Denna guide för att utveckla en katastrofplan har utarbetats för att hjälpa University of Missouris avdelningar, liksom personer som hanterar register, informationssystem och de som ansvarar för skyddet av deras avdelningars informationsresurser.
Katastrofer finns i många varianter. Tyvärr får vi inte välja våra favoritsmaker, och vi får inte heller välja när vi ska vara redo att prova deras sorter. Till sin natur är katastrofer plötsliga, oväntade och oönskade. Vissa, t.ex. de som beror på felaktiga ledningar eller läckande rörledningar, kan undvikas, medan andra, t.ex. översvämningar, tornados och vinterstormar, inte kan undvikas. Ett av syftena med denna vägledning är att hjälpa individer att förhindra att katastrofer blir katastrofer – händelser som resulterar i stor förstörelse eller oersättliga förluster.
Den viktigaste förutsättningen för denna vägledning är att ingen katastrofplan kan transplanteras intakt från ett campus, ett program eller till och med en avdelning till en annan.
Rekordsförvaltningen har inte förberett någon modellplan som lätt skulle kunna anpassas till avdelningsanvändning, eftersom ett sådant tillvägagångssätt bryter mot grundprinciperna för en sund arkiv- och informationsförvaltning. Vi är väl medvetna om att det inte finns något enda system för klassificering av handlingar, schema för bevarande eller program för viktiga handlingar som är lämpligt för alla avdelningar, inte ens inom en enda bransch. Ett tillvägagångssätt med en modellplan skulle ignorera den viktiga roll som lokala resurser och förhållanden, t.ex. tillgängligt frysutrymme, brandskydd och vädermönster spelar för planering av informationskatastrofer.
Denna vägledning presenterar några viktiga förutsättningar, begrepp, element, praktiska överväganden, fördelar och steg som ingår i katastrofplanering. Tillämpningen av guiden och en klok användning av dess innehåll kan ge den ram som behövs för att en avdelning ska kunna genomföra en heltäckande plan för förebyggande av katastrofer och återhämtning.
Vikten av en skriftlig plan för återhämtning efter en katastrof och för vitala register betonas också. Själva processen att skriva planen är en övning i sund informationshantering.
- Introduktion
- Del A: Grundläggande begrepp och förutsättningar
- Del B: Katastrofförebyggande: Ett planerat tillvägagångssätt
- Del C: Katastrofåterställning: En planerad strategi
- Del D: Fördelar och slutsats