Vad är EDI Shipping och hur fungerar det?
Skeppningsindustrin har fått ett uppsving när det gäller deras arbete nyligen, efter COVID-19, varje land är beroende av sjöfart för inlandstransporter, import, export, etc. och i detta är den svåraste uppgiften att upprätthålla data eller detaljerna i transaktionen. Med ökade krav från kunderna är pappersdokumentation också en aspekt som företagen är trötta på. Tänk om alla dessa datatransaktioner kan göras online utan papper, det är då vi kan använda EDI-sändningssystemet. Det hjälper B2B EDI-transaktionen att ske sömlöst med mycket färre fel
Vad är EDI i sjöfartsindustrier
Sjöfartens värld förändras i alla aspekter oavsett flygvägar, vattenvägar, markvägar eller järnvägar. Eftersom hela kedjeprocessen är beroende av varandra sker import- och exportverksamheten kraftigt. Så för att överleva i affärsmiljön måste ett företag förbättra sina prestationer, inklusive sin fraktprocess.
Normalt sett måste fraktverksamheten hantera dokumentationsdetaljerna för
- Lagret
- Distributionsdetaljer
- Skyddsdetaljer
- Finansiella frågor
För att undvika alla typer av oorganiserade detaljer och för att få effektivare utdata övergår företagen till EDI.
D EDI inom sjöfartsindustrin genererar de dokument som krävs och ordnar dem på ett organiserat sätt. EDI shipping har visat att det är effektivare i sitt arbete och har gynnat shippingindustrin mycket.
Hur fungerar EDI i shippingindustrier?
Det måste finnas uppgifter som upprätthålls om syftet med behandling av varor, sändningar eller någon form av finansiell verksamhet för EDI logistik. Istället för att mata in varje data automatiserar EDI-systemet (Electronic Data Interchange) hela förfarandet genom att samla in alla data som finns tillgängliga i systemet.
Till exempel
Antag att det sker en sändning av 10 000 mobiler från lagret till utställningslokalen. Genom att skanna en enda QR-kod som finns på lådan får EDI-försändelsesystemet tillgång till uppgifter om försändelse, utställningslokalens adress, väntande finanser, fakturor och fakturor i ett enda svep. Rapporten skickas till berörda personer, avdelningar eller system. Alla dessa aktiviteter kommer att utföras genom fullständig automatisering och det finns inget krav på mänsklig inblandning. Med detta exempel förstår vi tydligt hur EDI fungerar inom logistiken.
Vad är EDI inom transportbranschen?
En annan aspekt är att EDI transport blir populär inom transportbranschen. Det sömlösa datautbytet mellan två företag i transportvärlden kan automatiseras med hjälp av EDI transport. Det resulterar i att man sparar pengar och tid i stor utsträckning med noll stavfel. En annan viktig fördel med EDI inom transportbranschen är att den erbjuder sömlös kommunikation över hela försörjningskedjan.
Gemensamma transaktionskoder för EDI inom transport
- 204 – Motor Carrier Load Tender: Transportören skickar det till transportföretaget för att få detaljerad information om landningsinformation för en sändning
- 990 – Svar på lastanbudet: Transportföretaget skickar det till transportföretaget för att få detaljerad information om landningsinformation för en sändning
- 990 – Svar på lastanbudet: Det används av transportföretagen. Det är för att ange om de kommer att hämta en viss sändning som tidigare erbjudits av en avsändare. Denna kod är svaret på transaktion 204
- 211 – Bill of Lading: Transportören skickar denna uppsättning transaktioner till transportföretaget för att tillhandahålla detaljerad information om fraktsedeln för en sändning.
- 212 – Delivery Trailer Manifest: Transportören kan skicka en uppsättning transaktioner till berörda parter som innehåller en förteckning över släpvagnar med många försändelser som har anbud för leveransen
- 214 – Meddelande om försändelsens status: Transportören skickar en uppsättning transaktioner till berörda parter som innehåller en förteckning över släpvagnar med många försändelser som har anbud för leveransen: Denna kod skickas av transportören till avsändaren eller mottagaren för att ge en uppdatering av dina sändningar med datum, tid, plats, kontaktnummer och rutt
- 210 – Fraktinformation och faktura: Denna kod används av transportören för att begära betalning för de tjänster som utförts eller beställts
- 820 – Betalningsorder/avräkningsmeddelande: Denna kod används av transportören för att begära betalning för de tjänster som utförts eller beställts
- 820 – Betalningsorder/avräkningsmeddelande: Denna uppsättning koder används av betalaren för att skicka information om betalningar
- 997 – Funktionsbekräftelse: Detta används som svar för varje transaktion för att ange betalningsmottagarens och avsändarens godkännande.
