Projektledare bör utvärdera sina scheman varje vecka för att se till att projektet håller sig på rätt spår. Om projektet börjar glida finns det ett antal tekniker som kan användas för att komma tillbaka till tidsplanen. De flesta av dessa är inte dramatiska.
Anmäl dig automatiskt idag!
Men låt oss anta att ditt projekt börjar glida dramatiskt. Det kanske inte är möjligt att komma tillbaka på rätt spår med hjälp av de typiska teknikerna för tidtabellshantering. Låt oss vidare anta att projektets tidsfrist är fastställd och inte kan ändras. I detta fall kan du behöva använda mer dramatiska metoder. Två tekniker att överväga är snabbspårning och kraschning.
Snabbspårning
Snabbspårning innebär att du tittar på aktiviteter som normalt görs i turordning och tilldelar dem i stället delvis parallellt. Normalt sett skulle man till exempel inte börja konstruera en lösning förrän konstruktionen är klar. Men om du skulle snabbspåra skulle du börja konstruera lösningen på områden där du anser att konstruktionen är ganska solid utan att vänta på att hela konstruktionen ska vara klar. Snabbt genomförande innebär alltid en risk som kan leda till ökade kostnader och omarbetning senare. Till exempel, i exemplet med att designa och konstruera en applikation, är det möjligt att designen kan ändras innan den är färdigställd, och dessa slutliga ändringar kan leda till att man måste göra om en del av det konstruktionsarbete som redan har påbörjats.
En bra tumregel är att sekventiella aktiviteter ibland kan snabbspåras med upp till 33%. Med andra ord, om du snabbspårar kan du påbörja den andra av två sekventiella aktiviteter när den första aktiviteten är 66% färdig. Det finns en risk. Detta verkar dock vara en risknivå för snabbspårning som normalt sett är acceptabel.
Crashing
”Crashing” schemat innebär att man lägger ytterligare resurser på den kritiska banan utan att nödvändigtvis få den högsta effektivitetsnivån. Låt oss till exempel säga att en person arbetar med en tio-dagarsaktivitet på den kritiska vägen. Om du verkligen är desperat för att förkorta denna tidsram kan du lägga till en andra resurs till denna aktivitet. Det är faktiskt så att den resursen kanske inte har alla rätt färdigheter och kanske arbetar fem dagar bara för att förkorta den totala tiden med två dagar.
På ytan är den tidigare avvägningen kanske inte meningsfull.När allt kommer omkring, varför skulle du låta en person arbeta fem dagar bara för att minska en aktivitet med två dagar? Det är inte effektivt. Men kan du föreställa dig ett projekt som var så viktigt att du var villig att göra den här typen av avvägningar?Tänk på YR2K-projekten. När slutet av 1999 närmade sig var det många företag som kastade resurser på projekten och desperat försökte få dem avslutade i tid. De gjorde det snabbt.
De extra resurserna kan komma från projektgruppen eller lånas in tillfälligt utifrån. Ett av målen med att krascha tidsplanen är att minimera den inkrementella kostnaden. Men i utbyte mot att slutföra en del arbete tidigare än planerat leder en försening vanligtvis alltid till en ytterligare tilläggskostnad för projektet. Om du är villig och har möjlighet att spendera mer pengar för att påskynda tidsplanen kan snabbspårning vara ett alternativ för dig.