Nonprofit In-Kind-donationer ger mervärde till slutresultatet och kan vara den viktigaste resursen för vissa ideella organisationer.
Den viktigaste faktorn för vissa hållbara ideella organisationer är att få in kontantdonationer, men gåvor från givare finns i många olika former. Om din ideella organisation får bidrag in natura är det viktigt att förstå deras värde och hur det påverkar din ideella organisations ekonomi. Bidrag in natura är donationer av varor, tjänster eller tid i stället för kontanter.
Behandla donationer in natura som intäkter
Enligt allmänt accepterade redovisningsprinciper (GAAP) ska alla mottagna bidrag bokföras som intäkter vid mottagandet, även bidrag in natura. Mottagna bidrag till varor eller tjänster ska bokföras om tjänsterna skapar eller förbättrar icke-finansiella tillgångar, eller kräver specialiserade färdigheter och tillhandahålls av personer som har dessa färdigheter.
Gåvor in natura kan vara värdefulla om de donerade föremålen är integrerade i organisationens uppdrag, t.ex. att tillhandahålla kläder till hemlösa eller mat till en matbutik. Tjänster in natura är också viktiga om de tillhandahållna tjänsterna normalt sett skulle behöva betalas, t.ex. juridiskt eller bokföringsmässigt arbete.
Vad är donationer in natura
Det är viktigt att dessa varor och tjänster registreras i din bokföring som både intäkter och kostnader.
- Intäkterna bokförs med hjälp av gåvans verkliga marknadsvärde.
- Verkligt marknadsvärde är det pris som du skulle betala för varorna eller tjänsterna om du var tvungen att betala för dem.
- Vid bokföring av bidrag in natura, skulle kvittningen mot intäktsbeloppet vara motsvarande värde som en kostnad för varor eller tjänster in natura.
- Om de mottagna varorna är materiell egendom som innehas av din organisation, måste värdet bokföras som en tillgång, till exempel lager, utrustning, byggnad eller mark.
När man granskar bokslut och planerar för framtiden måste värdet och kostnaden för bidrag in natura beaktas, om dessa bidrag eller motsvarande kostnader är nödvändiga för att uppfylla ert uppdrag. Om till exempel en revisor donerat sina tjänster för att förbereda er årliga IRS 990 och värdet av den tjänsten är 1 000 dollar, måste ni budgetera den kostnaden under nästa räkenskapsår, ifall ni måste betala en revisor och inte förlita er på ett bidrag in natura.
Det samma gäller för varor som tas emot och som är en del av ert uppdrag, till exempel mat som doneras till ert gemenskapskök. Om du har fått 25 000 dollar i donerad mat måste den kostnaden tas med i din budget, för att identifiera de resurser som behövs för att gemenskapsköksprogrammet ska vara hållbart.
Dokumentera korrekt mottagandet av donationer in natura
Det är viktigt när du tar emot bidrag in natura att du bekräftar gåvan genom att tillhandahålla korrekt dokumentation eller kvitto till givaren.
- Din organisation bör skapa en policy som rör mottagandet av bidrag in natura.
- Du kan skapa en blankett för bidrag in natura för att standardisera processen för att registrera, rapportera och bekräfta gåvor.
- Blanketten bör innehålla en detaljerad beskrivning av gåvan, datumet då gåvan togs emot, givarens kontaktuppgifter och gåvans uppskattade verkliga marknadsvärde och hur värdet bestämdes.
Sluttliga tankar
Slutligt måste du utvärdera effekten av att ta emot bidrag in natura. Det är inte värt att ta emot varor in natura från givare om varorna inte kan användas för att främja ert uppdrag.