Teknisk skrivning för tekniker

En av de vanligaste och viktigaste användningsområdena för teknisk skrivning är instruktioner – steg-för-steg-förklaringar av hur man gör saker: monterar något, använder något, reparerar något eller förklarar en personlig process (t.ex. att skriva in sig på en högskola) så att läsarna bättre kan förstå den och eventuellt använda den själva.

Processtexter är extremt vanliga i skolor och yrken. I skolan ger lärare ofta processuppgifter. Humanistiska professorer kan till exempel be om en beskrivning av hur en konstnärlig eller litterär period har utvecklats; historieprofessorer, bidragen från en kulturs ledare över tid; samhällsvetenskapliga professorer, kronologin för uppfinningar; tekniska professorer, förklaringar av hur ljud omvandlas till elektriska signaler; företagsprofessorer, hur den amerikanska centralbanken fungerar eller hur man säljer en produkt.

Vidare dagligen läser vi beskrivande processer, bland annat recept, bruksanvisningar för nya programvaror, eller rådgivningskrönikor om hur man går ner i vikt eller hur man lyckas i skolan eller i ett yrke. Dessa texter fokuserar på att besvara en av följande frågor:

• ”Hur görs det här?”
• ”Hur kan jag göra det här?”

Även om ämnena i en processrapport eller en uppsättning instruktioner kan variera har många likheter: de flesta skrivs för att förklara hur något fungerar, de flesta är strukturerade i kronologisk ordning med hjälp av numrerade steg och de flesta förlitar sig i stor utsträckning på visuella element. När man skriver instruktioner för att lära sig ett nytt program kan man till exempel använda skärmdumpar och/eller skärmvideor för att guida användarna genom handledningen.

Generellt sett är det bra att ha både text och visuellt material i dina instruktioner eftersom din målgrupp troligen består av personer med olika inlärningsstilar. Användningen av visuella element kan dock variera beroende på din målgrupp och den avsedda användningen av instruktionerna. Visuals hjälper till att förtydliga ett begrepp som är svårt att förklara med enbart ord. Grafik kan användas för att visa hur något ser ut, hur något ska se ut när steget har slutförts, hur något görs eller konstrueras, visa trender eller samband, ge projektet livlighet eller helt enkelt hjälpa till att organisera information. Grafik är användbar eftersom nästan alla (även barn och andra med ett annat språk) kan förstå visuella instruktioner och se exakt vad de måste utföra.

Typer av instruktioner

Det finns tre huvudtyper av processtexter:

• • • • Beskrivande processer: Dessa svarar på frågan ”Hur gör man detta?”. Dessa texter beskriver hur en process går till så att läsarna kan förstå den bättre. Att till exempel skriva en beskrivande process om hur du anmälde dig till en kurs online i stället för personligen kan vara användbart för någon som aldrig har gjort en online-registrering.
  • • • • Preskriptiva processer: Dessa är förklarande till sin natur; de föreskriver hur något görs (eller bör göras) så att läsarna kan göra det själva. Dessa är den vanligaste typen av instruktionsdokument. Du kan till exempel skriva en vägledning för användare som förklarar hur de ska utföra grundläggande underhåll på sin bil, till exempel byta olja, kontrollera tändstift eller byta bromsbelägg. *Exemplen nedan är exempel på föreskrivande processer.
  • • • Blandade beskrivande och föreskrivande processer gör att huvuddelen av dokumentet är en beskrivande process samtidigt som det finns några avsnitt som sammanfattar hur läsarna kan utföra processen. Med andra ord kan författarna ta upp både ”Hur kan jag göra detta?” och ”Hur görs detta?” i olika delar av en text. Alternativt kan de utveckla olika versioner av samma dokument för två målgrupper – en målgrupp av användare och en målgrupp av intressenter.

För att komma igång

I början av ett projekt eller uppdrag att skriva instruktioner är det viktigt att tänka på din målgrupp och bestämma egenskaperna (antalet uppgifter och steg) för det särskilda förfarande som du tänker skriva om.

Målgrupp och situation: Definiera tidigt i processen målgruppen och situationen för dina instruktioner. Kom ihåg att definiera en publik innebär att definiera dess kunskapsnivå och förtrogenhet med ämnet. Det är ibland bra att först beskriva din målgrupp för dig själv och sedan använda det för att utvärdera ditt budskap i slutet för att vara säker på att det är lämpligt för din målgrupp.

Antal uppgifter: Ett viktigt övervägande är hur många uppgifter det finns i det förfarande som du skriver instruktioner för. Termen procedur kan användas för att hänvisa till hela den uppsättning aktiviteter som dina instruktioner diskuterar, medan uppgift kan användas för att definiera en halvt oberoende grupp av åtgärder inom proceduren. Att ställa in modemet är till exempel en uppgift i den övergripande proceduren för att ansluta en dator till Internet.

Som ett annat exempel kan nämnas att en enkel procedur som att byta olja på en bil endast innehåller en uppgift; det finns inga halvt oberoende grupperingar av andra aktiviteter. Ett mer komplext förfarande, som att använda en mikrovågsugn, innehåller många halvoberoende uppgifter, t.ex. att ställa in klockan, ställa in effektnivån, använda timern, rengöra och underhålla mikrovågsugnen med mera.

