Sättet vi arbetar förändras. Särskilt hur vi arbetar tillsammans.
I takt med att företagen blir mer globala och komplexa har majoriteten av arbetet blivit alltmer teambaserat. En studie som publicerades i Harvard Business Review1 visade att ”den tid som chefer och anställda ägnar åt samarbetsaktiviteter har ökat med 50 procent eller mer” under de senaste två decennierna. Samma studie visade att på många företag spenderas mer än tre fjärdedelar av en anställds dag med att kommunicera med kollegor.
Teamen är också större, mer varierande, mer utspridda och mer specialiserade än någonsin tidigare. Men även om team med dessa egenskaper kan vara supereffektiva när det gäller att ta itu med de utmanande problem som många moderna företag står inför, kan de ibland kämpa med en viktig aspekt av deras arbete: samarbete.
Så hur kan anställda i dag framgångsrikt samarbeta och samtidigt navigera i de vanligaste arbetsstrukturerna och dynamiken som står i vägen för ett effektivt samarbete på arbetsplatsen? Låt oss först definiera vad samarbete innebär och hur det ser ut när det görs på ett bra sätt.
I det här inlägget tittar vi på…
- Vad effektivt samarbete ser ut
- Fördelarna med samarbete
- De 6 principerna för effektivt samarbete
- De 5 viktiga färdigheter som du behöver för att kunna samarbeta på jobbet
- Verktyg som underlättar samarbete på arbetsplatsen
Att arbeta effektivt och ändamålsenligt i ett team är ingen barnlek. Men med den här praktiska guiden har du allt du behöver för att göra processen så enkel och okomplicerad som möjligt.
🔑 Spoiler alert: ett kraftfullt kommunikationsverktyg är en nyckel till bättre samarbete. Hämta den kostnadsfria checklistan som hjälper dig att välja rätt verktyg för ditt företag.
Hur effektivt samarbete ser ut
I huvudsak sker samarbete när två eller flera personer arbetar tillsammans för att producera eller skapa något. Detta kan ske antingen personligen eller virtuellt, tack vare de många kommunikationsverktyg och molnbaserade program som skapats just för detta ändamål.
Sedan dess finns det många olika sätt att skapa och främja en arbetsplats som präglas av samarbete, men de mest framgångsrika arbetsmiljöerna har vanligtvis några viktiga egenskaper gemensamt. Det är platser där de anställda känner sig sedda, hörda och trygga att dela med sig av sina tankar. De genomför effektiva möten och arbetssessioner. De har standardiserade system och samarbetsprocesser på plats. Deras team förstår vikten av sund kommunikation. Du kanske har arbetat på ett (eller några, om du har tur!) tidigare.
Det viktigaste är att cheferna på dessa företag förstår att ett framgångsrikt samarbete på arbetsplatsen inte bara är bra för de anställda – det är också bra för kunderna och resultatet.
En närmare titt på fördelarna med samarbete
Det kan tyckas vara en självklarhet att se till att ditt team arbetar effektivt tillsammans på arbetsplatsen. Som ordspråket säger: ”Lagarbete får drömmen att fungera”, eller hur?
Det är ändå ingen lätt uppgift att föra samman människor med olika bakgrunder och, beroende på företagets storlek och struktur, olika tidszoner för att arbeta mot ett gemensamt mål. Fördelarna med effektiv kommunikation och samarbete på arbetsplatsen uppväger dock vida nackdelarna.
Mer innovation
På senare tid har fler och fler företag börjat sätta ihop team som samlar människor från hela organisationen för att brainstorma kring frågor för att komma på nya idéer som kommer att gynna verksamheten.
Konsultföretaget Protiviti anordnar till exempel en global innovationsutmaning där varje lokalt kontor genomför ett arbetsmöte för att besvara en fråga från ledningsgruppen. De idéer som genereras loggas sedan in på företagets interna plattform för idédelning och granskas av företagets arbetsgrupp för innovation:
Initiativ som detta hjälper inte bara företag att utnyttja de olika perspektiven hos sina talanger, utan studier visar också att grupper tenderar att förnya sig snabbare, se misstag snabbare och hitta bättre lösningar på problem än personer som arbetar på egen hand2.
