Telearbete är kanske inte lämpligt för alla anställda och/eller befattningar. Din handledare kommer att meddela dig om du är berättigad till tillfällig distansarbete och bekräfta eventuella befattningsspecifika villkor för ett sådant arrangemang.
Vem berörs av den här policyn?
Alla ordinarie anställda; gäller inte för tillfälliga anställda eller anställda som arbetar på distans utanför USA.
Utantag
Intebefriade anställda (utom som en godkänd rimlig anpassning av funktionshinder, eller som på annat sätt anses lämpligt enligt denna tillfälliga policy efter Middleburys gottfinnande).
Definitioner
Telarbete – Att arbeta hemifrån, eller från någon annan avlägsen plats, samtidigt som man använder teknik för att ansluta sig till det kontor som den anställde är tilldelad.
Policy
Telarbete är ett affärsarrangemang som gör det möjligt för anställda att arbeta från en avlägsen plats genom att elektroniskt koppla upp sig mot Middlebury, oavsett om det är från hemmet, på vägen eller någon annanstans i USA. Denna policy reglerar eventuella tillfälliga arrangemang för distansarbete som krävs praktiskt av utbrottet COVID-19.
På grund av osäkerheten om COVID-19-utbrottets längd och svårighetsgrad kommer alla tillfälliga arrangemang för distansarbete att utvärderas fortlöpande och kan ändras eller avbrytas omedelbart efter skriftligt meddelande. Anställda som godkänns för tillfällig distansarbete bör inte ha några förväntningar på fortsatt distansarbete. För anställda som tidigare har godkänts för ett pågående distansarbetsarrangemang kommer de riktlinjer och avtal som gäller för det arrangemanget att fortsätta att gälla, såvida inte omständigheterna i samband med COVID-19-utbrottet motiverar ett undantag.
I den mån det är möjligt kommer en anställds arbetsuppgifter och ansvarsområden inte att förändras på grund av tillfälligt distansarbete. Professionalism i utförandet av arbetsuppgifter, arbetsresultat och produktivitet samt service till den anställdes avdelning, kunder, studenter och/eller andra intressenter i tillämpliga fall, och relaterad kommunikation, måste upprätthållas i enlighet med de standarder som fastställts av Middlebury och den anställdes chef. Tillfälligt distansarbetande anställda bör vara tillgängliga under kontorstid via e-post och telefon för att vid behov kunna kommunicera med relevanta intressenter. I möjligaste mån kommer den tid som en anställd förväntas arbeta och/eller produktivitetsförväntningarna inte att förändras på grund av distansarbete, även om tillfälliga distansarbetsscheman kan inkludera flexibla arbetstider utanför ordinarie öppettider eller reducerade arbetstider för att tillgodose de utmaningar som de anställda kan ställas inför i sina hem och i sina samhällen till följd av COVID-19-utbrottet, vilket bestäms efter Middleburys gottfinnande.
Oppen och fortlöpande kommunikation mellan den distansarbetande medarbetaren och hans/hennes handledare är nyckeln till en framgångsrik tillfällig distansarbetslösning. Det förväntas att den anställde och handledaren samarbetar för att hålla varandra informerade om händelser eller information som erhålls under arbetsdagen. Den anställde bör kommunicera med sin chef för att i förväg och fortlöpande fastställa vilka arbetsuppgifter eller ansvarsområden som inte kan utföras på ett effektivt sätt under tillfällig distansarbete. På samma sätt måste de anställda omedelbart meddela sin chef om personliga omständigheter, t.ex. sjukdom eller vård av anhöriga, hindrar den anställde från att fullt ut utföra sina överenskomna arbetsuppgifter. Ändringar kommer att övervägas vid behov och genomföras när det är möjligt i den utsträckning som Middlebury anser lämplig.
Begär tillstånd till distansarbete
Anställda som vill utforska möjligheten till tillfälligt distansarbete enligt COVID-19-utbrottet bör tala med sin chef och med personalavdelningen. Middlebury kommer att överväga ansökningar om distansarbete från fall till fall och ta hänsyn till faktorer som lämpligheten av jobbet för distansarbete, längden på den anställdes anställning hos Middlebury, tjänstgöringstid, anställdas prestationer, tidigare disciplinära åtgärder, flexibilitet, orsaken/orsakerna till distansarbete och förmågan att arbeta självständigt. Anställda som tillåts distansarbeta måste underteckna ett avtal om tillfällig alternativ arbetsplats och om de godkänns för distansarbete förväntas de kommunicera med Middlebury på en nivå som överensstämmer med anställda som arbetar på kontoret eller på ett sätt och med en frekvens som verkar lämplig för jobbet och de inblandade personerna.
Telekraftsutrustning och -förnödenheter
I varje enskilt fall, och med förbehåll för att det när som helst kan ändras, kommer Middlebury att avgöra vilken utrustning, om någon, som ska tillhandahållas den anställde för att underlätta distansarbetsarrangemanget. Middlebury tar inget ansvar för stöld, förlust, skador eller reparationer av utrustning som ägs av den anställde. All utrustning som Middlebury tillhandahåller en anställd som en del av ett distansarbetsarrangemang ska förbli Middleburys egendom, och Middlebury ska underhålla utrustningen. Denna utrustning får endast användas för affärsändamål. Beroende på omständigheterna kan den anställde vara ansvarig för stöld, skada eller förlust av egendom som tillhör Middlebury. Middlebury kommer att förse den anställde med lämpligt kontorsmaterial (pennor, papper osv.) för att kunna fullgöra sina arbetsuppgifter på ett framgångsrikt sätt. Middlebury kommer också att ersätta den anställde för vissa affärsrelaterade utgifter, t.ex. telefonsamtal, fraktkostnader osv. som rimligen uppkommer i enlighet med arbetsuppgifterna. Om inte annat skriftligen överenskommits i förväg kommer Middlebury inte att ansvara för andra kostnader som den anställde kan ådra sig under distansarbete.
