta program också är ett program som förvaltas av leverantören och kommer att följa det, kommer du att ha några outliers som inte kommer att göra det, och av den anledningen är en omfattande vägledning för inkommande frakt en nyckelfaktor.

Guiden för efterlevnad vid inkommande leveranser måste innehålla en guide för inkommande leveranser och en guide för efterlevnad.

Routingguiden kommer att ge specifika anvisningar om vilka transportföretag som ska användas, medan complianceguiden kommer att ge detaljer om hur ditt gods ska förpackas och märkas och tala om kommunikationskanaler, ASN:er, påföljder om guiden inte följs, osv.

Routingguide

• Routingguiden talar om för leverantörerna hur de ska dirigera ditt företags gods för de olika taxaavbrotten, servicenivåerna, ursprungs- och destinationspar och avståndet.
• De specifika detaljerna i guiden kommer att omfatta de transportörer och kontonummer som ska användas när godset dirigeras på de specifika transportörerna.
• Ett måste till varje routningsguide är ett dynamiskt program för fraktkostnadsersättning för återföring av fraktkostnader för de leverantörer som bestämmer sig för att inte spela inom reglerna.
• Som en del av det dynamiska programmet för avdrag för fraktkostnader måste du implementera en funktion för avdrag från faktura i programmet för inkommande TMS (programvara för hantering av transporter) som matar ERP-/OMS-systemet.
• Det är viktigt att ha ett dynamiskt avdrag för fraktkostnader för att justera för egenskaperna hos den frakt som levereras utanför programmet för inkommande frakt, annars kommer påföljderna inte att hanteras på ett rättvist och korrekt sätt.
• Om du till exempel har en återbetalning på 250 dollar för att du inte har använt ditt program för leverantörshantering, kommer du att ha den större kvantiteten på det större avståndet som ofta inte följer reglerna eftersom straffet är mindre än den vinst de har i sitt fraktprogram. Leverantörer på nära håll eller med mindre skala kommer att följa reglerna eftersom straffet vida överstiger deras interna kostnader.

Vendor Compliance Guide

• Guiden för efterlevnad av leverantörsregler täcker engagemangspunkterna med ditt företag. Några av de specifika punkterna är följande:
• Märkning
• Kartongstorlek
• BOL-krav
• Krav på packsedlar
• Krav påASN (Advanced Shipping Notice)
• Krav på pall. Krav
• Kartongkonfigurationer och pallkonfigurationer
• Detta är för att säkerställa att produkten passar dina hyllor och plockplatser i ditt distributionscenter.
• Krav på förpackning
• Om det finns ett system som ska användas för att logga försändelsen som ska skickas in, ge en handledning om hur man använder systemet som innehåller ett steg-för-steg-dokument med bilder.
• Föreskriv påföljder för att tvinga leverantören att följa reglerna och förbättra beteendet
• Som en del av fastställandet av påföljder, se till att det är tydligt formulerat och att alla som är involverade i standarderna har en fullständig förståelse för hur påföljderna kommer att verkställas och vad påföljdsavgifterna kommer att vara för varje överträdelse.
• Håll i minnet att dessa påföljder inte är avsedda att vara bestraffande, utan att ersätta ditt företag för de extra arbets- eller fraktkostnader som din grupp kommer att ådra sig på grund av att leverantören inte följde dina standarder.
• Vet att majoriteten av leverantörerna aldrig kommer att träffa på straffavsnittet i rutinhandboken, men det är inte avsett för dem. Straffavgifterna är fastställda för att se till att alla uppmuntras att följa reglerna.
• Fånga in data för rapportering & Analytics
• Nyckeln till att fånga in data är att lära sig var vinsterna och förlusterna sker i den inkommande processen för att kunna göra förbättringar och för att i upphandlingsprocessen lägga in ett annat mått på leverantörens kvalitet.

SPEKSPROCESS FÖR VENDOR COMPLIANCE & ROUTING GUIDE

• Implementera en TMS Inbound Freight Management Portal

Inkludera en portal för kommunikation till och från alla interna och externa intressenter för full transparens av den inkommande processen som täcker vem, vad, var, när och kvantitet.

TMS-leverantörsportalen gör det möjligt för intressenterna att ha insyn i sina inkommande beställningar, vilket ger insyn i all aktivitet i realtid. Tänk på att TMS kommer att vara mer än ett fraktsystem, så portalen kan också användas för att hålla koll på eventuella överträdelser och varna berörda parter när en förändring sker.

Systemet kommer också att fånga upp analyser för att mäta besparingar och hitta ytterligare områden som kan förbättras. TMS kommer att fånga alla relevanta data som sedan kommer att ge rapporter, instrumentpaneler och scorekort som gör det möjligt att analysera programmet för inkommande frakt och identifiera möjligheter till ökad effektivitet.

I slutändan kan ett bra program för hantering av inkommande frakt som drivs av teknik hjälpa avlastare att uppnå kostnads- och produktivitetsmål som mycket ofta glöms bort i logistikutrymmet.

Med allt detta sagt är kvaliteten på den här portalen och att se till att den är i realtid en spelförändring på processen för hantering av inkommande frakt. Många kommer att upptäcka att de inte hade en aning om vad de inte visste och dess inverkan på företagets resultat.

