Sluta om du har hört den här förut: ”Jag hade ett klagomål på min chef, så jag berättade det för personalavdelningen i förtroende. De berättade det för min chef och nu är hon arg på mig. Är inte personalavdelningen skyldig att hålla allt konfidentiellt?”
Medarbetare antar ofta att alla samtal de har med personalavdelningen är konfidentiella och inte kan delas. Men eftersom vi inte är läkare eller präster vet vi att så sällan är fallet.
Som HR-personal är vi ansvariga för att navigera i den ofta svåra uppgiften att balansera vad som kan tyckas vara motstridiga ansvarsområden: behovet av att vara en betrodd resurs för de anställda och en effektiv partner för företaget. Så hur kan man skydda de anställdas behov och företagets behov samtidigt? Det är upp till oss att förstå policyer och lagar, utöva diskretion och använda smart omdöme.
När HR måste vidta åtgärder
Det är lätt att förstå hur en anställd kan tro att vissa ämnen skulle vara förbjudna när det gäller sekretess. Klagomål som rör sexuella trakasserier eller diskriminering är trots allt allvarliga frågor och önskas ofta hållas privata. Men de är också juridiska frågor, vilket innebär att personalavdelningen inte kan hålla information om anställda 100 procent konfidentiell eftersom de måste agera i enlighet med lagen.
Om det som rapporteras till personalavdelningen är en regel, en policy eller ett rättsligt brott – måste det hanteras, punkt slut! Även om den anställde säger till dig att han eller hon inte vill att något ska göras, bara för att du ska vara medveten om vad som hänt… du måste ändå följa företagets normer, undvika juridiskt ansvar och framför allt skydda dina anställda.
Ett bra HR-team tar bara in de personer som behövs (eller är involverade) för att genomföra grundliga utredningar, vilket innebär att i slutändan kommer vissa personer att behöva få veta om det som du fick veta. Fullständig konfidentialitet är omöjlig att garantera här, även om den utlovas i förväg.
När HR kan vidta åtgärder
Baserat på arten av klagomål som bryter mot policyer eller lagar är det vanligtvis enkelt att bedöma när sekretessen ska brytas och man ska ingripa. Det blir dock svårare i de situationer som är beroende av HR:s godtycke, t.ex. allmänna klagomål om chefer eller arbetskamrater. Så hur vet man vad man ska dela med sig av (och vad man inte ska dela med sig av) för att komma fram till en lösning?
Det är viktigt att förstå varför någon vänder sig till personalavdelningen från början och vad de vill få ut av det. Om någon till exempel klagar på att en chef är uppenbart gynnande, måste du förstå vad han eller hon vill att det ska hända. Vill de att HR ska tala med chefen? Vill de få reda på om andra klagomål har framförts? Eller är de bara där för att ventilera sina frustrationer?
Från coach till medlare, det finns ett brett spektrum av roller som HR kan spela när du förstår den anställdes anledning till att dela med dig. Vad arbetstagarna ibland inte inser är att HR-personal ofta inte är beslutsfattare utan snarare facilitatorer. HR-utbildning på arbetsplatsen är nyckeln till att hjälpa de anställda att förstå när och varför de ska komma till dig, och även att lita på att du kommer att göra rätt sak med deras (känsliga) information.
Så då, vad är egentligen konfidentiellt?
På det hela taget ska de anställda inte förvänta sig obegränsad konfidentialitet – det är lite naivt. Samtidigt måste HR-avdelningen skingra denna (ofta utbredda) föreställning om att det på något sätt är de anställda mot företaget. De anställda är den viktigaste och dyraste tillgången i ett företag. Det är de som står i skyttegravarna och utför arbetet, och de har ett viktigt perspektiv. Därför är det viktigt att utveckla en relation med dem så att de litar på dig med information om sina erfarenheter på arbetsplatsen.
Du kan lösa en hel del spänningar redan från början genom att ge de anställda en ansvarsfriskrivning om vad som är konfidentiellt när de ber om att få prata om något i förtroende. Oftast är svaret ingenting, eftersom HR faktiskt inte har mandat att hålla alltför många saker konfidentiella. Med det sagt förväntas du ha ett expertmässigt omdöme. Bra HR-personal gör sitt bästa för att begränsa exponeringen av känslig information som delas av de anställda till att endast gälla det som måste kännas till.
Gör du det på ett bra sätt kommer du att bygga upp varaktiga relationer både med de anställda som en betrodd rådgivare och med företagets ledning som en pålitlig representant för varumärket.