Många fakultetsmedlemmar fokuserar sin karriär på undervisning och forskning och överväger inte ens akademiskt ledarskap. Även om min forskningsmentor valde livet som administratör kan jag inte säga att jag någonsin hade föreställt mig att jag skulle göra det. Det är delvis därför jag skriver den här artikeln: för att öppna ögonen på forskarstuderande och andra fakultetsmedlemmar för sådana möjligheter. Jag vill särskilt ge information om den biträdande dekanens roll, som ofta verkar vara förbisedd.
Den biträdande dekanens ansvarsområden kan variera, men de omfattar vanligen utbildning på grundnivå, utbildning på avancerad nivå, forskning, administration och ekonomi samt fakultetsangelägenheter. Vanligtvis har en biträdande dekan tillsyn över ett av dessa områden, men ibland kan de ha tillsyn över flera. Till exempel ser man ofta att en person tar ansvar för grundutbildning och forskarutbildning, eller forskarutbildning och forskning, på grund av synergieffekterna mellan dessa områden.
Hur mycket beslutsbefogenheter och självständighet en biträdande dekan har beror på dekanens ledarstil. Biträdande dekaner är mellanchefer som arbetar mellan dekanen och de akademiska avdelningarna. Dekaner är också mellanchefer, men de tillbringar den mesta tiden med att se på saker och ting ur ett övergripande, universitetsgemensamt perspektiv. Däremot måste biträdande dekaner vara effektiva på att zooma in och ut. De måste också vara mästare på att bygga upp team, skapa engagemang och arbeta via ordförande, lärare, administratörer och andra för att genomföra sin och dekanens vision.
Roller och ansvarsområden
Vad gör en biträdande dekan för utbildning på grundnivå eller avancerad nivå? De ansvarar för tillsyn och samordning av alla program och aktiviteter som stöder rekrytering, utbildning och bibehållande av studenter i högskolan. De samarbetar ofta med sina motsvarigheter i andra högskolor för att förverkliga nya akademiska examensprogram och för att se till att de stödtjänster, akademiska kurser och examensprogram som deras högskola erbjuder uppfyller behoven hos fakultetsmedlemmar och studenter i andra högskolor och kompletterar deras examensprogram.
En av de mest komplexa och personligen och yrkesmässigt tillfredsställande projekten som jag arbetade med som biträdande dekanus för utbildning på avancerad nivå var t.ex. skapandet av ett tvärvetenskapligt doktorandprogram i en framväxande datavetenskaplig disciplin som involverade fakultetsmedlemmar från fem olika högskolor. Jag arbetade med ett team av intresserade fakultetsmedlemmar inom vår högskola för att skriva förslaget till programmet och sökte sedan stöd från de andra deltagande högskolorna.
När förslaget väl hade tagit sig igenom den administrativa godkännandeprocessen – vilket innebar presentationer, diskussioner och omröstningar i olika kommittéer inom varje högskola och på universitetsnivå – hjälpte jag fakultetsteamet att organisera en universitetstäckande reträtt för att identifiera alla intresserade kärnfakultetsmedlemmar och för att förfina programmet. Därefter sammanställde min dekan och jag ett samförståndsavtal som reglerar det ekonomiska stödet till detta nya utbildningsprogram för att diskuteras och antas av dekanerna vid alla deltagande högskolor.
Arbetet med detta projekt krävde en hel del lyssnande, teambuilding, förtroende och välvilja från alla sidor. Det bästa var att se den första klassen av extremt begåvade doktorander som antagits till programmet, som nu är inne på sitt femte år, anlända till campus.
En annan typ av biträdande dekan, biträdande dekanus för forskning, ser till att en högskola följer bästa praxis när det gäller förvaltning och övervakning av finansierade forskningsinitiativ och ansvarar för att stimulera ny och fortsatt forskningsverksamhet. Denna person arbetar med både enskilda och grupper av fakultetsmedlemmar för att hjälpa dem att förverkliga sina forskningsagendor. De utvärderar ofta förhandsförslag och hjälper till att samordna tvärvetenskapliga forskningsförslag med flera huvudansvariga forskare, förslag till forskningscentrum och utbildningsbidrag. Vissa övervakar utmärkelseprogrammen och tillhandahåller startkapital för nya forskare, små utrustningsbidrag eller resestipendier för doktorander.