Vissa instruktioner har bara en enda uppgift, men har många steg inom den enda uppgiften. Tänk dig till exempel en uppsättning instruktioner för att montera en gungställning för barn. Ett effektivt tillvägagångssätt skulle vara att gruppera liknande och relaterade steg i faser och sedan numrera om stegen vid varje ny fas. En fas är en grupp av liknande steg inom ett förfarande för en enda uppgift. I exemplet med gungan är det en fas att sätta upp ramen, en annan fas är att förankra den i marken och ytterligare en fas är att montera lådgungan.

Fokusering av instruktioner

Ett annat övervägande, som du kanske inte kan avgöra i ett tidigt skede, är hur du ska fokusera dina instruktioner. För de flesta instruktioner kan du fokusera på de uppgifter som ingår, eller så kan du fokusera på de verktyg som behövs.

• • • • I ett uppgiftsinriktat tillvägagångssätt för instruktioner om hur man använder en telefonsvarare skulle du ha avsnitt om hur man spelar in en hälsning, spelar upp meddelanden, sparar meddelanden, vidarebefordrar meddelanden och raderar meddelanden. Detta är uppgifter – de typiska saker som användarna vill göra med maskinen.
  • • • Å andra sidan, i ett verktygsbaserat tillvägagångssätt för instruktioner om hur man använder en kopieringsapparat, skulle det finnas avsnitt om kopieringsknappen, avbrytningsknappen, knappen för att förstora/förminskas, knappen för att sammanställa/häfta, pappersfacket, knappen för kopieringsstorlek, och så vidare. Om du utformade en uppsättning instruktioner enligt den här planen skulle du förmodligen skriva steg för att använda varje knapp eller funktion i kopiatorn.

Instruktionsinnehåll

Se till att läsa avsnittet om ”Dokumentdesign” innan du skapar dina instruktioner. Inkludera följande punkter:

Inledning: När du noggrant planerar instruktionernas inledning ska du se till att:

• • • • Ange de specifika uppgifter eller förfaranden som ska förklaras.
      • Ange vad åhörarna behöver i form av kunskap och bakgrund för att förstå instruktionerna.
      • Ge en allmän uppfattning om förfarandet och vad det åstadkommer.
      • Ange under vilka förhållanden dessa instruktioner bör (eller inte bör) användas.
      • Ge en översikt över innehållet i instruktionerna.

Allmänna varningar, varningar och faroanvisningar: Instruktioner måste också göra läsaren uppmärksam på möjligheten att förstöra sin utrustning, misslyckas med förfarandet och/eller skada sig själv. Anvisningar måste också betona viktiga punkter eller undantag. För dessa situationer bör du använda särskilda meddelanden, t.ex. anmärkning, varning, försiktighet och/eller fara.

Teknisk bakgrund eller teori: I början av vissa instruktioner (vanligtvis efter inledningen) kan du behöva en diskussion om bakgrund relaterad till proceduren. För vissa instruktioner är denna bakgrund kritisk – annars blir stegen i proceduren meningslösa. I vissa fall kan författare av instruktioner behöva ägna avsevärd tid åt att förklara saker för läsarna innan de går vidare till de faktiska stegen i processen.

Utrustning och förnödenheter: De flesta instruktioner innehåller en lista över de saker som du måste samla in innan du påbörjar proceduren. Detta omfattar utrustning, de verktyg som du använder i förfarandet (t.ex. blandningsskålar, skedar, brödformar, hammare, borrar och sågar) och förnödenheter, de saker som förbrukas i förfarandet (t.ex. trä, färg, olja, mjöl och spik). I instruktioner listas dessa vanligtvis antingen i en enkel vertikal lista eller i en lista med två kolumner i början av instruktionerna. Använd listan med två kolumner om du behöver lägga till specifikationer till några eller alla artiklar – till exempel märkesnamn, storlekar, mängder, typer, modellnummer och så vidare.

Diskussion av stegen: När du kommer till själva skrivandet av stegen ska du se till att noga överväga strukturen och formatet för dessa steg, eventuell tilläggsinformation som kan behövas, samt synvinkeln och den allmänna skrivstilen för instruktionerna. En synvinkel som används i tekniskt skrivande är den andra personen, vilket innebär att man vänder sig till publiken som du.

*Generellt sett bör författare av instruktioner sträva efter att göra följande:

• • • Använd tydlig och enkel skrivning när det är möjligt.

• • • Har en grundlig förståelse för processen i alla dess tekniska detaljer.

• • • Arbeta för att sätta dig in i läsekretsen för den läsare som ska använda dina instruktioner.

Exempel på elevinstruktioner

• Prov på svetsinstruktioner (elevprov)

• Prov på mekatronikinstruktioner – testning av dioder. & Transistorer (elevexempel)

• Auto/Diesel Instruktioner – Hur man byter ut en bakre svängstång på en Toyota Corolla (elevexempel)

• Säng Instruktioner för förflyttning (studentprov)

• Hur man byter gitarrsträngar (studentprov)

Professionella instruktioner

• Svetsning Instruktioner Prov 1 (yrkesprov)

• Barbie Dreamhouse (yrkesprov)

• Trampolinmontering (yrkesprov)