Mall: Förändring av semester- och PTO-policy | BerniePortal

En PTO-granskning är en viktig del av den löpande efterlevnaden av HR-reglerna. Att tydligt kommunicera uppdateringar av policyer för ledighet är en viktig del av den processen. Använd följande mall för att leverera uppdateringar av semesterpolicyn till dina anställda.

Hur man kommunicerar en PTO-policyändring till anställda

PTO-policyer kräver regelbunden översyn för att företag ska kunna förbli konkurrenskraftiga, följa reglerna och vara ekonomiskt solventa. Hur du kommunicerar en uppdatering av en befintlig policy för ledighet är särskilt viktigt för att upprätthålla de anställdas moral och engagemang. Öppenhet kan räcka långt i detta meddelande.

Inkludera följande information i ditt meddelande:

1. Förklara orsaken till granskningen: Anställda kan vara frustrerade över förändringen (dvs. att de ”förlorar” sin ackumulerade PTO), men de kommer att uppskatta öppenheten när uppdateringar görs.
2. Beskriv uppdateringarna i detalj: Mellan att sätta ett tak på rullningsbeloppen och att helt övergå till en obegränsad modell bör HR inkludera exakt vad som har ändrats och varför.
3. Hur policyn påverkar timanställda respektive löntagare: Beroende på policyn kan ändringarna påverka en grupp arbetstagare och inte den andra. All kommunikation från HR bör vara specifik för att begränsa förvirring.
4. Visa policyn: PTO är till för de anställda att använda, så de bör kunna få tillgång till policyn när som helst. Detta ger ännu mer öppenhet mellan HR och de anställda.
5. Startdatum: Oavsett om de är omedelbara eller på sikt måste de anställda veta när de kan förvänta sig att förändringarna ska äga rum.
6. Förväntade vanliga frågor: HR bör ligga steget före med förgenererade svar på förväntade frågor som de anställda kan komma att ställa när policyn tillkännages.

Mall: Använd följande mall när du kommunicerar en uppdatering av företagets PTO-policy:

Team,

Jag kontaktar dig idag angående en uppdatering av PTO-policyn. HR har granskat teamets ledighetsförmåner och uppdaterat planen med en ny policy som kommer att bidra till att hålla vår organisation ekonomiskt sund – nu och i framtiden.

Med detta i åtanke kommer vi från och med , att genomföra följande ändringar i vår PTO-policy:

1. PTO kommer att vara tillgängligt för både undantagna och icke undantagna anställda
2. Medarbetarna får sin tilldelade PTO i början av kalenderåret
3. Alla PTO-förfrågningar och godkännanden kommer att spåras med hjälp av
4. PTO-tilldelningar är som följer:
   1. 0-5 års tjänstgöring – PTO-dagar varje år för anställda med undantag; PTO-dagar varje år för anställda utan undantag
   2. 6-10 års tjänstgöring – PTO-dagar varje år för anställda med undantag; PTO-dagar varje år för icke-fria anställda
   3. 10+ års tjänstgöring – PTO-dagar varje år för fria anställda; PTO-dagar varje år för icke-fria anställda
5. PTO-förfrågningar kanske inte godkänns under , som är vår mest hektiska tid på året; Vi uppmuntrar de anställda att samarbeta med sina chefer för att identifiera lämpliga perioder för ledighet under denna tid
6. Anställda kan överföra upp till fem dagar av outnyttjad PTO från ett år till ett annat; all outnyttjad PTO som överskrider fem dagar förverkas i början av det nya kalenderåret

förväntar sig att vissa anställda kan ha frågor om den nya policyn. HR har tagit fram en uppsättning förväntade vanliga frågor (FAQ) – som finns tillgängliga här – som bör ta upp eventuella frågor som du kan ha.

Om du har ytterligare frågor om PTO-policyn kan du kontakta .

Tack som alltid för ditt engagemang för vårt team.