Hej alla,
Som ni vet finns det två viktiga integrationsscenarier i ekonomifunktionen, ett är ”Order to Cash” (integration av ekonomifunktionen och försäljningen) och ett annat är ”Procure to Pay” (integration av ekonomifunktionen och materialhantering).
Jag har presenterat ”Order to Cash” i mitt senaste blogginlägg (URL:en finns längst ner i det här blogginlägget). I det här blogginlägget kommer jag att gå igenom den enkla processen ”Procure to Pay” i S/4 HANA-systemet. Observera att detta bara är en enkel introduktion, ”Procure to Pay” har många användbara funktioner som inte tas upp i det här blogginlägget.
Föreställ dig ett scenario: Det finns ett företag som handlar med livsmedel och deras kund har just ringt dem för att köpa 50 påsar ris. Men handelsföretaget upptäcker att de inte har tillräckligt med lager. Så de bestämmer sig för att köpa 100 säckar ris från sin säljare och kommer att betala pengarna till säljaren när de har fått varorna.
Som en steg-för-steg-guide kommer jag att underhålla de nödvändiga objekten för livsmedelshandelsföretaget och säljaren från början och sedan köra ”Procure to Pay”-processen. Observera att alla steg och data är baserade på systemets befintliga konfigurationer, olika system kan behöva olika arbeten/steg.
Steg 1: Definiera inköpsorganisation
Ett företag kan ha mer än en inköpsorganisation, olika inköpsorganisationer tar ansvar för inköp av olika material eller tjänster.
Transaktionskod: OX08
Vi kan använda knappen ”Nya poster” för att skapa en ny inköpsorganisation.
I det här blogginlägget kommer vi att använda inköpsorganisationen ”ZJC0”.
Steg 2: Definiera inköpsgrupp
”Inköpsgrupp” kommer att användas i materialstammanställningarna.
Transaktionskod: OX08
Transaktionsnummer: OX08: OME4
Vi kan använda knappen ”Nya poster” för att skapa en ny inköpsgrupp.
I det här blogginlägget kommer vi att använda inköpsorganisationen ”ZJC”.
Steg 3: Definiera anläggning
Transaktionskod: OX10
Vi kan använda knappen ”Nya poster” för att skapa en ny anläggning.
I det här blogginlägget kommer vi att använda anläggningen ”ZJP1”.
När vi har skapat anläggningen bör vi tilldela anläggningen information om lagringsplatsen.
Transaktionskod: OX10
Transaktionskod: OX10
Varje gång vi skapar anläggningen bör vi tilldela anläggningen information om lagringsplatsen: OX09
Steg 4: Underhålla FI-stamdata för leverantören
Innan vi kan skapa en affärspartner med leverantörsrollerna ska vi underhålla FI-stamdata för den nya leverantören.
a. Företag
Sökväg: SPRO-Enterprise Structure-Financial Accounting-Define company
Company ’ZJC3’
b. Företagskod
Sökväg: SPRO-Enterprise Structure-Financial Accounting-Edit, Copy, Delete, Check Company Code
Company Code ’ZJC3’
c. Avstämningskonto
Transaktionskod: Vi ska skapa ett nytt avstämningskonto för leverantören under företagskoden.
I det här blogginlägget är avstämningskontot ”100100”. Som avstämningskonto för en leverantör används ”Recon. Account for Acct Type”-fältet ska välja ”Vendors”.
Steg 5: Underhålla leverantörsdata
Som nämndes i mitt förra blogginlägg finns det ingen separat transaktionskod (TCODE) för att underhålla kund- och leverantörsdata i S/4 HANA-systemet, sakerna har flyttats till Business Partner (BP). Vi bör skapa en ny affärspartner med leverantörsroller (FLVN00, FLVN01) för den här leverantören.
Transaktionskod: BP
De enkla stegen:
a. Skapa en ny organisation
b. Välj kundrollen FLVN01 i rolllistan.
Välj knappen ”Inköp” från skärmen uppe till höger.
Håller uppgifterna om ”Inköpsorganisationen” i den uppkomna skärmen.
