Hur du betalar entreprenörer för ditt lilla företag

Att anställa entreprenörer är ett stort steg för alla småföretag, eftersom de spelar en avgörande roll för att hjälpa ditt företag att växa. Entreprenörer kan hjälpa ditt företag att öka sin produktivitet utan att lägga den ekonomiska bördan av att anställa en ny heltidsanställd.

Enligt Bureau of Labor Statistics stod förmåner för 30 % av de anställdas ersättning i den privata sektorn 2018. Det innebär att arbetsgivare kan spara dessa 30 % genom att anställa en entreprenör eftersom de inte behöver betala entreprenörer löneskatter, arbetslöshetsförmåner, sjukförsäkring, sjukdagar, betald semester, arbetsskadeersättning och invaliditet och andra förmåner.

När du har bestämt dig för att anställa en entreprenör är nästa steg att bestämma hur de ska betala dem på ett säkert sätt genom företagets lönesystem. Med en ökning av cyberhot mot småföretag är det viktigt att du ser till att du använder ett betalningssystem som säkert och snabbt kan skicka ersättning till entreprenörer utan risk för en cyberattack.

För att ställa in ditt småföretags entreprenörer i ditt lönesystem följer du dessa fem steg.

Steg 1: Bestäm om du behöver en entreprenör eller en anställd

Samtidigt som det kan vara billigare att anställa en entreprenör än en heltidsanställd, måste företag se till att de klassificerar anställda korrekt enligt IRS riktlinjer.

Institutionen uppger att ”en person är en oberoende entreprenör om betalaren har rätt att kontrollera eller styra endast resultatet av arbetet och inte vad som kommer att göras och hur det kommer att göras.”

Det är viktigt att klassificera entreprenörer på rätt sätt för att säkerställa att företaget följer skattemyndighetens regler för att undvika straffavgifter.

Steg 2: Införlivning av din entreprenör

Införlivning av en entreprenör börjar med att samla in alla nödvändiga formulär och information. Vilka papper som behövs beror på ditt företag och din bransch, men vanligtvis ingår:

CV: Även om en entreprenör inte ansöker om en heltidstjänst bör ditt företag samla in ett formellt CV och utföra due diligence för att verifiera deras kvalifikationer.
Ansökan: Om ditt företag har en formell ansökningsprocess för alla heltidsanställda bör entreprenören också lämna in en ansökan. Detta kommer att bidra till att samla in viktig information från entreprenören och verifiera dennes kompetens.
Kontrakt: Skapa ett skriftligt kontrakt, som ska undertecknas av entreprenören, där kriterierna och villkoren för uppdraget beskrivs i detalj. Detta bör innehålla specifika formuleringar om ersättning, betalningsplaner och distributionsuppgifter.
W-9-blankett: Alla entreprenörer måste fylla i och underteckna ett W-9-formulär efter att de anställts men innan de får betalt. I detta formulär från IRS begärs en skattebetalares identifikationsnummer och intyg. Den innehåller information som arbetsgivaren behöver för att genomföra betalningar och skicka informationen till IRS.

Steg 3: Upprätta en betalningsplan och struktur

När du anställer en ny entreprenör är det viktigt att upprätta en tydlig betalningsplan och struktur. Detta skapar förväntningar hos individen och håller dina affärsdokument organiserade för att säkerställa att betalningar inte missas.

Inställ en betalningsstruktur

Det finns vanligtvis två sätt att betala entreprenörer – per timme eller per projekt:

1. Per timme: Små företag kan komma överens om att betala entreprenörer per timme, men det finns för- och nackdelar med denna metod. Det kan hjälpa det lilla företaget att betala för ett större projekt i etapper om de går med på att betala per inskickat tidkort, samt göra det möjligt för ditt företag att spåra utgifterna för arbetet genom att granska det timme för timme.

Nackdelen med timlön är att det också kan vara dyrare för små företag. Om det inte finns något tak för timmarna på ett jobb kan entreprenören lämna in fler timmar än vad företaget har budgeterat för.

Välj timlön om:

Projektets omfattning är flexibel eller kan komma att ändras
Du har en mer flexibel budget för entreprenörer
Tidslinjen för ett projekt eller en uppsättning arbetsuppgifter är osäker

2. Projekt: I stället för att betala per timme kan ett litet företag välja att betala en entreprenör per projekt. Detta kräver betalning vid inlämnandet och godkännandet av projektet. Fördelen här är att du vet exakt hur mycket du behöver budgetera för entreprenörens stöd.

Nackdelen med att betala per projekt är att entreprenören kan lägga till extra avgifter i schablonpriset för att ta hänsyn till sin tid och eventuellt merarbete som han eller hon kan stöta på för att slutföra uppdraget.

