Många småföretag tänker inte på frånvaro förrän det blir ett problem. En dag kommer en chef att märka att en viss anställd verkar ha sjukanmält sig ”ofta”, men kan inte vara säker eftersom sjukdagarna inte har registrerats. Chefen kan gå tillbaka till sms eller e-post och räkna ut hur många gånger den anställde har varit frånvarande, men är ändå inte säker på vad som är för mycket när det gäller frånvaro.
”Överdriven” frånvaro är en term som jag använder för att beskriva en viss anställds närvaro om han eller hon har varit frånvarande mycket mer än den typiske anställde och inte har giltiga skäl för frånvaron. Överdriven frånvaro innebär att man ligger utanför normen, dvs. utanför vad som är normalt för ditt företag och vad som är normalt för befolkningen i allmänhet. Således kan ”överdriven” inte erkännas för en viss dag, vecka eller till och med månad. Jag föredrar snarare att använda ett helt år för att bedöma sjukfrånvaron eftersom jag då inte behöver justera för årstider för utbrott av förkylning och influensa.
Ett exempel på överdriven sjukfrånvaro som jag ser ganska ofta (förvånansvärt nog) är situationen där en viss anställd har varit sjuk mer än resten av de anställda tillsammans!!! Ett extremt exempel som helt klart kan betecknas som överdrivet och som för små arbetsgivare allvarligt skulle påverka leveranserna.
Men överdriven frånvaro kan förekomma i mycket mindre extrema situationer, vilket gör det nödvändigt att ha en process för att fastställa vad som är ”överdrivet”. Så här gör du:
- Begynna att spåra närvaron för alla. Det kan enkelt göras i ett Excel-kalkylblad där varje arbetsdatum listas överst och varje anställd har en rad nere till vänster. Varje gång någon är borta noterar du orsaken i rätt cell. Kategorier som jag använder för att klassificera frånvaro är:
- Semester (V),
- Ledighet (L) som kan omfatta dödsfall, sjukdom, wcb, moderskap osv,
- Förhandsgodkänd frånvaro (P) för situationer där den anställde ber om och får godkänt i förväg för att delta i ett möte eller ta hand om en personlig eller familjesituation, och
- Oplanerad frånvaro (U) när den anställde inte är på jobbet och inte har gett dig chansen att förhandsgodkänna.
- När du har minst sex månaders närvaro som du har spårat, kan du granska och räkna upp hur många av varje ”U”-typ av frånvaro som varje person har. Sortera de anställda från högst till lägst.
- Identifiera vem som hör till de 10 % som har högst frånvaro (dvs. de som har flest frånvarotillfällen och som vanligtvis ligger långt över företagets genomsnitt) .
Om de 10 % som har högst frånvarotillfällen har fler oplanerade frånvarotillfällen än det nationella genomsnittet (som förra året var cirka 9 frånvarotillfällen per år), kan du ha en överdriven situation och det är dags att utreda vad som händer med den anställde. Om till och med de 10 % som ligger under det nationella genomsnittet kanske du ändå vill ta itu med det, men jag skulle inte använda begreppet överdrivet även om det kan vara överdrivet för ditt företag.