I mitt test ser det ut som i skärmbilden nedan.
Data i flikarna ska underhållas baserat på kraven. Spara ändringarna efter att du har underhållit data.
c. Välj FI Customer role FLVN00 i rolllistan.
Välj knappen ”Company Code” (företagskod) i skärmen uppe till höger.
Använd företagskoden och avstämningskontot som vi skapade i steg 4 i den uppkomna skärmen.
Steg 6: Underhåll Material Master
Som nämnts kommer livsmedelshandelsföretaget att köpa 10 säckar ris från leverantören. Vi bör skapa materialstamdata för ris.
Transaktionskod: MM01
Att underhålla materialstamdata kan vara ett stort arbete. Det finns många fält som kan användas i MM01 för att uppfylla verksamhetens krav. I det här blogginlägget kommer jag att använda de mest grundläggande funktionerna för att upprätthålla materialstamdata.
a. Välj branschsektor och materialtyp
b. Välj vyer
c. Mata in data på organisationsnivå med hjälp av de data som vi skapade i föregående steg.
d. Underhåll grunddata i fliken ”Grunddata 1”.
Företagets måttenhet: BAG
Viktinformation:
e. Underhåll inköpsuppgifter i fliken ”Inköp”
f. Behåll prisinformation i fliken ”Accounting 1”.
Detta är bara ett exempel.
När vi klickar på knappen ”Save” kan systemet be oss att behålla värdena för andra fält, detta är baserat på befintliga systemkonfigurationer.
Steg 7: Länka ihop objekten
När objekten har skapats bör vi behålla relationen mellan dem. Kontrollera noggrant uppdragen och se till att alla objekt som just skapats har länkats korrekt innan vi startar ”Procure-to-Pay”-processen. Olika felmeddelanden kommer att visas i processen ”Order to Cash” om kopplingarna inte upprätthålls korrekt.
Anslutningarna kan göras i sökvägen: SPRO-Enterprise Structure-Assignment
a. Tilldela företagskod till företag
b. Tilldela anläggning till företagskod
c. Tilldela inköpsorganisation till företagskod
d. Tilldela inköpsorganisation till anläggning
Steg 8: Skapa inköpsorder
Vi kan skapa en inköpsorder baserat på en inköpsorder, eller så kan vi skapa en inköpsorder direkt. Detta beror på olika krav.
Transaktionskod: Ange de nödvändiga fälten (artikel, material, kvantitet, inköpsgrupp, fabrik etc.) och spara ändringen. Därefter skapas en ny inköpsrekvisition.
Artiklens frigörelsestrategi kan hittas från fliken ”Release strategy” (frigörelsestrategi). Observera att olika system kan ha olika frigöringsstrategier.
Ett exempel:
För att kunna använda inköpsrekvisitionen för att skapa en inköpsorder bör vi se till att artikeln har frigjorts.
Transaktionskod: ME55
Steg 9: Skapa inköpsorder
Transaktionskod: ME21N
Som nämnts kommer vi att skapa en inköpsorder från inköpsrekvisitionen som vi skapade i steg 8.
a. Klicka på knappen ”Document Overview On” (dokumentöversikt på) längst upp till vänster på skärmen (om det visas ”Document Overview Off” (dokumentöversikt av) så strunta i det här steget)
b. Välj ”Inköpsrekvisitioner” i listan
Inför dokumentnumret för inköpsrekvisitionen på den nya skärmen och klicka på knappen ”Execute” (Utför).
Släpp numret för inköpsrekvisitionen till etiketten ”Shopping Cart” (Kundvagn).
c. Data på huvudnivå
Inför leverantörsnumret och andra organisationsdata som vi skapade i föregående steg.
d. Data på artikelnivå
Fältet ”Plant” ska också fyllas i.
Jag använder värdet ”K” (Cost Center) i fältet ”Account Assignment Cat.” i det här blogginlägget, detta värde bör ändras baserat på olika krav.
e. Detaljerade uppgifter om posten
När vi har skapat en ny post bör vi också upprätthålla detaljerade uppgifter om posten.
