Vad är Outsourcad medicinsk fakturering?
Som oberoende läkare med ett internt faktureringsteam har du troligen haft problem med olika komplikationer under hela faktureringsprocessen. Låg och försenad betalning, administrativ och organisatorisk komplexitet och svårigheter att hitta erfarna lokalanställda att anställa är vanliga klagomål som många utövare rapporterar. Faktureringsprocessen som en direkt länk till din ekonomi gör det ännu mer angeläget att hantera dessa problem.
Outsourcing av din medicinska fakturering är ett sätt att hantera dessa komplikationer. Genom outsourcing låter du en dedikerad tredje part koda och fakturera dina procedurer. Du skickar över information, deras team hittar det bästa sättet att koda och fakturera dina anspråk, de skickar det till betalaren och du får betalt.
Ingen intern personal behövs. Det är åtminstone tanken.
Fördelar med outsourcing av medicinsk fakturering
Fördel nr 1
Högre intäkter, erhålls snabbare
Outsourcing resulterar i fler betalda fordringar, snabbare betalning och lägre omkostnader.
För de flesta mottagningar handlar outsourcing om intäkter. I allmänhet leder outsourcing av faktureringen till högre intäkter.
I genomsnitt kommer ett dedikerat faktureringsföretag att skicka in anspråk på ett grundligare, mer tillförlitligt och snabbare sätt än ett internt faktureringsteam. Detta innebär att en högre procentandel kommer att betalas ut till ett högre belopp.
Och även om många interna faktureringsteam är funktionella, säkerställer karaktären hos medicinsk fakturering att de flesta team gradvis kommer att förlora sin noggrannhet och snabbhet i takt med att regelverken förändras, vilket allt kommer att kosta ditt företag, antingen i form av timmar som betalas för omskolning eller förlorade intäkter.
Ett exempel på kostnadsanalys
De flesta mottagningar med interna team kommer att inkassera cirka 60 % av sina fordringar, jämfört med minst 70 % vid outsourcing.
Som en enkel kostnadsanalys kan du tänka dig ett fall där din mottagning skickar ut fakturerade fordringar för 2 000 000 dollar under ett år. Detta resulterar i 1 200 000 dollar i indrivningar från ditt interna team jämfört med 1 400 000 dollar i indrivningar som du skulle få genom outsourcing. Frågan är då om outsourcing kostar mer än de extra pengar du får in. Bortsett från procentsatsen för insamling är de viktigaste skillnaderna att ta hänsyn till när man gör en kostnadsanalys:
- Kostnaden för själva faktureringsavdelningen (utrustning, löner)
- Kostnader för behandling av anspråk
- Andra allmänna omkostnader, som mjukvara, hårdvara och kontorsutrymmen
Dedikerade faktureringstjänster tar vanligen ut en procentsats av dina insamlingar som sin kostnad för behandling av anspråk, med cirka 7 % som genomsnitt. Du kan förvänta dig att ett internt faktureringsteam som drar in 1 200 000 dollar kostar minst 100 000 dollar per år, även om det finns ytterligare avgifter som vi inte tar upp i den här enkla uppdelningen. Med tanke på dessa siffror har vi följande värden för vår analys:
Outsourcad: 1 400 000 dollar i inkasso, minus 100 000 dollar i behandlingskostnader och andra avgifter = 1 300 000 dollar i nettoinkasso.
Inhouse: 1 200 000 dollar i inkasso, minus 100 000 dollar i kostnader för faktureringsavdelningen = 1 100 000 dollar i nettoinkasso.
I allmänhet kommer den totala kostnaden för att driva in betalningar att ligga ganska nära varandra, oavsett om de läggs ut på entreprenad eller internt. Det finns andra kostnader att ta hänsyn till i en fullständig kostnadsanalys, men de gör ganska små förändringar i de totala siffrorna.
PRO #2
Enklare registerhållning för upptagna läkare
Faktureringsavdelningar är mycket komplexa och svåra att organisera; outsourcing lägger den bördan på en dedikerad tredje part.
