Event Security innebär mycket mer än att bara fylla lokalen med säkerhetspersonal. Processen är ganska komplex och kräver omfattande samordning och kommunikation.
Med rätt säkerhetsrutiner säkerställer du säkerheten för dina gäster och din personal – plus att du förhindrar skador på platsen och tillhörande egendom.
Säkerhet på dagen
Vi kan inte nog betona vikten av säkerhet vid evenemang. Säkerheten håller dig täckt i händelse av :
- En skada på en gäst
- Skada på egendom
- Kontroll av folkmassan
- Oroväckande gäster
- Oförväntade situationer
Det är därför som du måste planera din säkerhetsstrategi under planeringsprocessen. Vilka typer av säkerhet du behöver beror på storleken, omfattningen, platsen och typen av evenemang som du planerar.
Känn platsen inifrån och ut
Du bör också veta hur porös platsen är. ”Porös” avser alla sätt på vilka någon kan ta sig in utan att använda faktiska ingångsställen. Det kan vara en bakdörr för personalen eller ett fönster som kan öppnas från utsidan.
Identifiera alla ingångar till lokalen och se till att all personal känner till dem. Att skapa ett diagram som du kan dela med dig av är ett enkelt och effektivt sätt att ge teamet en visuell förståelse.
Om platsen är utomhus ska du fastställa gränser där evenemangets omkrets börjar och slutar. Tillfälliga stängsel och barrikader kan vara till hjälp.
Mät riskerna med deltagarna
Är det några deltagare eller gäster som kan utgöra en risk? Du kan naturligtvis inte göra en bakgrundskontroll av varje biljettköpare. Men du bör identifiera potentiella risker.
Om en gästtalare till exempel representerar ett företag med en kontroversiell historia kan det öka risken för protester eller deltagare som vill ställa till med en scen.
Var misstänksam mot gäster som köper evenemangsbiljetter i bulk. Detta kan vara en evenemangsprotestant som köper biljetter till sina medstörare.
Kontrollera publiken
Jo större publiken är, desto större är sannolikheten att något kan gå fel. Personalen måste vara bekväm med att hantera stora grupper och utöva auktoritet när det behövs.
Säkerhetsteamet kan behöva utföra följande när det gäller hantering av folkmassan:
- Beordra gästerna att flytta på sig om de blockerar utgången.
- Bevaka registreringskön för att hålla den organiserad och förhindra att folk klipper. (Att använda koner, gul tejp eller stolpar är till stor hjälp här.)
- Se till att gästerna inte avviker till områden som är reserverade för personalen eller till områden som är reserverade för VIP.
Det är också viktigt att du ser till att folkmassan i lokalen aldrig växer över kapacitetsgränsen. Kom ihåg att räkna med all personal och säkerhetspersonal när du håller reda på det totala antalet personer. Om du överskrider kapaciteten kan det leda till böter från platsens administratör.
Bedöm potentialen för storskaliga attacker
Det är olyckligt att vi måste nämna detta överhuvudtaget, men detta är verkligheten. Stora folkmassor är ett lätt och mjukt mål, så beväpnad säkerhetspersonal rekommenderas vid större evenemang.
Alla gäster bör också få sina väskor kontrollerade. Ett professionellt säkerhetsteam är utbildat för att leta efter vapen eller föremål som kan improviseras som vapen.
Publicera före ditt evenemang att alla personliga väskor kommer att inspekteras för att garantera gästernas säkerhet. Du bör också inkludera en lista över smuggelgods som inte kommer att tillåtas i lokalen. Detta inkluderar alla vapen och vissa kemiska material.
Bortsett från väskkontroller och kroppsskannrar bör personalen också hålla utkik efter misstänkt beteende. Exempel på onormalt beteende som bör varna personalen är:
- Det är viktigt att ständigt stirra på personalen
- Misslyckande med att engagera sig eller låtsasintresse för evenemangets aktiviteter
- Skulle man se på platsens utformning
Övervakning av misstänkt aktivitet bör också ske i omedelbar närhet av platsens utsida. Eftersom väskor inte kommer att kontrolleras förrän de kommer in kan förövare hitta möjligheter precis utanför lokalen där deltagarna samlas för att registrera sig.
Håller kommunikationen tät
Din personal måste hålla sig i ständig kommunikation. Se till att varje anställd har en walkie-talkie.
Om du anlitar en professionell säkerhetspersonal ska du se till att de kommunicerar fram och tillbaka med din egen personal. Företagets personal och utomstående säkerhetsdetaljer tenderar att inte kommunicera. De förstnämnda bör rapportera all misstänkt aktivitet till säkerhetsteamet och avstå från direkta konfrontationer.
Pro tips: Att schemalägga evenemanget i förväg kan vara ett bra sätt att dela en visuell karta över säkerhetsupplägget med din personal.
Säkerheten vid evenemanget är verkligen viktig
Evenemang genererar en hel del avkastning på investerat kapital för planerare, företag och arenor. Med alla offentliga sammankomster finns det dock alltid en risk för att något går allvarligt fel.