Historia om EDI inom sjöfart och logistik
Det var 1965 som en ångbåtslinje mellan Amerika och Nederländerna började använda EDI genom att skicka ett meddelande. Även om det inte var ett egentligt EDI var aspekterna och protokollen desamma. Inom tre år, dvs. 1968, började många företag använda det system som kallas elektroniska meddelanden. Men det rådde förvirring när det gällde format och olika standarder mellan två företag. Därför bildades en kommitté med namnet Transportation Data Coordinating Committee (TDCC). Gilbert var ordförande för den och arbetade tillsammans med Joseph Carley, Earl Bass och Ralph Notto.
De utvecklade standarderna för förtydligande mellan två parter som gav vägen för ANSI X12 och modern EDI-spårning.
Fördelar med EDI inom transport
- Då det inte finns någon mänsklig inblandning sker generering, sändning eller registrering av eventuella transaktioner mycket snabbare.
- Informationen tillhandahålls i realtid så att möjligheten till förseningar kan undvikas i processen för sändning eller mottagning.
- Integreringen av alla operationer oavsett om de sker till sjöss, på land eller i luften sker i ett enda kommunikationsflöde genom systemet för logistikoperatören.
- Det ger säkra administrationsförfaranden vid tullar eller PIF etc.
- Det hjälper till att planera försörjningskedjan för mellanhänder som distributörer och återförsäljare så att det inte finns någon försörjning av felaktig eller föråldrad logistik.
EDI Shipping Codes
En förteckning över element som nämns i ett EDI-dokument och vad de betyder för både avsändare och mottagare kallas för en kodlista. Och i denna lista har varje EDI-fraktkodens namn en betydelse och levererar rätt typ av information/meddelande.
Nedan listas några typer av EDI-koder:-
– 01 Basic
– 02 End of Month
– 03 Fixed Date
– 05 Discount not applicable
En kodlista för varje element som nämns i dokumentet erbjuds av varje EDI-standard genom vilken följande funktioner tillämpas, t.ex:-
Översättning av en EDI-kod till ett lekmannaspråk görs av en EDI-översättare som kan hjälpa till att avkoda meddelandet.
Desto mer kunskap vi har om varje kods innebörd och syfte, desto bättre förståelse har vi för EDI Shipping-koderna.
EDI Shipping documents
Ett EDI-dokument kallas EDI-dokumentet med hjälp av EDI-dokumentets nummer och dess namn.
Ett EDI Shipping Document är fungerat för att utbyta information mellan handelspartners och innehåller samma mängd information som i sin pappersform lika.
Ett EDI-dokument består av tre centrala delar: kuvert, segment och dataelement, formaterade för att följa en specifik EDI-standard.
Till exempel är ordern X12 940- Ship from the warehouse ett EDI-dokument som används för att instruera lagret när det ska skicka varor till en handelspartner.
Att förstå ett EDI-försändelsedokument kan vara komplicerat och tidskrävande. Vissa företag har hittat ett sätt att hantera genom att förstå de standarder som dokumentet bygger på genom att implementera riktlinjer och hantera informationen.
EDI avgifter i sjöfarten
När en speditör organiserar utbytet av elektroniska data till hamnar/tullar och andra statliga enheter som behöver informationen är hur EDI avgifter i sjöfarten tillämpas. Ibland tillämpas avgiften på begäran av kunden eller en leverantör som kan ta ut en avgift för en viss tjänst och kan till och med bunta avgifter i ett totalt paketpris.
EDI 940 Warehouse Shipping Order
Denna expeditionsorder skickas av leverantören när denne vill involvera ett tredjepartslager eller ett tredjepartslogistikföretag (3PL) för att göra en försändelse till en återförsäljare, livsmedelshandlare, distributör eller till en sekundär plats hos leverantören.
Den EDI 940 Warehouse Shipping Order kan förmedla instruktioner för att skicka samma produkt till många platser eller specifika kartonger till en specifik plats.
Den EDI 940 Warehouse Shipping Order innehåller fördelar för både avsändare och mottagare. Några av dem är:-
- Förkortar tiden där leverantören måste lämna in leveransorder.