En annan betydande och konkret fördel med outsourcing är att det blir lättare att föra register och arkivera. Många mottagningar upplever svårigheter när det gäller att organisera alla sina filer, oavsett om det handlar om ekonomiska poster eller rekvisitionsblanketter. Lägg till mer komplexa saker som fildigitalisering och du kan börja få allvarligare problem.
Detta orsakas av att faktureringsteamen inte är tydligt utbildade i korrekta system för dataorganisering och att filorganisering underprioriteras.
Att revisioner är betydligt enklare, oavsett om de är externa eller interna. Medicinska faktureringsföretag arbetar enligt mycket striktare organisatoriska principer och riktlinjer än vad de flesta kontor gör. I de flesta fall kan du vara säker på att de kommer att kunna få tillgång till all den information som krävs för en revision.
Du kommer också att enkelt kunna få tillgång till annan information som du kan behöva för att sammanställa rapporter, eller helt enkelt data som du vill ha för granskning.
Följningstiden minskas också och sannolikheten för att anspråk lämnas in på ett felaktigt sätt minskar. Ett annat sätt som detta direkt påverkar din praktik är att kliniker och medicinsk personal kan få mer tillförlitlig tillgång till patientinformation när den behövs. Dessutom kan patientinformation som är relevant för fakturering nås mer regelbundet i hela praktiken som helhet.
PRO #3
Reducerade kostnader för kontorsförvaltning
Faktureringsavdelningar kräver många kontorsresurser och försvårar den allmänna kontorsdriften. Outsourcing gör sig av med dessa komplikationer.
Den sista allmänna fördelen som du kan förvänta dig när du outsourcar är att din kontorshantering blir mycket enklare. Med outsourcad medicinsk fakturering skördar du följande fördelar:
- Flera personer behöver redovisas
- Mindre löneuppgifter måste bearbetas
- Mindre utrymme och teknik måste tas om hand
- Flera individuella personligheter behöver redovisas vid förfaranden mellan avdelningar
Detta kommer att ha en tendens att påverka din praktik på alla nivåer, från kontorsledning till vårdnadsavgifter till personalresurser. Färre personer under din vård innebär färre saker som kan gå fel.
Särskilt när faktureringsavdelningar blir ganska stora blir mängden komplexitet och tillsyn svår att hantera. Outsourcing gör sig mycket direkt av med denna komplexitet och kan ge ny lätthet och enkelhet i vardagen för din praktik.
Det kan förbättra relationerna och effektivisera praktiken på alla nivåer. Även om denna effekt verkar marginell bör den inte förbises och kan ofta ha en förstärkande effekt på din praktiks produktivitet.
Nackdelar med att lägga ut din medicinska fakturering på entreprenad
De största nackdelarna med outsourcing är försvunna kostnader och brist på kontroll. Det finns dock några andra mindre aspekter att ta hänsyn till.
KON #1
Sunk Cost in Staff Training makes Outsourcing Illogical
Kostnaden för att utbilda ditt faktureringsteam är i praktiken ”sunk” om du väljer att outsourca.
Sunk cost refererar till det faktum att du redan har spenderat tid på att utbilda och betala faktureringspersonalen för att de ska kunna utföra sina jobb. Denna kostnad är i praktiken ”försvunnen” när du väljer att outsourca, den blir ogiltig och irrelevant för din verksamhets framtid.
Detta kan vara mycket frustrerande och svårt när du ska fatta ditt beslut, men du kan analysera det på ett enkelt sätt genom att titta på kostnaden. Det är användbart att fundera på hur mycket du har spenderat på att utbilda och få upp din personal till den nuvarande nivån. Samt notera deras nuvarande prestationsnivå.
Fråga dig själv – ”När kommer omskolning att bli nödvändig?”
Det kan vara så att du inom ditt område inte förväntar dig någon ny teknik eller några faktureringsförändringar inom en snar framtid. Utbildningen av din personal har inneburit en betydande kostnad men har betalat sig i form av indrivningar som ligger över genomsnittet. Om så är fallet kanske det inte lönar sig för dig att lägga ut verksamhet på entreprenad vid denna tidpunkt. Det är dock få företag som befinner sig i ett sådant lyckligt läge.
