Hur länge ska man spara det
Du har säkert hört att sju år är den perfekta perioden för att spara skattematerial, inklusive deklarationer. Den faktiska tiden för att bevara register är inte så enkel, enligt Steven Packer, CPA, i Tax Accounting Group på Duane Morris.
”I de flesta fall behöver skattehandlingar inte bevaras i sju år eftersom det finns en treårig preskriptionstid”, förklarar Packer. ”Så om man antar att det inte finns något bedrägeri eller något annat fel kan IRS inte titta på dina skattedeklarationer efter den treåriga preskriptionstiden.”
Preskriptionstiden har några viktiga undantag, och om din skattedeklaration har något av dessa måste du behålla dina deklarationer och dina register längre än tre år. Exempelvis är preskriptionstiden sex år om du har underskattat din inkomst väsentligt. Tröskeln för väsentlig underskattning är 25 procent av din bruttoinkomst. Om du hävdar att din bruttoinkomst var 50 000 dollar och den i själva verket var 100 000 dollar har du väsentligt underskattat din inkomst.
Sexårsregeln gäller också om du väsentligt har överskattat kostnaden för egendom för att minimera din beskattningsbara vinst. Säg att om du sålde en fastighet för 150 000 dollar och hävdade att du betalade 125 000 dollar i stället för de faktiska 50 000 dollar, har skatteverket sex år på sig att vidta åtgärder mot dig. Och om du har utelämnat mer än 5 000 dollar i inkomst från ett utlandskonto är preskriptionstiden också sex år.
Behåll register i sju år om du lämnar in en ansökan om förlust på grund av värdelösa värdepapper eller avdrag för osäkra fordringar. Om du inte har lämnat in någon deklaration, eller om du har lämnat in en bedräglig deklaration, finns det ingen preskriptionstid för att IRS ska kunna väcka åtal mot dig.
Fastighetsregister kan vara för evigt
När du säljer en fastighet med vinst är du skyldig att betala kapitalvinstskatt på den vinsten. För att beräkna din kapitalvinst krävs ofta att du behåller dina register så länge du äger din investering. Du behöver dessa register för att beräkna kostnadsbasen för fastigheten, vilket är den faktiska kostnaden, justerad uppåt eller nedåt av andra faktorer, t.ex. större förbättringar av strukturen.
Att beräkna kostnadsbasen för en fastighet som du bor i är relativt enkelt eftersom de flesta människor kan undvika att betala kapitalvinstskatt på sin primära bostad. Om du säljer din primära bostad kan de som deklarerar individuellt utesluta upp till 250 000 dollar i vinst från skatt, och par som deklarerar gemensamt kan utesluta upp till 500 000 dollar. Du måste ha bott i din bostad under minst två av de senaste fem åren för att vara berättigad till undantaget. Trots detta måste du spara dina register över transaktionen i minst tre år efter försäljningen av fastigheten.
Om din försäljning inte uppfyller ovanstående kriterier måste du spara register över betydande förbättringar i minst tre år efter försäljningen. IRS Publication 523, ”Selling Your Home”, förklarar vilka förbättringar du kan lägga till din kostnadsbas – och minska din räkning för kapitalvinster. Samma sak gäller för hyresfastigheter.
De flesta mäklarfirmor kommer att beräkna din kostnadsbas för aktier, obligationer och fonder, även om de bara ska beräkna din kostnadsbas för aktietransaktioner sedan 2011 och fonder sedan 2012. Det är dock en bra idé att spara alla dina transaktionsregister om du skulle byta mäklare. Håll dessutom register över eventuell ärvd egendom och dess värde när ägaren dog, vilket kommer att bli din skattebas.
Det är inget fel med att spara dina register längre än de lagstadgade gränserna om det ger dig sinnesfrid och du står ut med röran. Du kan överväga att lagra vissa handlingar i molnet – ett fjärrlagringsutrymme för datorer som du hyr.
Och även om många människor sparar pappershandlingar är det också smart att omvandla dokumenten till elektroniska filer och lagra dem i molnet. Det är en bra idé att ha två uppsättningar, om en skulle förstöras.