Som chef har du många saker att ta hand om, bland annat att ta hand om dina anställda och deras dagliga scheman.
Ibland kan det vara svårt att veta hur man schemalägger anställda på ett effektivt sätt. Du vill att alla ska vara nöjda och att alla skift ska vara täckta samtidigt.
Hur kan du se till att du gör det på rätt sätt samtidigt som du oroar dig för alla andra faktorer?
Läs vidare för att lära dig om några sätt att göra schemaläggningen av dina anställda smidig och enkel, så att du kan fokusera på den aktuella uppgiften.
Förbered en öppen miljö
Ibland uppstår schemakonflikter när anställda är för blyga för att berätta för sina chefer om möten eller andra händelser som kan hindra dem från att komma till jobbet. När människor inte berättar för sin chef om sina planer skapas en kaotisk miljö.
För att bekämpa detta problem, låt dina anställda veta att de kan berätta för dig om alla planer de har i förväg.
Detta kommer att se till att du kan flytta runt skift vid behov för att hjälpa dig att förbereda dig för schemaförändringar.
När dina anställda känner sig bekväma med att berätta för dig att de kommer att vara otillgängliga, gör det att det blir mycket lättare att ändra på scheman. Om de inte informerar dig om att de behöver vara lediga och inte dyker upp kan du stå utan någon som kan täcka deras skift.
Se till att alla vet att det är okej att be om ledighet då och då. När du skapar en policy med öppna dörrar kommer folk att vara mer öppna och ärliga när de behöver missa ett skift.
Prova ett tvåveckorsschema
Istället för att försöka schemalägga dina anställda på veckobasis kan du i stället titta framåt på ett tvåveckorsschema. Detta tvåveckorsfönster ger alla en mycket bättre tidsram om de behöver ta ledigt.
När du har utvecklat tvåveckorsschemat bör alla kunna se det uppsatt. På så sätt kan de anställda göra ändringar i god tid om de behöver missa en dag.
En tvåveckors schemaläggningsplan hjälper till att öppna kommunikationslinjerna. Det gör det också mycket lättare för dig som chef så att du kan se vilka planer som finns mycket längre i förväg.
Använd en stor kalender, anslagstavla eller krittavla för att sätta upp schemat på en plats där alla kan se det. Komplettera detta genom att maila alla tvåveckorsschemat så att ingen kan säga att de inte kände till det.
Hur man schemalägger anställda effektivt med hjälp av programvara
Skemaläggning av anställda är mycket enklare än vad det var förr i tiden. Tack och lov kan du med hjälp av nya appar och programvaror ange information online och skapa ett universellt schema som alla kan se.
Du kan prova den här programvaran för att hålla all din schemaläggningsinformation på en central plats. Snabba uppdateringar via programvaran hjälper till att göra ändringar till en barnlek.
Programvara för schemaläggning gör att du kan justera tidsscheman, datum och annan information på ett snabbt och smidigt sätt. Ge varje anställd tillgång till schemat online så att de enkelt kan ta en snabb titt på det när de vill.
Genom användning av programvara behöver du inte längre oroa dig för att klottra ner information på papper. Det är bara att logga in, göra dina ändringar och spara dem vid behov.
Vissa schemaläggningsprogram innehåller till och med en integrerad tidsklocka. Detta gör att du kan spåra arbetade timmar för lönesättning och kan sammanföra alla aspekter av ditt företag i ett enda program för enkel användning.
Kontrollera din bemanning
Om du undrar hur du schemalägger anställda på ett effektivt sätt, kan allt bero på din nuvarande personalstyrka. Om du till exempel märker att det blir svårare att täcka varje enskilt skift kan det vara dags att anställa nya personer.
Ta en noggrann titt på de scheman som du har satt ihop tidigare. Om du märker ett mönster av luckor eller svårigheter att få folk att fylla i, kanske du vill överväga en nyanställning eller två.
Om din nuvarande personal är överarbetad kan det ge stora bakslag. Se till att alla får de timmar de vill ha och behöver utan att pressa dem för hårt.
Planeringskonflikter kan göra det mer stressigt att sköta ett företag, så se till att du har den personalnivå du behöver för att täcka varje minut. Överväg att ha ett möte med dina nuvarande anställda för att se var de står.
Skapa en policy och håll dig till den
Ett av de bästa och mest effektiva sätten att hantera schemaläggningsproblem är att skapa en företagspolicy och sedan hålla sig till den för alla anställda. Om du behöver bli informerad om en schemaändring i förväg, låt alla veta att alla ändringar måste göras vid en viss tidpunkt och på en viss veckodag.
När det gäller ledighet, låt de anställda fylla i en begäran och ge dem ett fastställt minsta antal dagar i förväg. Låt dem veta att om de misslyckas med att lämna in sin begäran om ledighet enligt policyn kan den avslås.
Självklart kommer det alltid att finnas undantag för vissa schemaförändringar. Men en strikt policy kommer att skapa en ram och riktlinjer som kommer att hålla alla på samma sida när det gäller uppdateringar av schemaläggningen.
Mak schemaläggning enkelt
Nu när du vet mer om hur du schemalägger anställda på ett effektivt sätt bör det göra hanteringen till en mycket mer strömlinjeformad process. Skapa riktlinjer, kontrollera dina personalnivåer och använd schemaläggningsprogram så att alla är på samma sida.
Med några uppdateringar av din schemaläggningsprocess bör det med tiden bli lättare att hålla koll på alla.
Om du letar efter sätt att växa och lägga till värde till ditt företag, se till att besöka min webbplats idag!