El balance muestra el total de los activos, las deudas y los fondos propios de una empresa, y ofrece una visión de su situación financiera en un momento determinado. A menudo descrito como una instantánea del rendimiento, el balance puede ser pasado por alto por los propietarios de empresas con poco tiempo, pero no debería ser así. El balance es extremadamente importante para evaluar dónde ha estado su negocio y hacia dónde se dirige, y puede ayudarle a determinar si necesita pedir dinero prestado o si está en condiciones de perseguir el crecimiento.
¿Qué es un balance?
El balance es uno de los tres tipos principales de estados financieros que son vitales para el éxito de los propietarios de negocios. Los otros dos son la cuenta de resultados y el estado de flujos de efectivo.
Para que un balance sea una herramienta de previsión eficaz, tiene que incluir componentes clave, como los activos de su empresa (lo que posee) y sus pasivos (lo que debe). El balance también incluye el capital de los accionistas (o capital de los propietarios), es decir, cuánto han invertido los accionistas en la empresa.
«Muchas pequeñas empresas, sobre todo las más pequeñas, sólo se fijan en la cantidad de efectivo que tienen en la cuenta corriente y en si tienen suficiente dinero para pagar sus facturas», dijo Mitchell Freedman, contable público y especialista en finanzas personales de MFAC Financial Advisors, a business.com. «Eso puede estar bien para algunas empresas, pero si alguien quiere entender su negocio, el balance proporciona mucha información».
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¿Qué incluye un balance de situación?
Aunque puede variar de un sector a otro, el balance de situación suele constar de tres partes principales: activos, pasivos y fondos propios.
Activos corrientes
La sección de activos enumera tanto los activos líquidos, o aquellos a los que se puede acceder fácilmente para obtener dinero en efectivo, como los activos fijos, también conocidos como activos no líquidos.
Los activos fijos son cosas de valor que no se pueden convertir en dinero en efectivo rápidamente, como la propiedad, un edificio de oficinas o el equipo utilizado en las operaciones.
También hay activos intangibles que no son físicos pero que aportan valor a la empresa. Incluyen el fondo de comercio de la empresa, el nombre de la marca, la propiedad intelectual y las patentes, entre otras cosas.
Suma todas esas participaciones y tendrá su lista de activos totales para el balance.
Pasivos
Los pasivos son todas las deudas de su empresa, incluidas las hipotecas, los préstamos bancarios, los gastos y cualquier otra obligación. Suelen desglosarse en pasivos corrientes y a largo plazo.
Los pasivos corrientes son los que vencen durante el año. El material de oficina, el alquiler, los gastos de marketing, las nóminas, los impuestos, los pagos de préstamos y los gastos sanitarios son algunos ejemplos de pasivos corrientes.
Los pasivos a largo plazo son todas las deudas que no vencen en un año. Pueden incluir obligaciones de deuda, pasivos de impuestos diferidos y pagos de bonos.
Tome un préstamo bancario, por ejemplo. Si tiene que devolverlo en menos de un año, entraría en la categoría de pasivo corriente. Si vence en más de un año, se considera un pasivo a largo plazo.
Patrimonio de los accionistas
El patrimonio de los accionistas, también conocido como patrimonio de los propietarios, es la cantidad de dinero que el propietario de la empresa obtendría si se liquidaran los activos de la empresa y se pagaran todas las deudas. No incluye los beneficios retenidos, o el dinero que la empresa conserva para pagar la deuda o reinvertir en las operaciones.
Comprender el patrimonio de los propietarios en el balance puede ayudar a los inversores a calibrar el rendimiento de la empresa desde una perspectiva financiera. El patrimonio de los accionistas aumenta a medida que se incrementan las ventas. Cuanto más efectivo tenga una pequeña empresa, mayor será el colchón financiero.
¿Por qué es importante el balance general?
Los propietarios de pequeñas empresas pueden pensar que no necesitan los balances generales, pero hay varias razones por las que estos estados financieros son muy importantes.
Para empezar, los balances pueden decirle cuáles son sus cuentas por cobrar si vende un servicio o mercancía a crédito, y reflejan todos los pasivos, proporcionando una instantánea de cómo va su negocio.
Además, un balance le proporciona los datos necesarios si quiere comparar las métricas de su negocio con las de empresas similares. Según Freedman, en Internet abundan los recursos para que las empresas se comparen con sus competidores.
«Si estás en el cuartil superior, estás bien sentado, pero si estás en el cuartil inferior, podrías enfrentarte a posibles problemas», dijo Freedman. «Tomemos como ejemplo lo ocurrido en los últimos meses con el cierre de empresas por la pandemia. Los que entendieron lo que tenían y acumularon suficiente capital fueron capaces de soportar las tensiones y presiones».
Los balances también resultan útiles a la hora de determinar si es necesario endeudarse más para hacer crecer las operaciones o reducir el tipo de interés de la deuda existente.
Ejemplos de balances
Ya sea que uses Microsoft Excel, Google Sheets o un software de contabilidad para crear tu balance, asegúrate de poner el nombre de tu negocio y el año actual en la parte superior.
La primera columna debe enumerar tus activos actuales, detallando cuáles son y cuánto vale cada uno. En la parte inferior de esa columna, anote el importe total de los activos corrientes. A continuación, enumere el total de activos fijos. En esta columna, detalla los activos fijos y el importe total. Tus otros activos, o activos intangibles (como el fondo de comercio), van debajo de los activos corrientes y fijos. Combine las tres columnas para determinar sus activos totales.
Haga lo mismo con los pasivos. Enumere todos sus pasivos corrientes y pasivos a largo plazo en columnas separadas para obtener su pasivo total. La última columna del balance incluye el capital de los propietarios y el beneficio neto.
Aquí hay algunos ejemplos de balances proporcionados por SCORE, el servicio de tutoría para pequeñas empresas sin ánimo de lucro, y SBA Complete, un prestamista para pequeñas empresas.
¿Cuáles son las mejores prácticas para trabajar con un balance general?
Hay varias maneras de elaborar un balance general, pero si le faltan ciertos elementos, no valdrá ni el papel en el que está impreso. Por eso es importante dedicar tiempo a asegurarse de que todos los activos están representados en el balance, incluidos los activos intangibles, y todas las obligaciones de la deuda.
«Soy un gran partidario de que los propietarios de pequeñas empresas tengan un balance que muestre sus cuentas de efectivo, sus cuentas por cobrar, su inventario y sus inversiones», dijo Dennis Sherrin, un contador público certificado y ex presidente de la Sociedad de CPA de Alabama. «También debe mostrar el capital, los activos y todo lo necesario para el funcionamiento del negocio, así como lo que deben. Debería darles un reflejo de cómo les va en cualquier momento».
Dependiendo de su nivel de comodidad y tiempo disponible, puede crear y actualizar el balance por su cuenta, contratar a un contable o utilizar un software de contabilidad. Sherrin es un gran fan de esto último, ya que la mayoría de los programas de contabilidad están basados en la nube hoy en día, lo que hace que sean accesibles para ti, y potencialmente para tu contable, en cualquier momento. Eso significa que puedes tener una idea de tu salud financiera sobre la marcha. Este software también debería conectarse a tus cuentas bancarias, para que el balance pueda actualizarse casi en tiempo real.
«Las viejas costumbres ya son muy antiguas», dijo Sherrin. «Soy partidario de tener los registros contables en un sistema en la nube».