Redovisningsfordringar (AR) avser de utestående fakturor som ett företag har, eller de pengar som det är skyldigt sina kunder. I ditt personliga liv skulle ett exempel på kundfordringar vara att köpa en biljett till en konsert eller ett sportevenemang åt en vän med förbehållet att han eller hon kommer att betala tillbaka senare. Det är i princip en skuldsedel. I näringslivet representerar AR en kreditlina som ett företag har beviljat och som förfaller inom en relativt kort tidsperiod, som kan variera från några dagar till ett år.
Vad är en kundfordran?
Om ett företag har kundfordringar har de gjort en försäljning, men de har ännu inte tagit emot pengarna från köparen. De flesta företag arbetar med att låta en del av sin försäljning vara på kredit, vilket ger kunderna möjlighet att betala efter att de fått tjänsten.
Som exempel kan nämnas att elbolag vanligtvis fakturerar sina kunder efter att de har fått el. Medan elbolaget eller energibolaget väntar på att kunderna ska betala sina räkningar betraktas de obetalda fakturorna som kundfordringar.
De flesta företag fungerar genom att ge sina kunder möjlighet att köpa varor på kredit. Kostnaden för försäljning på kredit är det som kallas för kundfordringar. Generellt sett är kundfordringar (Accounts Receivable, AR), den summa pengar som köparna är skyldiga företaget för varor och tjänster som levererats. Kundfordringarna ska inte förväxlas med leverantörsreskontra (AP).
Men medan AP är den skuld som ett företag har till sina leverantörer eller säljare, är kundfordringarna köparnas skuld till företaget. Kundfordringar är viktiga tillgångar för ett företag, medan leverantörsskulder är skulder som företaget måste betala i framtiden. I grund och botten väljer företag att erbjuda fordringar för att uppmuntra kunderna att välja deras produkter framför konkurrentens produkter.
Det är tillrådligt för ett företag att sätta upp en AR-process för att fastställa vilka kunder som redan har betalat och identifiera eventuella betalningar som är försenade. Processen är en enkel tur som gör fordringarna spårbara och hanterbara.
Fyra huvudsteg för en typisk AR-process:
- Etablering av kreditpraxis
- Fakturering av kunder
- Spårning av mottagna och förfallna betalningar
- Redovisning av fordringar
Med hjälp av stordriftsfördelar kan dock processen skilja sig åt för stora och små företag. Stora företag har ett större inflöde av likvida medel, så de investerar vanligtvis i högkvalificerade kredithanteringsteam och IT-system för att förbättra och hantera processen på ett effektivt sätt.
Steg 1: Etablering av kreditpraxis
Det första steget är att företaget utvecklar en process för kreditansökningar.
Företaget beslutar sedan, baserat på den sökandes kreditvärdighet, om de ska erbjuda varor på kredit. Företaget kan välja att erbjuda krediten till enskilda kunder eller andra företag.
Också företaget kommer att fastställa villkor för kreditförsäljning. I dokumentet beskrivs kundens skyldigheter och krav. Företaget måste se till att det följer de federala lagarna om krediter, t.ex. fullständig information om kreditpraxis. Företaget måste till exempel tydligt kommunicera räntesatserna för krediten.
Villkoren skiljer sig åt för stora och små företag.
Stora företag kan välja att ge en kund längre tidsperioder.
På andra sidan har små företag inte råd att erbjuda varor på kredit under längre tidsperioder på grund av deras mindre kassaflöde och låga kapital. Hur snabbt pengarna samlas in på denna skuld från kunden kommer att vara en bidragande faktor för att fastställa företagets kapital som behövs för att driva verksamheten och kassaflödet.
Steg 2: Fakturering av kunder
En faktura är ett dokument som lämnas till köparen och som innehåller uppgifter om de produkter och tjänster som har utförts, kostnaderna för dessa produkter och tjänster, samt datumet för när betalningen förväntas.
Varje faktura måste ha ett unikt fakturanummer för att vara lätt att hitta. Kunden får sedan möjlighet att välja om de vill få elektroniska eller fysiska fakturor. Stora företag föredrar att skicka både elektroniska och pappersfakturor.
I motsats till pappersfakturor är elektroniska fakturor billigare och bekvämare. Små företag väljer därför oftast att använda post för att leverera fakturorna.
Desto längre tid ett företag tar på sig att skicka en faktura, desto längre tid tar det för kunden att betala. Fakturan måste skickas snabbt.
Steg 3: Spårning av kundfordringar
Detta steg utförs av en ansvarig för kundfordringar (AR). Handläggaren knappar ut en betalning som satts in på leverantörens bankkonto, matar in den i AR-systemet och allokerar den sedan till en faktura.
Handläggaren stämmer också av AR-bokföringen för att vara säker på att alla betalningar har redovisats och bokförts på rätt sätt, och utfärdar sedan månatliga kontoutdrag till kunderna. Utlåtandet ger detaljer för kunderna om de belopp som är skyldiga enligt tidigare skickade fakturor.
Spårningsprocessen skiljer sig åt i stora och små företag. Mindre företag kanske inte har ett avancerat system för att spåra betalningar och kan använda manuell AR-spårning med hjälp av verktyg, till exempel Excel. I en manuell process använder företagen kalkylblad för att registrera när de skickar fakturorna och när de tar emot betalningarna. Små företag kanske inte heller har tillräckligt med personal för att utse en AR-ansvarig, varvid företaget kan anlita en professionell revisor för att fylla denna funktion.