Starkare team
Vad har några av de bästa arbetsplatserna i världen gemensamt? De anstränger sig för att koppla samman sina anställda så att de bildar starkare team och sociala nätverk. Att arbeta mot samma mål ger inte bara lagmedlemmarna en stark känsla av målmedvetenhet, utan samarbetet gör det också möjligt för lagmedlemmarna att fylla i varandras kompetensluckor och dela upp arbetet så att allas styrkor kommer till sin rätt.
Ett typexempel: HR-teknikföretaget Workday har utvecklat ett program för nya kontakter (New Connections), som är särskilt utformat för nyanställda, för att hjälpa dem att knyta starka band till sina kollegor. Genom programmet får de anställda tillbringa halva dagen med att lära sig om värdet av kontakter och den andra halvan med att arbeta med ett gemenskapsprojekt för att fördjupa sina kontakter både inom och utanför organisationen.
Och resultaten talar för sig själva. På 2019 års Fortune 100 Best Companies to Work For sa 86 % av de anställda på de vinnande organisationerna att man kan räkna med att folk samarbetar (jämfört med 74 % av de anställda på företag som inte vann), och 91 % sa att folk bryr sig om varandra (jämfört med 82 % av de anställda på företag som inte vann).
Mer kunniga och skickliga medarbetare
När team samarbetar får de möjlighet att lära sig nya saker av varandra, vilket bidrar till deras övergripande personliga och professionella utveckling. Samarbete utmanar också människor att tänka, artikulera och lära sig mer om sina kompetenser, vilket kan hjälpa dem att bygga upp en självkännedom och en bättre förståelse för sina styrkor och svagheter.
Enligt forskning som publicerats i Harvard Business Review3 gynnas team till exempel ofta av att ha en blandning av kosmopolitiska och lokala medlemmar. Detta är personer som har bott i flera länder och talar flera språk och personer med djupa rötter i det område där de arbetar.
De kosmopolitiska medlemmarna bidrar med tekniskt kunnande och expertis som kan tillämpas i många olika situationer, medan lokalbefolkningen bidrar med djupgående kunskap och insikt i ett områdes politik, kultur och smak. Genom att föra samman dessa två typer av medlemmar kan de dela kunskap och lära av varandra samtidigt som de tar itu med de aktuella projekten.
En bättre kundupplevelse
Vi har alla hört talas om löpande band – och även om de ibland får ett dåligt rykte har de visat oss att många människor som arbetar tillsammans kan slutföra ett projekt snabbare än en person som arbetar på egen hand. Även om detta har många fördelar internt kan det också ha en enorm inverkan på kundupplevelsen (och hjälpa dig att bibehålla en hög kundrelationsgrad).
RingCentral är till exempel en samarbetsplattform som gör det möjligt för kontorsbaserade team att enkelt kommunicera med kontaktcenteragenter – inte bara för att arbeta med interna projekt, utan även för ad hoc-samarbete för att lösa kundproblem när de uppstår i realtid:
Detta gör det möjligt för kontaktcenter att lösa problem snabbare än vad som tidigare varit möjligt, vilket ger nöjda kunder och ger er bra kundomdömen.
6 principer för effektivt samarbete
Och även om ovanstående färdigheter kan ge dig förutsättningar för att samarbeta på ett bra sätt, handlar ett framgångsrikt samarbete med andra inte bara om vad du gör utan också om hur du gör det. Den inställning du har till samarbete kan göra stor skillnad. Nästa gång du behöver samarbeta med ditt team ska du ha dessa värderingar i bakhuvudet.
Effektivitet
Möten är en viktig del av samarbetet, men genom åren har de fått ett dåligt rykte. Vem har trots allt inte deltagit i ett möte som känts överdrivet långt eller onödigt? Det finns några saker du kan göra för att göra ditt team till en produktivitetsmaskin. En är att hålla personliga möten endast när de är absolut nödvändiga – om du kan genomföra ett videosamtal i stället och spara några minuters restid eller frigöra ett mötesrum, varför inte?
Vill du ha effektivare möten? Använd dessa gratis mallar för mötesagendor för att hålla alla på rätt spår. 👇
Ett annat sätt är att se till att varje möte eller samtal har en dagordning och tydliga mål som beskrivs för varje deltagare.
