Var effektiv, inte effektiv

Har du någonsin avslutat en hel lista med uppgifter, men sedan insett i slutet av dagen att du faktiskt inte åstadkommit så mycket? Anledningen är förmodligen att du var effektiv men inte ändamålsenlig.

”Att vara upptagen innebär inte alltid att man arbetar på riktigt. Syftet med allt arbete är produktion eller prestation, och för att uppnå något av dessa mål måste det finnas förutseende, system, planering, intelligens och ett ärligt syfte samt svett.”

– Thomas A. Edison

Effektivitet och ändamålsenlighet låter likadant men har i själva verket mycket olika betydelser. Effektivitet är förmågan att utföra uppgifter snabbt oavsett om de är viktiga eller inte, medan ändamålsenlighet är förmågan att välja och utföra de uppgifter som är mest relevanta för ditt mål. Effektivitet gör det möjligt för dig att göra en uppgift snabbt även om den uppgiften är irrelevant för dina mål medan effektivitet hjälper dig att uppnå dina mål genom att se till att din tid endast investeras i de viktigaste uppgifterna.

För att använda en bilanalogi är bilens hastighet som effektivitet. Det spelar ingen roll hur snabbt bilen färdas om den färdas i fel riktning. Bilens riktning är analogt med effektivitet. Att resa i rätt riktning och vara effektiv garanterar att man slösar så lite tid som möjligt.

Effektivitet är nästan alltid bättre än effektivitet. Effektivitetens konst är att undvika onödigt arbete som inte borde göras från början. När du undviker onödigt arbete får du spendera noll tid på det med en minimal förlust eftersom det är oviktigt. Ingen effektivitetsökning kan minska den tid som en uppgift tar i anspråk till noll. Det är därför det är bättre att vara effektiv än att vara effektiv.

Har en Not To Do List

När du planerar din dag är det enklaste sättet att se till att du arbetar med användbara uppgifter samtidigt som du undviker värdelösa uppgifter som verkar användbara att fråga dig själv vilket arbete som verkligen är väsentligt och som verkligen kommer att få en effekt samtidigt som du märker och skriver ner arbete som inte är riktigt produktivt, t.ex. överdrivet e-postkollande.

I ”The Four Hour Workweek” rekommenderar Tim Ferriss att man skapar en Not To Do List och en To Do List. En Not To Do-lista är användbar eftersom den gör dig mer medveten om onödiga uppgifter. Med en Not To Do-lista kan du genomskåda falskt arbete som verkar vara arbete.

Håll din To Do-lista så kort som möjligt och ordna den från viktigast till minst viktigt så att du gör de viktigaste uppgifterna först.

Undervik perfektionism och gör det bara

Det är lätt att utföra uppgifter som vi vill göra. Utmaningen är att upprätthålla samma produktivitetsnivå för mindre attraktiva uppgifter. Vanligtvis vet vi vad vi måste göra varje dag, men ibland undviker vi att göra det till förmån för mindre viktiga, enklare uppgifter. Man skulle kunna kalla detta för workcrastination – att göra arbete men faktiskt inte göra det arbete som verkligen är viktigt. Arbetskrämaren kan arbeta otroligt effektivt och få uppgifter gjorda snabbt, men eftersom han arbetar med det oviktiga samtidigt som han undviker det viktiga får han i slutändan inte alls lika mycket gjort som en mer effektiv person.

Det bästa sättet att undvika det här problemet är att undvika perfektionism och bara göra det. Rädsla för att misslyckas och att inte veta vad man ska göra kan hindra oss från att påbörja viktiga uppgifter. Vi vet att uppgifterna är viktiga och vill inte göra bort oss.

För det första är det viktigt att inse att det ofta är lika illa att inte göra en uppgift som att göra den dåligt, och även om det slutar med att du gör misstag kan du alltid rätta till dem.

Det bästa sättet att besegra arbetsförskjutning eller någon annan form av uppskjutning är att bara hoppa in, påbörja uppgiften och acceptera att du förmodligen kommer att göra misstag som kan rättas till senare.