KONSEKVENS #2
Mindre tillsyn över den dagliga verksamheten innebär att du har mindre daglig kontroll
Intanslag gör det möjligt att enkelt övervaka varje aspekt av faktureringsprocessen; outsourcing kräver att du ger upp en del av övervakningen och kontrollen.
Övervakningen kan vara en börda för vissa företag på grund av de resurser som den kräver. Men för vissa kan det vara en fördel att tydligt kunna övervaka sina faktureringsavdelningar.
En strikt övervakning kan göra det möjligt för dig att få snabb återkoppling på frågor som rör faktureringsprocessen och förstå exakt var du står i varje skede av processen. För vissa kan denna skärpta tillsyn vara direkt kopplad till högre intäkter. För andra kan det helt enkelt vara en preferens att ha daglig ledningskontroll.
Om ditt kontor sköts mycket effektivt och du upplever lite eller ingen friktion när det gäller den dagliga driften av din faktureringsavdelning kan det till slut bli lättare för dig att behålla ditt interna team. Och om du helt enkelt har en ledarstil som föredrar en mer grundlig övervakning kanske outsourcing inte erbjuder samma sinnesfrid som för andra.
I slutändan måste ditt beslut bygga på mer än bara siffror för att avgöra vad som är rätt för dig.
KONTROLL #3
Temporärt fördröjd intäktstillväxt som visas på nettoinbetalningar
När du outsourcar börjar du betala omedelbart, men dina intäkter ökar med tiden, vilket innebär att dina nettoinbetalningar kan vara lägre under en tid.
När du väljer att outsourca kommer du att betala för de outsourcade faktureringstjänsterna från dag ett. Detta innebär att dina intäkter sannolikt kommer att sjunka även om du har lägre omkostnader.
Dina bruttointäkter kommer i de allra flesta fall att hamna på en högre nivå inom ett år efter outsourcingen. Men det kan hända att du har vissa tidskänsliga angelägenheter som kräver en stadig intäkt under en viss tid. Under dessa omständigheter skulle outsourcing av din fakturering orsaka problem inom den tidsramen, och bör skjutas upp tills du är redo att göra det åtagandet.
CON #4
Kan orsaka potentiella problem med HIPAA-reglerna
Information som byter ägare oftare innebär fler möjligheter till HIPAA-överträdelser.
I teorin finns det en större sannolikhet för brott mot HIPAA-reglerna om din medicinska information går till fler ställen.
I praktiken påverkar detta ett utomordentligt litet antal verksamheter, eftersom alla medicinska faktureringsverksamheter bör vara väl utrustade för att hantera medicinsk information på ett sätt som följer HIPAA-reglerna. Trots detta kan detta övervägande vara relevant för vissa verksamheter.
Vilka verksamheter bör hålla sig borta från outsourcing?
Outsourcing kommer att ha åtminstone vissa fördelar för alla verksamheter. Därför är det rimligt att alla verksamheter någon gång överväger outsourcing. Det finns dock vissa verksamheter som absolut bör vänta med att outsourca. Centralt bland dessa är:
Praktiker med tidsbegränsningar när det gäller att jämföra alternativ
Avvägning av dina alternativ tar tid, och alla faktureringstjänster är inte lika bra. Om du inte har tid är det bäst att vänta.
Välja en outsourcingtjänst kräver att du sållar igenom olika alternativ, kontaktar dem och förstår deras tjänster fullt ut, jämför priser och så vidare. Om du inte har medel eller tid att göra detta just nu bör du inte rusa in i outsourcing av din medicinska fakturering utan att göra research.
Det är viktigt att outsourca din fakturering till ett företag som till fullo förstår din praktiks unika egenskaper. Outsourcing till en praktik som är undermålig eller som helt enkelt inte passar dina behov kan sluta kosta dig på lång sikt, så se till att du vet vad du ger dig in på. Och om du inte har tid att göra detta är det bättre att vänta.
Praktiker som redan har ett utmärkt, välutbildat faktureringsteam
Om dina intäkter redan är tillfredsställande och ligger på en hög procentsats kan outsourcing ge minskad avkastning.