Sist och slutligen får du inte glömma att i slutet av mötet fastställa åtgärder för alla som deltar i projektet. Om du har ett projekt som kräver lite mer lagarbete av deltagarna i ett möte, varför inte skapa en projektfokuserad teamchatt för alla? Med RingCentrals videokonferensapp kan du till exempel göra exakt det: du kan inte bara ha virtuella möten, du kan också skapa en gruppkonversation för uppföljning efter mötet – i samma app:
Trust
Människor måste känna sig trygga för att kunna ge och ta emot genuint konstruktiv feedback, inspireras av ett gemensamt mål och ha verktyg och möjligheter att komma i kontakt. Detta kan endast ske i en förtroendefull miljö där de anställda känner att deras lagkamrater och ledare har deras bästa intresse för ögonen.
Empati
Alla lagmedlemmar har en viktig roll att spela. Trots detta kan samarbetet brista när en eller flera personer känner att de har det svårare än alla andra eller känner att andra lagmedlemmar försöker sänka dem. Ju mer du lär känna dina kollegor och förstår hur de arbetar och vilka utmaningar de har att hantera, desto större chans har du att lyckas samarbeta med dem. (Lär dig mer om empatiövningar som du kan prova med ditt team.)
Positivitet
Bara för att du tidigare haft ett grupprojekt som gått dåligt betyder inte att samma sak kommer att hända igen. Försök att skaka av dig alla tidigare hängningar du kan ha och närma dig varje grupparbetssituation som en ny start, med en öppen och positiv inställning.
Klarhet
Det är sällsynt att alla i ett team är på samma sida från början. Det är naturligt att människor har sina egna prioriteringar eller intressen. Därför är det viktigt att identifiera allas prioriteringar och agendor på förhand för att hitta en gemensam nämnare som kan föra projektet framåt.
Redovisningsskyldighet
De mest framgångsrika företagen har system och processer där de anställda kan hänvisa till ett projekts tidsplan och uppgifter så att de har en tydlig förståelse för hur deras bidrag påverkar gruppen. På så sätt kan det snabbt åtgärdas om tidsfrister missas eller om någon inte drar sitt strå till stacken.
5 viktiga färdigheter för att samarbeta på jobbet
Om du någonsin har arbetat med ett grupprojekt som inte gick så bra som du trodde, vet du att det ofta är lättare sagt än gjort att främja samarbete på arbetsplatsen. Kanske arbetar dina lagkamrater på distans och är svåra att nå. Eller så är din organisation alltför siload och avdelningar vill inte dela information.
Om du står inför samarbetsproblem på din arbetsplats är en av de bästa sakerna du kan göra att arbeta med att utveckla dina mjuka färdigheter. Lita på oss – om du behärskar dessa fem samarbetsfärdigheter kommer det att bli mycket lättare och effektivare att arbeta i ett team.
Målsättning
När du arbetar med ett team måste alla förstå syftet och visionen bakom projektet, liksom hur ni ska avgöra om ni lyckas. Att skapa öppenhet från början bygger upp förtroende och bidrar till att säkerställa att alla är engagerade för att lyckas och är inriktade på ett gemensamt syfte.
Kommunikation
För att börja ta itu med en uppgift eller ett uppdrag ska du se till att du fastställer tydliga intentioner. Låt dina lagkamrater veta vad du gör och ställ realistiska förväntningar på när du ska vara klar – och se till att följa upp det.
Tänk också på att kommunicera om du behöver göra några ändringar i den plan som du har lagt upp. Om något oväntat inträffar och du inte kommer att kunna leverera resultat som förväntat, kommunicera dessa ändringar.
Det är också här som det är praktiskt att ha ett allt-i-ett-kommunikationsverktyg – om ditt team kan ringa videosamtal och skicka snabbmeddelanden till varandra från samma app är chansen större att de kommunicerar snabbt med varandra när något dyker upp:
Aktivt lyssnande
När du arbetar nära andra måste du lyssna noga på varje teammedlems idéer, feedback och råd – och vara hänsynsfull och respektfull när du svarar. Det är tanken bakom aktivt lyssnande.