Ta med dig detta tankesätt till varje dag och lägg märke till hur mycket mer du får gjort.

Motivation Följer Handling

Konventionella visdomar säger att motivation går före handling. Vi säger saker till oss själva som: ”Jag påbörjar den här uppgiften när jag känner mig motiverad att göra den”. Sanningen är dock att motivationen stiger och sjunker med tiden, så du måste acceptera att du ibland måste utföra uppgifter även när du inte är motiverad.

När du väl påbörjar uppgiften kommer du dock ofta att märka att din motivationsnivå ökar i takt med att du gör framsteg. Verkligheten är att det är att påbörja uppgiften som är det viktigaste hindret att ta sig förbi – att påbörja uppgiften är som ett hinder som, när det väl har klarats, följs av platt mark. När du väl har börjat har du oftast passerat det mesta av motivationsfriktionen och att slutföra uppgiften är inte alls lika svårt som du trodde. Utskjutning orsakas ofta av oförmågan att påbörja uppgifter. Den som skjuter upp arbetet ”börjar” något annat än uppgiften, t.ex. kolla sin e-post, och känner att han/hon gör framsteg. Vad som egentligen händer är att de uppgifter som måste göras fortfarande inte har påbörjats och att ingenting av värde egentligen uppnås.

När du kämpar för att påbörja en uppgift, kom ihåg att det nästan alltid är den svåraste delen att börja. Du kan till och med lova dig själv att du kan sluta arbeta när du väl har påbörjat en uppgift. Prova detta och du kommer att märka att du ofta är villig att fortsätta arbeta med uppgiften.

Förvänta dig inte att det ska vara lätt

Många uppgifter (som att skriva den här artikeln) är utmanande även när du väl har börjat. Ibland är det arbete som krävs för att nå dina mål lätt, men oftast är det inte lätt.

Det faktum att ditt arbete är utmanande är inte nödvändigtvis dåligt. Faktum är att om arbetet är utmanande är det oftast ett gott tecken. För att förbättra sig och göra framsteg måste man göra nya saker, gå utanför sin komfortzon och ibland misslyckas.

Problemet är inte att en aktivitet är utmanande, det är när vi ser det som något negativt. Fel tillvägagångssätt är att börja med att förvänta sig att aktiviteten du gör kommer att vara lätt. Om du har den inställningen kommer du att bli överraskad och eventuellt avskräckt av hur utmanande den är.

En mycket bättre inställning är att inte bara förvänta sig att uppgiften ska vara utmanande, utan att njuta av utmaningen. Istället för att tänka: ”Jag måste göra den här svåra uppgiften”, säg till dig själv: ”Jag har en möjlighet att förbättra mig och göra framsteg”. Att omformulera utmanande aktiviteter på detta sätt gör dem mer attraktiva. Och när du tycker att en aktivitet är attraktiv tenderar du att göra den mer. Du tenderar att ägna mer tid åt den utmanande aktiviteten, vilket leder till större förbättringar och framsteg. Det är en win-win, du är lyckligare nu på grund av din positiva inställning till utmaningar och kommer att vara lyckligare senare när du gör större framsteg.

Sammanfattning

• Produktivitet är resultatet av effektivitet som innebär att man filtrerar ut de viktigaste uppgifterna och gör dem. Effektivitet (att göra uppgifter snabbt) leder inte nödvändigtvis till produktivitet eftersom du kan lägga din tid på fel uppgifter.
• Håll dina listor med uppgifter att göra så korta som möjligt och gör de viktigaste uppgifterna först. Ha en Not To Do-lista för att undvika arbete som inte är riktigt viktigt.
• Undervik perfektionism. Gör det bara och var villig att göra misstag. Inse att det verkar produktivt att göra enkla, falska arbeten, men att det egentligen inte är det.
• Arbeta nu, och ofta kommer motivationen att följa med. Att börja är det svåraste.
• Se utmaningar som möjligheter att förbättra sig och göra framsteg. Se dem positivt.