Office of Health Care Assurance

Hawaii Revised Statute (HRS) §§321-15.2, 346-97 och 846-2.7 kräver att Department of Health (DOH) och Department of Human Services (DHS) genomför bakgrundskontroller för att säkerställa att alla presumtiva sökande, operatörer, anställda med direkt patienttillträde och vuxna volontärer vid en hälso- och sjukvårdsinrättning som är licensierad och certifierad, eller licensierad eller certifierad av departementet, och, när det gäller hälso- och sjukvårdsinrättningar som drivs i en privatbostad, har en seriös och ansvarsfull karaktär, alla vuxna som bor i hemmet, förutom klienterna, och foster- och morföräldrar inom ramen för programmet för foster- och morföräldrar, följeslagare inom ramen för programmet för äldre följeslagare och programmet för avlastning av följeslagare, leverantörer av tjänster för utvecklingsstörda (DD)/intellektuella funktionsnedsättningar (ID) och leverantörer av hem- och samhällsbaserade tjänster (HCBS) inom ramen för Medicaids 1915(c)-undantagsprogram, och en person eller enhet som söker deltids- eller heltidsanställning eller kontrakt eller underleverantörskontrakt med avdelningarna.

DoH och DHS har tillsammans utvecklat Hawaii Background Check System (HI BCS) för att hjälpa inrättningar och personer att uppfylla kraven på bakgrundskontroller genom att tillhandahålla en central internetbaserad metod för att ansöka om en bakgrundskontroll och för att kontrollera statusen för pågående eller tidigare bakgrundskontroller.

Från och med sommaren 2019 kommer HI BCS att vara tillgängligt för användning av myndigheter och personer. Bakgrundskontroller kommer även fortsättningsvis att utföras av DOH:s och DHS:s utsedda representant, för närvarande Fieldprint. Den utsedda personen kommer att inhämta fingeravtryck och göra lämplighetsbedömningar. HI BCS kommer dessutom att erbjuda ytterligare funktioner för licensierade och certifierade arbetsgivare. De ytterligare funktionerna i HI BCS omfattar följande:

1. Register över lämplighetsbedömningar: Beslut om lämplighet kan delas. Om en arbetssökande har en genomförd bakgrundskontroll med ett grönt ljus-beslut inom det senaste året, kan kvalificerade arbetsgivare tillåtas att ”se” detta beslut om lämplighet och INTE behöva göra en ny bakgrundskontroll för att anställa den arbetssökande. I detta fall kan den sökande anställas omedelbart.
2. Incorporate Rap Back: Uppföljning av anställningar i HI BCS ser till att du blir informerad om en framtida Rap Back tas emot, vilket kan påverka om din anställde är berättigad att fortsätta arbeta för dig.
3. Automatiska sökningar: Register som HI Nurse Aide-registret och OIG:s uteslutningslista kan kontrolleras genom en automatisk matchningsprocess i stället för att manuellt ange den sökandes information på nytt för varje sökning. Detta minskar antalet fel, sparar tid och ger ett tydligt register över de sökningar som utförts. HI BCS kan också utföra automatiska kontroller av namnregister i andra stater där en sökande tidigare varit bosatt om den staten har infört ett system för automatisk matchning. DOH och DHS arbetar för att lägga till andra register i denna automatiska matchningsprocess.

Fieldprint, Inc. är OHCA:s utsedda representant för bakgrundskontroller. En representant från Fieldprint är tillgänglig för frågor måndag till fredag kl. 8-22 (EST) på (877) 614-4364, med undantag för helgdagar.

Det krävs ett samtycke från den sökande till bakgrundskontrollen

När den sökande ansöker om en bakgrundskontroll ska den sökande till bakgrundskontrollen ge sitt samtycke till att hälsoministeriet (Department of Health, DOH) eller den som det har utsett får inhämta den sökandes fingeravtryck, göra en kontroll av kriminalregistret och delta i programmet för återrapportering av brott. Rap Back-programmet är ett automatiserat system för att meddela DOH eller dess utsedda företrädare eller den sökandes arbetsgivare om ett gripande efter det att bakgrundskontrollen har slutförts. Detta program eliminerar eller minskar behovet av att upprepa bakgrundskontrollen under kommande år och kan spara pengar för den sökande.

Den sökande måste också i bakgrundskontrollen ange om den sökande någonsin har dömts för ett brott.

Om ovanstående samtycke inte lämnas eller om den sökande inte vill ange en tidigare fällande dom kan ansökan om bakgrundskontroll inte godkännas och en bakgrundskontroll kan inte utföras.

Individuell ansökan om bakgrundskontroll

Bakgrundskontrollsökande måste ansöka om en bakgrundskontroll online på www.fieldprinthawaii.com. Bakgrundskontrollen kan omfatta en kontroll av brottsregistret och/eller en kontroll av statliga missbruksregister och kan inbegripa en kontroll av fingeravtryck. Den lättförståeliga stegvisa ansökningsprocessen förklaras på Fieldprints webbplats.

Ansökare måste registrera sig hos Fieldprint och kan behöva betala en avgift för bakgrundskontrollen.

Som en del av ansökan kommer sökanden att boka ett datum, en tid och en plats för fingeravtryckskontrollen, och han/hon måste infinna sig personligen vid det bokade mötet. Två (2) identitetshandlingar kommer att krävas vid tidpunkten för mötet. Minst ett av ID-handlingarna måste vara ett giltigt statligt utfärdat foto-ID, t.ex. körkort, pass eller statligt ID-kort. Om man inte kommer till platsen kommer man att förlora de avgifter som betalats för bakgrundskontrollen. Sökande kan boka om sitt möte utan betalningsavgift om det görs minst 24 timmar före mötet.