Samtidigt som du kanske har dina idéer om hur du vill att projektet ska gå till eller vem som ska göra vad, måste du ändå ta hänsyn till dina kollegers åsikter. Du kanske inte alltid håller med om resultatet, men i slutändan måste du prioritera gruppens behov och ansvar framför dina egna önskemål.
Problemlösning
Ibland dyker det upp problem och människor gör misstag. Det händer. När problem uppstår, kom ihåg att lugnt analysera frågan som grupp utan att skylla på någon enskild person. Fokusera i stället din energi på att arbeta tillsammans för att hitta lösningar. Detta bidrar till att bygga upp förtroendet mellan gruppmedlemmarna och ser till att alla känner sig bekväma med att kommunicera och vara transparenta med varandra, även om de gör något fel.
Tidshantering
Att samarbeta med andra innebär att du måste vara ansvarig inte bara för dig själv utan också för dina gruppmedlemmar som är beroende av dig. Det är här som färdigheter i tidshantering kommer in i bilden. Att kunna prioritera dina uppgifter och planera dem i enlighet med detta är avgörande för att du ska kunna hålla tidsfrister och slutföra det arbete som din grupp räknar med att du ska leverera.
Verktyg som hjälper till med samarbete på arbetsplatsen
Team kan inte samarbeta om de inte kan kommunicera. Den goda nyheten är att det finns många digitala verktyg som hjälper dig att samarbeta med kollegor virtuellt – utöver e-post, för som vi vet är e-post inte alltid det bästa sättet att komma i kontakt med någon:
Här är några av de bästa samarbetsverktygen som du och ditt team bör ha på er radar.
RingCentral
RingCentrals dator- och mobilapp är ett allt-i-ett-kommunikationsverktyg som gör teamarbete genom alla kanaler smidigt. Den innehåller funktioner för videosamtal, meddelanden, fildelning och uppgiftshantering och kan till och med integreras med appar som Google Drive och Google Calendar:
Du kan använda den för att starta konversationer med kunder och teamkollegor på flera olika kontaktytor och besvara deras frågor snabbare genom att samarbeta i realtid mellan avdelningar över ett samtal, ett meddelande eller en videokonferens – allt i samma app:
🕹️ Få en praktisk titt på hur RingCentral fungerar genom att boka en produktvisning:
Välj en tid
💰 Du kan också använda den här kalkylatorn för att se ungefär hur mycket ditt företag skulle kunna spara genom att använda RingCentral som stöd för teamets kommunikation med varandra – och med kunder.
Asana
Asana är ett av de mest populära projekthanteringsverktygen på marknaden och gör det möjligt för dig att tilldela uppgifter till andra lagkamrater, lägga till följare till projekt och övervaka tidsfrister. I sin mest grundläggande form fungerar Asana som en robust att-göra-lista eller projektkalender, men premiumversionen har användbara funktioner som formulär för att samla in information och tidslinje för att spåra startdatum och beroenden.
Trello
Likt Asana är Trello ett verktyg för projekthantering. Det har ett användarvänligt gränssnitt som organiserar projekt och uppgifter i kort som kan dras och släppas i olika kolumner. Det går snabbt att konfigurera och fungerar bra för att övervaka projekt, tilldela uppgifter och snabbt se statusen för teamets projekt i en överblick.
Google Workspace
Googles svit av samarbetsverktyg är svårslagen, och du hittar det i de flesta teamens marknadsföringstekniska stack. Från Drive till Sheets till Calendar, Google Workspaces verktyg är utformade för att team ska kunna redigera filer samtidigt och spara alla ändringar automatiskt.
Nycklarna till effektivt samarbete
Det finns mycket mer till effektivt samarbete än bara mötesagendor och kalendrar för arbete tillbaka.
Från företagsgemensamma innovationsutmaningar till introduktionsprogram för nyanställda, använder de bästa arbetsplatserna många olika metoder och program som främjar samarbete. Gemensamt för dem alla är att de förstår kraften i att komma samman för att åstadkomma stora saker.
När du tar med dig rätt kompetens till bordet, antar rätt tänkesätt och införlivar rätt digitala verktyg i mixen kan magi ske.