Nej bara TMS kommer att vara kommunikationsverktyget mellan intressenterna, men det kommer att vara fraktutförandet och rapporteringsmodulen för att optimera allt gods som flyttas in i en organisation.

• Syft inte till att bli för tjusig i projektets främre ände. Det kommer att finnas gott om vinster bara på fraktbesparingar från en-till-en-förflyttningar. När 30 till 45 dagars data har samlats in kan du börja optimera frakten kring pooling och konsolidering, modalkonvertering etc. för att få ut det mesta av företagets fraktutgifter och minska antalet transportörer som stöter på mottagningsdockan varje dag.
• Den minskade mängden lastbilar vid mottagningsdockan varje dag kommer att förbättra hastigheten och noggrannheten i mottagningsprocessen och som de flesta av oss vet kan 80 % av DC:s problem spåras tillbaka till ett dåligt kvitto.

• Bygg starka allianser med transportörer

• Förstå att dina transportörer för utgående transporter kanske inte är dina transportörer för inkommande transporter, men vet att om de är det så kommer det att finnas ytterligare besparingar att göra genom att vända de inkommande släpvagnarna vid kajen till utgående. Tid och avstånd är pengar för åkerier, så genom att begränsa antalet kilometer och garantera en upphämtning vid den brygga de levererat till kan man göra enorma kostnadsbesparingar.

• Konsidera att outsourca implementeringsprocessen & till en LSP

Vi vet och förstår att många är tveksamma till att outsourca någon aktivitet, men vi är här för att säga att det här är en bra process att överväga att outsourca och här är skälen till varför:

• LSP:s (logistiktjänsteleverantörer) har tekniken, erfarenheten och marknadsdata för att öka oddsen för framgång.
• Då LSP:n gör detta arbete för att försörja sig, kommer de att kunna implementera rutiner, processer och system snabbare, vilket kommer att ge mycket snabbare förbättringar i fråga om kostnader, service, kommunikation och ROI (return-on-investment).
• Den outsourcade modellen är ofta mycket billigare på grund av det kapital som krävs för teknik och de resurser som krävs för att införa ett nytt system och underhålla det.
• En outsourcad logistikpartner kan snabbt få tillgång till marknadsdata och skapa de dynamiska avgiftsavdrag för bristande efterlevnad som kommer att tvinga fram och uppmuntra leverantörernas efterlevnad, vilket var en nyckelfaktor för framgång.
• Den TMS som logistikleverantörerna har kommer att vara den enhetliga plattform för kommunikation och fraktoptimering som krävs för att bygga upp den konkurrensfördel som styrelserummet kommer att efterfråga från initiativet för inkommande transporter.
• LSP:n kommer också att föra in bästa praxis i början av programmet till slutet för att se till att programmet för inkommande transporter kommer igång och har en framåtriktad dynamik jämfört med den tröghet som ofta finns när man implementerar en sådan förändring i en organisation.
• Enkelheten i att hantera routingguiden är exponentiellt enklare och bättre med en LSP. Anledningen är att de kommer att vara det callcenter som leverantörerna kommer att ringa till för att få routingspecifikationerna. Detta gör det möjligt för routingguiden att vara dynamisk för varje dag och att hjälpa företagen att få ut det mesta av hur de ska dirigera skräcken så effektivt som möjligt eftersom de befinner sig i första ledet av beslutet med sitt TMS.
• I egenskap av callcenter för alla leverantörer kan LSP också tvinga fram inmatning av data i första ledet av processen för att påbörja den kritiska kommunikationen som krävs för att optimera programmet och hålla alla intressenter ansvariga.

Sluttliga tankar om att implementera ett program för hantering av inkommande frakt

Du tar ett steg tillbaka och får en bättre förståelse för ditt nuvarande inkommande produktflöde, och sedan arbeta med leverantörer och inköpsteam med en plan som kan hanteras med hjälp av din TMS-teknik och transportföretagspartner gör det möjligt för dig att utnyttja all kapacitet på marknaden, få de bästa priserna och få bättre överblick över din hela leveranskedja.

Oavsett om ditt företag kallar programmet för hantering av inkommande frakt för just det, eller för en optimering av fraktvillkor (FTO) eller ett program för hantering av leverantörer, är förväntningarna desamma. Förbättra kostnaderna, förbättra det inkommande flödet i verksamheten och bidra till att bygga upp ditt företags konkurrensfördel med en överlägsen lösning för leveranskedjan.

Att få det gjort är inte lätt, men resultaten kommer att vara givande. Vi hoppas att den information vi delat med oss av är till hjälp och om du upptäcker att du letar efter en partner i ditt inkommande program vill vi gärna vara en del av samtalet, så sök oss gärna upp.

För mer information om lösningar för godshanteringstjänster rekommenderar vi följande omfattande artiklar:

• The Complete Guide to Managed Transportation Service Solutions
• The Complete Guide to Freight Management Service Solutions

För att få veta mer om InTek Freight & Logistics kan du hitta oss på www.intekfreight-logistics.com eller så kan du prenumerera på våra bloggar för att varje vecka få idéer om hur du kan förbättra dina logistik- och försörjningskedjetaktiker och strategier.