Outsourcing kan vara irrelevant för dig om ditt faktureringsteam är välutbildat, uppdaterat inom sitt område och har en dokumenterad historik av hög avkastning med 70 % eller mer betalda fordringar.
Detta gäller särskilt om din avkastning ligger betydligt över 70 %. Även om det även i detta fall skulle vara bra att överväga outsourcing någon gång i framtiden. Verksamheter som befinner sig i denna situation kan ha nått en punkt där avkastningen minskar.
Varortagningar som kräver direkt tillsyn över sina faktureringsprocesser
Oavsett om det beror på personliga preferenser eller på en specifik situation som du befinner dig i, kommer outsourcing att bli ett problem om du behöver direkt tillsyn.
Oavsett om du är involverad i kontorsledning eller är läkare, föredrar vissa personer direkt tillsyn över så många processer som möjligt. Även om de flesta människor tenderar att bry sig mer om intäkter än om mindre olägenheter som dessa, vem är vi att säga till dig att du inte kan sköta din praktik på det sätt du vill?
Och även om outsourcing tenderar att öka intäkterna, betyder det inte att det är rätt för alla.
Vilka verksamheter bör definitivt lägga ut sin verksamhet på entreprenad?
Företag som har tid att fundera över sina alternativ
Om du vet att outsourcing kommer att gynna dig är tiden det största hindret. Om du har tid att väga dina alternativ, börja leta idag.
Att hitta någon att outsourca med kan vara en mångfacetterad och komplex process, och det finns många saker att ta hänsyn till. Om du känner andra utövare som lägger ut verksamhet på entreprenad, diskutera med dem om deras erfarenheter hittills. Samla insikter om vem de arbetar med, vad som fungerar och vad som inte fungerar. Det är viktigt att ha en god förståelse för vad du letar efter när du lägger ut verksamhet på entreprenad, så att du slipper överraskningar under processen.
I allmänhet kan det vara användbart att närma sig diskussioner med medicinska faktureringsföretag på samma sätt som du närmar dig anställningsintervjuer: ta reda på vad de kan göra för dig, väga deras för- och nackdelar mot varandra och ta reda på vem som kommer bäst ut. Allt detta tar tid, men om du har den tiden kan du förvänta dig betydande förbättringar.
Du behöver en intäktsökning för din praktik
Outsourcing är nästan garanterat en intäktsökning. Om du har problem med dina intäkter kan outsourcing vara ditt bästa val.
Tyvärr är det inte ovanligt att utövare upplever mycket låg avkastning för sitt arbete på grund av svårigheter i faktureringsprocessen.
I allmänhet är det bra för dig att försöka diagnostisera varför du förlorar intäkter. Fundera över vilka förfaranden och betalare som inte är lukrativa och vad du kan göra för att ändra på det.
Oavsett orsakerna kan de flesta orsaker till låga intäkter korrigeras genom outsourcing. Om du upptäcker att dina intäkter är låga på grund av felaktigt inlämnade anspråk, skrivfel, felaktig arkivering eller fel till följd av CPT- och ICD-10-uppdateringar kan du förvänta dig att outsourcing ökar dina intäkter.
Med ett beslut mellan intern och extern medicinsk fakturering
Outsourcing av din medicinska fakturering är skräddarsydd för dig som vill öka dina intäkter, minska röran på ditt kontor och effektivisera din arkivering. Om du däremot upptäcker att du trivs i en miljö där du har stor kontroll och kunskap om faktureringsprocessen, eller om du helt enkelt inte har tid att gå igenom dina alternativ just nu, bör du antingen skjuta upp ditt beslut att lägga ut din verksamhet på entreprenad eller fortsätta att sköta din praktik som den är för närvarande.
Att välja att lägga ut sin verksamhet på entreprenad är komplext och du bör överväga alla dina alternativ. Fördelarna med outsourcing är tydliga och önskvärda, men du bör definitivt inte rusa igenom processen utan att kontrollera olika metoder och förstå exakt vad du vill få ut av outsourcingprocessen.
Om du är intresserad av att lära dig mer om hur vi hanterar outsourcingprocessen, eller om du har några frågor till oss, kan du ringa 1-888-783-7818 för att prata med en medicinsk faktureringsexpert idag.