Varför du bör hantera uppgifter med hjälp av 4-kvadrantmetoden

Prioritetskvadranten förbises ofta, eftersom det finns många andra populära sätt att hantera uppgifter. Några av dem är:

• Hantera enligt kalender. Alla uppgifter har tid och datum. Allt är schemalagt.
• Hantera med hjälp av listor. Allt skrivs ner linjärt.
• Hantera med ”post-it’s”. De viktigaste uppgifterna sitter på någon framträdande plats som är synlig hela tiden, vilket tvingar dig att få dem gjorda.

Användning av en prioriterad kvadrant

I dag skulle jag vilja prata om en annan strategi för hantering av uppgifter: 4-kvadrantmetoden. I det här blogginlägget ska jag berätta varför det är ett bättre sätt att hantera uppgifter än alla 3 metoderna ovan.

Vad innebär det att hantera med hjälp av 4-kvadranter? För det första kategoriserar du i princip alla uppgifter i en av fyra kvadranter. Ett tillvägagångssätt, känt som Eisenhower-matrisen, är till exempel att kategorisera uppgifter i kritiska och omedelbara kvadranter. Detta täcker två grundläggande dimensioner: tid och prioritet.

Uppgifter som är högprioriterade och måste göras snart hamnar i den övre vänstra delen av tidshanteringsmatrisen, kvadrant 1. De andra fyra kvadranterna är också självförklarande.

Är du redo att börja prioritera med hjälp av en prioriteringskvadrant? Vi har en app för det. Registrera dig här:

Inte övertygad än? Läs vidare!

Varför är det här tillvägagångssättet bättre än metoderna kalender/post-its/linjär lista för uppgiftshantering?

1. Du får alla fördelarna med att hålla reda på när uppgifter är förfallna, men får också insyn i prioriteringen. I en traditionell kalendervy ser du när du måste göra saker, men du förstår aldrig varför och om det kan släppas. Kalenderdriven organisation saknar förmågan att hantera idéer och strategiska objekt.
2. En linjär lista leder till oreda och förvirring eftersom den skapar en mentalitet av antingen ”FIFO” eller ”LIFO”. Om du i stället använder de fyra kvadranterna vet du att du bara behöver arbeta med uppgifter i den första kvadranten, vilket gör det mycket lättare att fokusera dina ansträngningar. Linjära listor är bra för att fånga upp idéer som inte har datum och tid, men saknar bra kategorisering.
3. I ett post-it-system arbetar du med viktiga eller brådskande saker. Du förlorar dock begreppet tid. Därför kan du inte förstå vilken post-it som är viktigast. Dessutom börjar du med tiden förlora koll på post-itsen, vilket leder till informationsförlust.

Fördelar med en prioriteringsmatris

Då du kategoriserar uppgifter i 4-kvadranter med hjälp av prioriteringsmatrisen kan du fånga fördelarna med alla 3 metoderna för tidshantering. Med Priority Matrix kan du:

1. Hålla reda på idéer på hög nivå som linjära att göra-listor
2. Hålla reda på tid och ansträngning som kalendrar
3. Hålla reda på vad du måste göra nu som post-it-lappar

Med tanke på detta vill vi uppmuntra dig att själv se varför vår app Priority Matrix är den bästa appen för uppgiftshantering i prioritetskvadranten.

Är du redo att revolutionera ditt sätt att arbeta?

>>Ladda ner vår mall för tidshantering med 4 kvadranter<<

Och om du är redo att ansluta dig till +10 000 prioriterare som har blivit MER effektiva med Priority Matrix, registrera dig GRATIS, direkt i rutan nedan:

Lär dig mer om Priority Matrix för Windows, iPhone, iPad och Mac.