För det sista gäller de biträdande dekanens ansvarsområden för fakulteten i första hand frågor som påverkar fakultetens roll, t.ex. anställning och befordran. De övervakar också anställning, orienterar nya fakultetsmedlemmar, stödjer juniora fakultetsmedlemmar i deras ansträngningar att säkra tillsvidareanställning och befordran, ger stöd till fakultetsmedlemmar utan tillsvidareanställning, samordnar aktiviteter för att förbättra fakultetens yrkesmässiga utveckling och hanterar personalåtgärder för fakultetsmedlemmar.
Den här rollens ansvarsområde kan vara mycket krävande. Du kan bli ombedd att undersöka och utarbeta skrivelser om tillsättning och befordran för din dekan eller att utreda anklagelser om felaktigt beteende från fakultetens sida. Om du väljer att ta på dig en sådan roll uppmanar jag dig att utveckla ett starkt personligt och professionellt stödsystem.
Denna roll kan också vara mycket givande. Under min tid som biträdande dekanus för fakultetsfrågor skapade jag den första fakultetskommittén utan tillsvidareanställning vid mitt universitet. Kommittén arbetade tillsammans för att ta fram material och program för att stödja sådana lärare, inklusive riktlinjer för att välkomna nya lärare utan fast anställning till vårt universitet.
Oavsett deras specifika roll arbetar biträdande dekaner i samarbete med andra administratörer, lärare och studenter över hela universitetet för att se till att deras institution är framgångsrik i sitt uppdrag. Associate deans är ofta ordförande för relevanta kommittéer inom sin högskola och deltar i kommittéer på institutionsnivå.
Utmaningar och belöningar
En av de många utmaningarna med att vara akademisk dekan är den största att hantera svåra samtal, vilket sker oftare än vad du kanske tror. Det är därför viktigt att ha ett sunt ego och ett gott sinne för humor. Associate deans behöver självförtroende och måste ta kritik väl och vara villiga att erkänna sina egna och sina skyddslingars misstag.
Det är dessutom så att administration verkligen är ett åtagande 24 timmar om dygnet, 365 dagar om året. Kriser uppstår ofta och inträffar när man minst anar det – efter normal arbetstid och på helger och federala helgdagar.
Detta sagt kommer du att få chansen att träffa och samarbeta med ett brett spektrum av energiska, begåvade och hängivna lärare, administratörer, studenter, alumner och andra. Och du kommer att få en ovärderlig möjlighet att testa och finslipa dina ledarskaps-, chefs- och tillsynsfärdigheter.
Du kommer också att kunna lära dig hur din institution fungerar. Jag minns fortfarande när registratorskontoret ordnade ett möte för att presentera mig för dess nyckelpersoner. Jag gick in i ett stort mötesrum och fann mig själv sitta med mer än ett dussin personer som var och en hade distinkt olika roller och ansvarsområden. Under de följande fyra åren fann jag att de var de mest hängivna, hårt arbetande och begåvade människor jag någonsin träffat och mina största resurser och supportrar.
Det bästa av allt är att du har en möjlighet att skapa förändring i större skala än vad du någonsin skulle kunna göra som enskild fakultetsmedlem. Du kommer förmodligen att vara involverad i rekrytering, undervisnings- och forskningspolicy, beslut om anställning och befordran, nya utbildningsprogram och standarder och förfaranden för antagning, bland många andra frågor – med andra ord kommer du att kunna påverka och förbättra själva strukturen för din institution.
Rekommendationer
Vilka råd skulle jag ge någon som funderar på att bli biträdande dekan?
Först och främst fokuserar du på att få en anställning. Du vill inte överväga akademiskt ledarskap förrän du har uppnått detta mål. Som biträdande dekan kan du kanske fortsätta med viss vetenskaplig verksamhet, men definitivt inte på samma nivå av engagemang eller produktivitet som du hade som heltidsanställd fakultetsmedlem.