Fliken ”Kontering”:
Då vi använder ”K” (kostnadsställe) som ”Konteringskat.” för posten, bör fälten under fliken fyllas. Kontroll av relaterad konfiguration ligger utanför ramen för det här blogginlägget, jag kommer att presentera det i ett annat blogginlägg.
Fliken ”Bekräftelser”:
För att vi ska kunna skapa dokumentet för inkommande leveranser ska artikeln bekräftas i inköpsordern. Bekräftelsekontrollen är baserad på anpassning.
När vi är klara med ändringarna kan vi klicka på knappen ”Save” (Spara) och en ny inköpsorder kommer att skapas.
Steg 10: Skapa inkommande leverans
Transaktionskod: Som vi nämnde i steg 9 ska varan i inköpsordern bekräftas innan vi kan skapa den inkommande leveransen utifrån inköpsordern.
a. Ange informationen om ”Leverantör” och ”Inköpsorder” och kontrollera värdet ”Leveransdatum”. Klicka på knappen ”Continue” (Fortsätt) till nästa skärm.
b. Fyll i fältet ”Delivery quantity”, kontrollera andra fält och spara ändringen.
Steg 11: Skapa bra kvitto
I det här testet ska vi, innan vi kan skapa ett bra kvitto för inköpsordern, behålla inköpsorderns artikel till leverans komplett.
Transaktionskod:
Välj kryssrutan ”Deilv Compl.” och spara ändringen.
Transaktionskod: MIGO
Välj ”Goods Receipt” och ”Purchase Order” från rullgardinslistorna. Fyll det tomma fältet på höger sida med det inköpsordernummer som vi skapade i steg 9.
Kontrollera materialinformationen under fliken ”Material”.
Inför kvantitetsvärdet under fliken ”Kvantitet”.
Kontrollera anläggningsvärdet under fliken ”Var”.
Jag kommer att använda rörelsetyp ”101” i det här blogginlägget.
När vi fyllt i/kontrollerat uppgifterna klickar vi på kryssrutan ”Post Ok” och klickar på knappen ”Post”.
Steg 12: Kontrollera FI-faktura
Fi-dokumenten kommer att skapas när vi skapar ett bra kvitto för inköpsordern.
Transaktionskod: MIGO
Välja ”Display” och ”Materialdokument” från rullgardinslistorna. Ange det materialdokumentnummer som skapades i steg 11 i det tomma fältet.
Klicka på knappen ”FI Documents”.
Informationen om FI-dokumenten kan hittas i popup-fönstret.
Vi kan dubbelklicka på dokumentnumret för att visa dokumentet.
Steg 13: Skapa fakturakvitto
Transaktionskod:
Inför ”Fakturadatum” och inköpsordernummer som vi skapade i steg 9.
Kontrollera värdena och klicka på knappen ”Posta”.
Dokumenten (MM-dokument och leverantörsfaktura) kommer att skapas om det inte finns några problem i bokföringen.
Dokumentet kan visas med transaktionskod MIR4.
Klicka på knappen ”Follow-On Documents”, korrespondensen A/P-faktura kommer att visas.
Om A/P-fakturan inte är rensad (automatisk betalning är inte konfigurerad) ska fakturan rensas med transaktionskod F-53 (”Post Outgoing Payment”).
När bokföringen har slutförts visas fliken ”Purchase Order History” (inköpsorderhistorik) i den relaterade inköpsordern, vi kan kontrollera den med transaktionskod ME23N.
Slutsats
I blogginlägget går vi igenom den enkla ”Procure to Pay”-processen från att bygga upp masterdata (”Purchase Organization”, ”Purchase Group”, ”Plant”, ”Company”, ”Company Code”, ”Business Partner”) och transaktionsdata (dokument) från början. Jag råder dig att göra konfigurationer och bokningar själv, så att du får en bättre förståelse för behandlingen av ”Procure to Pay”.
Mitt blogginlägg för att introducera den enkla processen ”Order to Cash” kan hittas på nedanstående URL:
https://blogs.sap.com/2020/03/02/step-by-step-to-run-a-simple-order-to-cash-process/#
.