Välj betalning per projekt om:

Projektets struktur och tidslinje är väldefinierad
Du har endast en begränsad budget för entreprenörer
Du har en plan för oförutsedda händelser för eventuella större projektändringar

För att fastställa en betalningstidsplan

När betalningsstrukturen har fastställts måste ditt företag fastställa en betalningstidsplan för entreprenörer. Många företagare väljer att synkronisera entreprenörsbetalningar med schemat för heltidsanställda, eftersom detta kan hålla saker och ting strömlinjeformade och enkla.

Att entreprenörer kan också betalas veckovis, varannan vecka, månadsvis, kvartalsvis eller vid kulminationen av ett projekt. Frekvensen bör vara detaljerad i kontraktet och överenskommet mellan företaget och entreprenören.

Om ditt företag endast arbetar med en entreprenör har du större flexibilitet när det gäller betalningsschemat. Frekvensen kan fastställas utifrån tillgången på medel, företagets lönebetalningsmetoder och entreprenörens önskemål. Av bokföringsmässiga skäl kan det vara enklare att betala när entreprenörens arbete, tidkort eller faktura lämnas in, eller att synkronisera det med företagets övergripande löneplan.

Om ditt företag arbetar med flera entreprenörer är det viktigt att ha en fastställd betalningsplan för alla. Detta håller alla entreprenörer på samma lönefrekvens och gör det möjligt för ditt företag att spåra vem som har betalats och när.

Steg 4: Välj betalningsmetod

När betalningsstrukturen och schemat är fastställt är nästa steg för ditt företag att bestämma vilken metod det ska använda för att betala entreprenörer. Det finns flera alternativ för företag att välja mellan. Ditt val beror på vilken metod som fungerar bäst och är säkrast för både ditt företag och dina entreprenörer.

E-checkar som kan skickas via e-post: Ett annat alternativ är att skicka betalningar via eChecks, som erbjuds av Deluxe. Denna metod gör det möjligt för entreprenörer att få betalt snabbt och bekvämt samtidigt som deras finansiella information är säker. Företagen behöver bara entreprenörens e-postadress, vilket eliminerar behovet av att lagra hans eller hennes finansiella information eller bankuppgifter.
Kreditkort: Små företag kan betala entreprenörer med kreditkort om de har ett handelskonto. Om entreprenören är det kan detta vara en snabb och bekväm betalningsmetod – men det kräver en portal eller ett faktureringssystem från entreprenörens sida.
Direktinbetalning: Direktinbetalning är en bekväm metod för entreprenörer och det sparar tid för företagen att inte behöva skicka papperscheckar. För att betala entreprenörer via direktinbetalning måste företagen skaffa nödvändig bank- och checkkontoinformation från entreprenören för att säkerställa att pengarna kan sättas in på rätt sätt.
Utskrift av checkar: För att kunna betala entreprenörer via direktinbetalning måste företagen skaffa nödvändig bank- och checkkontoinformation från entreprenören för att säkerställa att pengarna kan sättas in korrekt: Utskrivna checkar gör det möjligt för företag att betala entreprenörer utan att behöva all information om deras checkkonto, men det kan kräva mer tid och pengar. Att skicka papperscheckar kräver att småföretag adresserar kuvert, köper frimärken och skickar checkarna i tid. Att skicka en papperscheck kan utgöra en säkerhetsrisk om den försvinner i posten eller till och med förläggs på kontoret innan den skickas.

Steg 5: Fyll i en 1099-MISC

Det sista steget för att betala entreprenörer är att låta dem fylla i en 1099-MISC-blankett. Formuläret 1099-MISC används för att spåra diverse inkomster, eller inkomster som inte kommer från en vanlig arbetsgivare. IRS kräver att företag fyller i denna blankett om de betalar en entreprenör mer än 600 dollar per år. Formuläret skickas sedan till entreprenörerna i slutet av året för att bifogas deras årliga inkomstskattedeklarationer.

Om din entreprenör har organiserat sig som ett bolag behöver du kanske inte tillhandahålla ett 1099-MISC-formulär, även om det finns vissa undantag från detta krav, bland annat för advokater.

Betalar dina entreprenörer snabbt och säkert med Deluxe

Att anlita entreprenörer för att utföra arbete för ditt företag är ett spännande steg för att få ditt företag att växa – men att dina entreprenörer ska vara nöjda och arbeta bra beror på din förmåga att betala dem snabbt och säkert.

Att tillhandahålla säkra och bekväma betalningar via eChecks by Deluxe säkerställer att entreprenörerna får betalt utan att utsätta deras personliga och ekonomiska information för risker. Eftersom eChecks bara kräver att du har entreprenörens e-postadress kan detta dessutom avsevärt minska den administrativa tid som krävs för att ställa in en entreprenör för direktinbetalning eller andra former av digital betalning.