Telarbetsplats
Den distansarbetande bör utse en arbetsplats, på arbetsplatsen utanför arbetsplatsen, för installation av all utrustning som ska användas under distansarbete. Denna arbetsplats ska hållas i säkert skick, fri från risker för människor och utrustning. Den anställde ska omedelbart rapportera varje skada som uppkommer under distansarbete omedelbart till den anställdes chef och personalavdelningen.
Säkerhet
Anställda som godkänts för tillfällig distansarbete är ansvariga för säkerheten för information, dokument och journaler som de har i sin besittning eller som används under distansarbete. Material med begränsad tillgång får inte nås eller avlägsnas från arbetsplatsen utan skriftligt medgivande från den anställdes chef. Anställda som godkänts för tillfälligt distansarbete måste tillämpa lämpliga skyddsåtgärder för att skydda Middleburys konfidentiella information från obehörigt avslöjande eller skada, och måste följa alla sekretess- och säkerhetsprotokoll och krav som implementerats av Middlebury.
Alla andra policyer gäller
Middleburys anställda som distansarbetar måste fortsätta att följa alla andra policyer och rutiner, inklusive de som rör datoranvändning, sociala medier och konfidentialitet. Som villkor för distansarbete måste alla anställda som får tillstånd att distansarbeta enligt denna policy först underteckna ett avtal om tillfällig alternativ arbetsplats.
Närvaro på arbetsplatsen
Om en anställd som godkänts för tillfällig distansarbete tidigare har planerat att vara fysiskt närvarande på en arbetsplats, en funktion, ett möte eller en annan händelse, eller om han eller hon tror att hans eller hennes fysiska närvaro är nödvändig vid en händelse som planeras efter att det tillfälliga distansarbetsarrangemanget har inletts, måste den anställda först kontakta sin chef. Chefen, tillsammans med personalavdelningen om det är nödvändigt och lämpligt, kommer att bedöma om den anställde fortfarande bör närvara vid evenemanget mot bakgrund av alla relevanta fakta och omständigheter som är kända vid den tidpunkten. Den anställdes hälsa och säkerhet, liksom andra Middlebury-anställdas och lokalsamhällets hälsa och säkerhet, kommer att beaktas noggrant i ett sådant beslutsfattande.
Anhållan om ledighet
Om man inte kommer överens om ett flexibelt schema bör de anställda inte tillåta att händelser och aktiviteter som inte har med arbetet att göra stör eller inkräktar på den schemalagda arbetstiden. Begäran om att använda sjukledighet, semester eller annan ledighet måste godkännas på samma sätt som för en anställd som inte distansarbetar. Om en icke undantagen anställd blir sjuk när han eller hon arbetar på en annan arbetsplats, måste den anställde rapportera de timmar som faktiskt har utförts och använda sjukledighet för de timmar som inte har utförts.
Non-exempt Employees
Non-exempt anställda som distansarbetar omfattas av övertidskraven i Fair Labor Standards Act eller IWC Wage Orders (Kalifornienanställda), och måste därför uppfylla alla krav på registerhållning. Icke-utsatta anställda som arbetar på distans måste noggrant registrera och i tid rapportera all arbetstid som ett villkor för fortsatt deltagande i programmet för distansarbete. En arbetsledare måste i förväg godkänna alla arbetstimmar som överskrider de angivna timmarna per dag och vecka, i enlighet med lokala, delstatliga och federala krav. Middlebury kan återkalla de tillfälliga distansarbetsrättigheterna för varje anställd som inte uppfyller detta krav.
Skattekonsekvenser
Anställda som distansarbetar från en annan delstat eller arbetar i flera delstater är ansvariga för att fastställa sina skatter korrekt. Anställda uppmanas att rådgöra med en skatteexpert för att fastställa den korrekta metoden för källskatt.
Duration av det tillfälliga distansarbetsarrangemanget
Alla tillfälliga distansarbetsarrangemang som krävs praktiskt av COVID-19-utbrottet och som beviljas i enlighet med denna policy beviljas på en återkallelig basis. Följaktligen kan Middlebury efter eget gottfinnande avbryta alla arrangemang för distansarbete när som helst, även om rimlig förvarning kommer att ges i förväg när det är praktiskt möjligt. Om inga andra arrangemang har gjorts, måste den anställde vid uppsägning av distansarbetsarrangemanget eller anställningen, beroende på vilket som inträffar först, återlämna all Middlebury-ägd egendom till Middlebury i gott skick, med avdrag för normalt slitage.
Denna policy är inte avsedd att på något sätt ändra anställningsförhållandet på grund av vilja. Om en anställd inte har ett giltigt skriftligt och undertecknat anställningsavtal som anger något annat, är anställningen följaktligen på eget bevåg och kan när som helst sägas upp av den anställde eller av Middlebury.
Middleburys anställning är på eget bevåg och kan när som helst sägas upp av dig eller av Middlebury utan orsak och utan förvarning.