- Eliminerar användningen av e-post, fax eller CSV för att skicka eller ta emot lagerbeställningar.
- Ökar driftseffektiviteten genom att minska tiden och skära bort användandet av papper
- Det ger mer exakta data och gör sig av med fel.
Nyckelelement i EDI 940 Warehouse Shipping Order
- Köpande parts försäljningsordernummer
- Leverantörens ordernummer
- Köparens leveransort
- Förfrågat leveransdatum
- Artikelidentifierare
- Kvantiteter.
EDI Shipping Transaction
När ett företag vill skicka en försäljningsorder till ett annat företag sker en EDI-transaktion. En EDI-sändningstransaktion är ett standardiserat affärsdokument. Företag och handelspartner utbyter dessa dokument med hjälp av EDI-standarder. På så sätt kan man automatisera och effektivisera försäljningsorder, fakturor, bekräftelser, betalningar, spårning och andra rapporter.
En EDI-försändelsetransaktion kommer inte till någon nytta om den inte innehåller en viss minsta mängd viktiga uppgifter. EDI-transaktioner utformades för att vara oberoende av den kommunikation som företagen använder eller den programvaruteknik som genererar EDI-data.
EDI 945 Warehouse Shipping Advice
En EDI 945 Warehouse Shipping Advice görs när en tredjepartslogistik (3PL) eller ett lager vill meddela leverantören att sändningen har gjorts. Det ger den information som leverantören behöver för att kontrollera den skickade kvaliteten mot den beställda kvantiteten, skapa en faktura och generera en 856 Advance Ship Notice (ASN)-transaktion.
Fördelar
Fördelarna för både avsändare och mottagare beror på hur automatiserad och integrerad transaktionen är för båda parter. Fördelarna med EDI 945 Warehouse Shipping är bland annat:
– Minskar den tid som ett lager behöver lägga ner på att manuellt skicka leveransbesked och pappersbaserade leveransdokument.
– Ökar verksamhetens effektivitet genom att minska mängden pappersarbete.
– Slipper använda e-post, fax eller CSV för att skicka eller ta emot leveransbesked från lagret.
– Två huvudskäl till varför EDI 945 används
– För att rapportera en orsak till en ändring av leveransdatum, varför produkter har strukits från en leverans och information om produktsubstitution.
– För att kommunicera detaljerna om leveransen till detaljhandelskunderna i EDI-leveransmeddelandet.
Advance Ship Notice EDI 856
EDI ASN eller Advance Ship Notice, även kallad EDI 856-kod, används för att etablera elektronisk kommunikation av innehållet i leveransen till en annan partner. I grund och botten är det ett förhandsbesked för partnern om sändningens ankomst. Den används vanligen av tillverkningsindustrin, bilindustrin och detaljhandeln för att informera eller svara på EDI 850-, EDI 830- och EDI 862-koder. Den innehåller beskrivning, information och produkttyper. Så den består av
- Försändelseinformation och spårningsnummer
- Inköpsordernummer och information
- Artikel- och kvantitetsinformation
- Förpackningsinformation
EDI 862 Shipping Schedule
I fraktbranschen ändras instruktionerna mycket ofta och det beror på många faktorer. EDI 862-koden används för att beskriva om,
- Ordnandekvantiteten minskas
- Ordnandekvantiteten ökas
- Det finns någon ändring i leveransdatumet.
Med detta säkerställs också om leverantören har tillräckligt med lager eller inte, olika instruktioner om leveranser och de flesta aspekter av EDI 862-koder stämmer överens med EDI 830 planeringskoder. Så EDI 862 handlar i princip om scheman, beställningar, uppdateringar i rätt tid av sändningar.
Inpackning
Som andra branscher erbjuder EDI många fördelar även för sjöfartsbranschen. Många EDI-tjänsteleverantörer erbjuder robusta och kraftfulla EDI-lösningar för din hjälp. Bland dem är WebBee Globals lösning ”Map My EDI” den bästa.
Denna ”MapMyEDI” erbjuder flera fördelar såsom EDI Tracking & Search, B2B EDI, EDI Agreements, EDI Mapping, EDI Error Handling och EDI Transaction Codes.
Därmed kan du använda dig av denna EDI-lösning för ditt utbyte av affärsdata och förbättra den totala prestandan tidigast.