Fieldprint kommer att meddela sökande när bakgrundskontrollen är slutförd. Se resultat av bakgrundskontrollen och rätt till överklagande nedan.

Konton för leverantörer av ärendehantering och dagvårdscentraler för vuxna

Förvaltningsbyråer (CMA) och leverantörer av dagvårdscentraler för vuxna (ADCC) måste följa nedanstående steg:

1. Skapa ett konto: För att skapa ett konto måste du först kontakta Community Ties of America (CTA) för att få ett leverantörs-ID. Efter att ha fått leverantörs-ID måste leverantörerna upprätta ett konto direkt hos Fieldprint på www.fieldprinthawaii.com för att få tillgång till information om lämplighetsbedömning av potentiella anställda eller nuvarande anställda som ansöker om en bakgrundskontroll. Om du har några andra frågor om kontoinställningar kan du ringa Fieldprint gratis på (877) 614-4364 måndag till fredag kl. 8-22 (EST) utom helgdagar.
2. För att få en Fieldprint-kod: Fieldprint kommer att utfärda en kod när ett leverantörskonto har upprättats. Detta är den kod som var och en av dina anställda eller potentiella anställda kommer att använda för att ansöka om sina bakgrundskontroller. Koden gör det också möjligt för leverantören att få statusuppdateringar om sina bakgrundskontrollsökande i Fieldprint-systemet. Information om bakgrundskontroller av sökande från andra arbetsgivare kommer inte att vara tillgänglig.
3. Instruera den sökande till bakgrundskontrollen: Instruera den sökande till bakgrundskontrollen att besöka www.fieldprinthawaii.com för att ansöka om sina bakgrundskontroller. Se till att ge dem din Fieldprint-kod. Den sökande kommer att bli ombedd att ange Fieldprint-koden i sin ansökan.

Community Care Foster Family Homes ONLY

Aktörer inom Community Care Foster Family Home (CCFFH) måste följa nedanstående steg:

• Visit the Fieldprint, Inc. webbplats
• Klicka på den röda knappen ”Schedule an Appointment” (boka ett möte) till höger
• Inför en e-postadress under ”New Users/Sign Up” (nya användare/registrering) och klicka på knappen ”Sign Up” (registrering). Följ instruktionerna för att skapa ett lösenord och en säkerhetsfråga.
• Klicka på ”Sign Up and Continue”

Betalning med kreditkort krävs när du bokar ett möte för fingeravtryck eller begär kontroll av skyddstjänsternas centrala register.

För att boka ett möte för fingeravtryck måste operatörerna följa nedanstående steg:

• Välj ”I know my Fieldprint Code” (Jag vet min fältavtryckskod) och ange följande kod: FPHawaiiDOHAFIS
• Om du inte väljer ”I know my Fieldprint Code” måste du välja orsaken ”HI – Department of Health” och ange ovanstående kod. Om du gör steg 1 behöver du inte göra detta steg.
• Du är nu redo att ange din demografiska information och boka ett möte för fingeravtryck. Om du bokar ett möte får du också kontrollerna av skyddstjänsterna för APS och CAN.
• Utskriv ut bekräftelsesidan och ta den med dig till ditt möte för fingeravtryck. Ta också med dig två identitetshandlingar. Minst ett av ID-handlingarna måste vara ett giltigt statligt utfärdat foto-ID, t.ex. körkort, pass eller statligt ID-kort.

För att erhålla kontroller av skyddstjänsten (APS & CAN):

• Välj ”I know my Fieldprint Code” (Jag känner till min fältavtryckskod) och ange följande kod: FPHawaiiDOHAPS
• Om du inte väljer ”I know my Fieldprint Code” väljer du orsaken ”HI – Department of Health” och anger ovanstående kod. Om du gör steg nummer 1 behöver du inte göra detta steg.
• Du är nu redo att ange din demografiska information och skicka in de namnbaserade APS- och CAN-kontrollerna.

Resultat av bakgrundskontrollen

Fieldprint kommer att bearbeta bakgrundskontrollansökan och meddela de sökande via e-post när resultaten är färdiga att ses. Resultaten av bakgrundskontrollen skickas inte via e-post.

Ansökarna loggar in på sitt Fieldprint-konto för att se resultaten och ser antingen ett grönt ljus eller ett rött ljus.

Grönt ljus: Ett grönt ljus innebär att den sökande har klarat av bakgrundskontrollen och kan anställas som eller för att tillhandahålla direkt service till kunder. Spara denna information för dina register och skriv ut skärmen (klicka på utskriftssymbolen) eller ge informationen till din arbetsgivare på lämpligt sätt.

Rött ljus: ett rödljusbeslut innebär att den sökande har en fällande dom eller bekräftelse på missbruk och inte får anställas som eller tillhandahålla direkt service till klienter, såvida inte ett undantag beviljas. Spara denna information för dina register och skriv ut skärmen.

Ansökande med rödljusbestämningar kommer att guidas till en annan skärm där datum och typ av fällande dom eller datum och typ av bekräftelse av missbruk kommer att visas. Spara denna information för dina register och skriv ut skärmen.

Rätt att överklaga

Om sökandens kriminalregister eller skyddstjänstens centrala register visar ett rödljusbeslut kan sökanden ansöka om ett undantag. Se instruktionerna i avsnittet Hur man ansöker om ett undantag. Läs dessutom instruktionerna för DOH Form 106E och fyll i och skicka in Form 106E enligt anvisningarna på formuläret. Följ checklistan och var noga med att lämna in all nödvändig information. Om inte all erforderlig information lämnas in fördröjer processen för fastställande av undantag och kan leda till att ansökan om undantag avslås.

OHCA Forms Links

• Hur man lämnar in en ansökan om undantag
• Formulär 106E
• Formulär 106E-instruktioner
• Checklista
• Autenticitetsförklaring