Jag vill dela med mig av historien bakom varför jag bestämde mig för att skapa en elektronisk pärmmapp och varför vi är så passionerade för den digitala pärmmappen på fortythree.me.
Min utmaning: För många konkurrerande uppgifter
För ett par år sedan kämpade jag med min produktivitet. Eftersom jag arbetade som managementkonsult var jag tvungen att jonglera med flera projekt för olika kunder samtidigt. Dessutom fanns det flera interna projekt inom vårt företag. Dessutom fanns det en del privata projekt som att inreda lägenheten, planera semesterresor, sport och så vidare.
Vissa dagar frågade jag mig själv: ”Vad i helvete? Det finns så många saker att göra att jag inte ens vet var jag ska börja!”. Samtidigt strömmade nya saker in i min inkorg i en otrolig hastighet.
Jag blev alltmer upptagen av att organisera mina uppgifter och omvärdera prioriteringarna för att få åtminstone en viss känsla av ordning mitt i detta kaos. Det kändes som om den tid som faktiskt var tillgänglig för att göra mitt arbete snabbt minskade, till min stora oro. Jag inledde därför en resa för att utforska system för produktivitet och tidshantering.
Mina särskilda inspirationskällor var Merlin Manns blogg och David Allens Getting Things Done, som visade mig begreppet inbox zero och principer för effektivt arbete. Principerna i GTD är oerhört värdefulla för mitt dagliga arbete i dag. Ett verktyg stack ut och blev den centrala delen av min självorganisering: ticklerfilen, även känd som 43 mappsystem.
Med varje nytt ämne som kommer i din väg måste du bestämma om du vill göra, delegera, skjuta upp eller radera det. (De berömda 4 D:na) I dag är den elektroniska pärmmappen mitt favoritverktyg för att skjuta upp uppgifter på ett effektivt sätt.
Här kommer en sammanfattning:
Pärmmappen består av 12 mappar för årets månader och upp till 31 mappar för den löpande månaden. Jag beskrev i ett tidigare inlägg hur man bygger upp en fästmapp. Om du vill skjuta upp ett ärende till framtiden behöver du bara lägga det i rätt mapp. Den är dold tills den blir förfallen, då den automatiskt dyker upp ur mappen igen.
Detta enkla system ger mig många fördelar:
- Jag har en plats där alla uppskjutna ärenden hamnar när jag bearbetar min inkorg.
- Jag kan glömma bort dessa uppgifter eftersom jag kan lita på att systemet påminner mig, när det är dags.
- Jag kan fokusera på de uppgifter som verkligen är relevanta idag.
- Jag kan uppnå inbox zero och minimera tiden som jag behöver slita min hjärna över inkorgen.
- Jag har ett lättviktigt planeringsverktyg.
- Jag kan hålla fokus i denna värld full av distraktioner.
Avprickningsfilen gör min dagliga verksamhet mycket effektivare, mer fokuserad och roligare.
Då jag sällan arbetar med papper och mestadels mobilt, har jag alltid också velat ha en elektronisk avprickningsfilsapp på min smartphone. Men det fanns ingen.
Min lösning: Jag anpassade kontorsprogrammen och provade över ett dussin tillgängliga ”att-göra-appar” samt alla populära produktivitetssystem. Även om det är möjligt att skapa en tickler-fil i anteckningsappar som Evernote eller på tavlor som Trello, är detta alltid besvärligt. Ingenting gav mig den fulla nyttan av det fysiska systemet med tickler file i den digitala världen. Därför började jag förra året som produktivitetsentusiast att bygga den här specialiserade elektroniska fästmappen. Just nu finns den tillgänglig som en app på Android och iOS (fortfarande i beta).
EDIT: Den finns nu tillgänglig på App Store och Play Store. Hämta den här.
För tillfället fokuserar vi på kärnfunktionaliteten, men det finns planer på att förbättra appen samtidigt som den ska vara enkel och lätt att använda.
Det är värt att ge den elektroniska fästmappen ett försök! Så gör det 😉