Utveckla ett starkt stödnätverk. Identifiera några personer som har haft eller har en liknande position och som du litar på och respekterar. De behöver inte vara vid din institution – i själva verket är de vanligtvis mer hjälpsamma när de inte är det. Det är bättre att ha en viss grad av distans som håller fokus på problemlösning i stället för att delta i en ventfest, vilket kan vara känslomässigt tillfredsställande ibland men definitivt inte lika produktivt.
Få det skriftligt. Be om det stöd du behöver innan du tar jobbet, eftersom förändringar sker ofta inom administrationen. Viktiga frågor att ta hänsyn till är bland annat anställningstiden, administrativa stipendier, stipendier för professionell utveckling, grunden för hur meriterna kommer att utvärderas och liknande. Be i förväg om ett årslångt sabbatsår i slutet av din mandatperiod så att du har tid och möjlighet att återupprätta dig själv som en produktiv fakultetsmedlem om och när du väljer att återvända till professuren.
Du bör dra nytta av lokala och nationella möjligheter till professionell utveckling. Jag hade turen att ledningsgruppen och dekanen vid min institution brydde sig mycket om sina administratörers professionella utveckling. Tidigt kunde jag delta i ett halvårslångt professionellt utvecklingsprogram, där jag kunde träffa och lära känna andra administratörer på olika nivåer vid universitetet.
Som en del av den erfarenheten fick jag den ovärderliga möjligheten att få anonym, ärlig återkoppling från dem som arbetade med mig genom en 360-graders granskning som visade mig var jag behövde växa som ledare och chef. Eftersom jag aldrig hade varit avdelningsordförande bad jag dessutom om och fick stöd för mitt deltagande i en nationell utbildningskonferens för nya ordföranden. Den erfarenheten gjorde det möjligt för mig att skapa ett bredare nätverk och hjälpte mig att känna mig säkrare i mina ansträngningar att stödja ordförandena på min högskola.
Lär känna alla ordförandena för avdelningarna på din högskola och cheferna för dina akademiska stödenheter. Inse att varje enhet har sin egen kultur. Ta dig tid och gör en ansträngning för att lära dig de olika enheternas kulturer och utgå inte från att alla håller med om hur din hemenhet gör saker och ting. Var försiktig så att du inte gör antaganden baserade på din egen kultur, eftersom de kan visa sig vara felaktiga. Lyssna, lyssna, lyssna. Var inte rädd för att ställa frågor och lyssna verkligen på de svar du får.
Stanna inte för länge i tjänsten. Min dekan brukade säga att fyra år utgjorde en bra period på en akademisk tjänst. Jag håller med.
Flera administratörer anser också att rollen som biträdande dekan är en tränings- och testplats för framtida dekaner. Om du är en blivande dekan föreslår jag att du uppmärksammar kraven för den positionen, eftersom de skiljer sig markant från kraven för en biträdande dekan. Du kommer till exempel att upptäcka att insamling av medel spelar en viktig roll i en deans ansvarsområde, vilket inte är fallet som biträdande dean.
Och utgå inte från att du kommer att bli befordrad till dean inom din institution. Du kan få möjlighet att tjänstgöra som interimsdekan, men vissa institutioner gillar att anställa dekaner från andra liknande institutioner.
Fakultetsmedlemmar som är intresserade av att gå in i dessa administrativa roller frågar mig alltid vilken typ av förberedelse eller utbildning man behöver. Bör man först tjänstgöra som ordförande? Mitt svar är nej. Om du har deltagit i det administrativa livet vid din institution, din disciplin och din yrkesförening – eller om du driver ett aktivt forskningsprogram – har du förmodligen mer kunskap och erfarenhet än du förmodligen inser.
Den viktigaste frågan är om du kommer att finna lycka och tillfredsställelse i rollen som administratör, där du kollegialt arbetar med och genom alla dem som finns runt omkring dig. Om du i slutändan tycker om utmaningen att ta itu med komplexa problem med stor räckvidd och betydande inverkan – och som kräver aktivt och kollegialt deltagande av stora grupper eller enheter av individer – hoppas jag att du kommer att överväga en karriär som akademisk ledare.