Större företag investerar vanligtvis i ett team av AR-ansvariga för att sköta spårningsprocessen, och de använder någon form av programvarusystem för spårning av räkenskaper för att säkerställa noggrannhet. Systemet hjälper AR-ansvarig att vara mer effektiv, eftersom det automatiskt varnar AR-ansvarig för vilken skuld som är utestående.
Steg 4: Redovisning av kundfordringar
Insamlingsansvarig fastställer förfallodatum för betalningar. Efter identifiering av obetalda skulder gör kontoavdelningen journalanteckningar för att registrera försäljningen. Processen omfattar både redovisning av osäkra fordringar, eller de obetalda skulderna, samt identifiering av rabatter för tidig betalning.
En ”dag i livet” för en AR-proffs
AR-ansvariga är den viktigaste personalen som är involverad i att utveckla och implementera Accounts Receivable-processen. I deras dagliga verksamhet ingår vanligtvis att övervaka pengar som kunderna är skyldiga företaget.
En typisk dag för en AR-ansvarig innebär aktiviteter som verifiering av kredituppgifter, klassificering av skulderna och journalanteckningar för transaktionerna. AR-ansvarig övervakar också ett team av handläggare, analytiker och revisorer utöver inkassobiträden.
Varje dag ser AR-ansvarig till att teamet samarbetar för att säkerställa att den etablerade AR-processen blir framgångsrik.
En kund kan till exempel begära att få köpa varor på kredit. AR-chefen skulle kräva att kreditanalytikerna identifierar kundens kreditvärdighet.
Chefen skulle se till att när kunden väl har identifierats som kreditvärdig så skulle fakturorna förberedas av AR-anställda och utfärdas i tid.
Nästan skulle revisorerna fastställa den totala kreditförsäljningen för dagen. Informationen skickas sedan vidare till inkassoföretagen inklusive förfallodagen för penninginsamling.
Den effekt som automatiseringen har på processen för kundreskontra
Inköp:
Inköpsavdelningen placerar beställningen och skickar en kopia av inköpsordern (PO) till AP-avdelningen. Organisationen tar emot varorna eller tjänsterna – antingen genom mottagningsavdelningen eller den anställde som beställt dem – och leverantören skickar fakturan till AP. Du kan läsa mer om hela processen från inköp till betalning här.
Fakturabehandling:
En AP-handläggare matar manuellt in fakturadata i ett redovisningssystem innan han/hon fysiskt lagrar pappersdokumentet i ett arkivskåp. Ny leverantörsinformation matas in med hjälp av organisationens namnkonventioner för att undvika dubbelarbete. Både ny och befintlig leverantörsinformation kontrolleras mot interna källor, t.ex. huvudleverantörsregistret, och externa källor, t.ex. IRS TIN-matchningstjänsten och det amerikanska finansdepartementets Office of Foreign Control (OFAC) lista över organisationer som är förbjudna att bedriva verksamhet i USA. Du kan läsa mer om elektronisk fakturering här.
Fakturabekräftelse:
En AP-handläggare genomför en trevägsmatchning. Vid en trevägsmatchning jämförs PO, kvitto och faktura för att identifiera eventuella felaktigheter eller felmatchade uppgifter. En AP Manager förbereder och godkänner pappersarbete för eventuella undantag för kort leverans, skadade artiklar, fel levererade artiklar eller andra problem.
Betalning:
AP-teamet förbereder betalningen, antingen genom att skriva ut en check eller ställa in en transaktion via Automated Clearing House (ACH) eller elektronisk överföring av medel (EFT). En AP-chef, controller eller ekonomichef (beroende på företagets godkännandeprocess) godkänner betalningen och tillåter avdelningen att ta ut en rabatt för tidig betalning för en leverantör om betalningen görs inom det datumintervall som anges i villkoren. Betalningen skickas via amerikansk post, banköverföring, ACH/EFT, fraktbolag eller kurir.
Vendor Management:
Leverantören ringer till AP-avdelningen för att fråga var betalningen står. En AP-handläggare undersöker frågan och fastställer om fakturan fortfarande befinner sig i godkännandeprocessen eller om betalningen är på posten.
Systemuppgraderingar:
Informationsteknologiavdelningen (IT) övervakar företagets ERP-system (Enterprise Resource Planning) och all maskinvara och programvara som AP-avdelningen använder. IT-teamet godkänner och installerar nya versioner av programvara vid behov. CTO-teamet överväger eventuella förslag från AP på ny teknik och bestämmer hur den ska integreras med företagets äldre system.
Rapportering och analys:
PAP-avdelningen förbereder och studerar kalkylblad som de har byggt i Excel, eller ett liknande verktyg, där de analyserar alla transaktioner, övervakar avdelningens prestationer och mätvärden, inklusive antal utestående dagar för betalda skulder (DPO). Finanschefen övervakar organisationens kassaflöde genom samtal med AP-direktören. VD:n får skriftliga och muntliga rapporter från CFO:n om organisationens resultat.
Den ständiga utvecklingen av Accounts Receivable-processer
Samma som i Accounts Payable skapar manuella processer i Accounts Receivable-avdelningarna stor ineffektivitet och överdrivna omkostnader, vilket skapar förödelse i företagets kassaflöde.
Föråldrade, pappersbaserade processer ökar antalet avskrivningar av osäkra fordringar och hindrar företag från att få tillgång till de likvida medel som de behöver för att stödja tillväxtmål. Det genomsnittliga företaget skriver av 4 % av kundfordringarna som osäkra fordringar. För ett företag på 10 miljoner dollar är det 400 000 dollar varje år som de förlorar.
Om företagen implementerar en automatiseringslösning kan de se en minskning av osäkra fordringar med 10-20 %, vilket gör att besparingarna kan återföras till verksamheten.