Způsob práce se mění. Zejména to, jak spolupracujeme.
S tím, jak se společnosti stávají globálnějšími a složitějšími, je většina práce stále více týmová. Jedna studie publikovaná v časopise Harvard Business Review1 zjistila, že “čas strávený manažery a zaměstnanci při společných činnostech se za posledních dvacet let nafoukl o 50 % a více“. Stejná studie zjistila, že v mnoha firmách stráví zaměstnanec více než tři čtvrtiny dne komunikací s kolegy.
Týmy jsou také větší, rozmanitější, rozptýlenější a specializovanější než kdykoli předtím. Avšak zatímco týmy s těmito charakteristikami mohou být mimořádně efektivní při řešení náročných problémů, s nimiž se potýká mnoho moderních společností, někdy mohou mít potíže s jedním zásadním aspektem své práce: spoluprací.
Jak tedy mohou dnešní zaměstnanci úspěšně spolupracovat a zároveň se vypořádat s běžnými pracovními strukturami a dynamikou, které efektivní spolupráci na pracovišti stojí v cestě? No, nejprve si definujme, co spolupráce znamená a jak vypadá, když je prováděna dobře.
V tomto příspěvku se podíváme na…
- Jak vypadá efektivní spolupráce
- Přínosy spolupráce
- 6 zásad efektivní spolupráce
- 5 základních dovedností, které potřebujete pro spolupráci v práci
- Nástroje, které pomáhají při spolupráci na pracovišti
Pracovat efektivně a účinně v týmu není procházka růžovým sadem. S tímto praktickým průvodcem však budete mít k dispozici vše, co potřebujete, aby byl tento proces co nejjednodušší a nejpřímočařejší.
🔑 Pozor, spoiler: jedním z klíčů k lepší spolupráci je výkonný komunikační nástroj. Vezměte si bezplatný kontrolní seznam, který vám pomůže vybrat ten správný pro vaši firmu.
Jak vypadá efektivní spolupráce
V podstatě ke spolupráci dochází, když dva nebo více lidí spolupracují, aby něco vyrobili nebo vytvořili. Může se tak dít buď osobně, nebo virtuálně, a to díky mnoha komunikačním nástrojům a cloudovým programům, které jsou vytvořeny právě za tímto účelem.
Přestože existuje mnoho různých způsobů, jak vytvořit a podpořit spolupráci na pracovišti, nejúspěšnější pracovní prostředí mají obvykle některé důležité společné rysy. Jsou to místa, kde se zaměstnanci cítí viděni, slyšeni a kde se mohou bezpečně podělit o své myšlenky. Probíhají v nich efektivní schůzky a pracovní porady. Mají zavedené standardizované systémy a procesy spolupráce. Jejich týmy chápou důležitost zdravé komunikace. Možná jste už v některé z nich (nebo v několika, pokud máte štěstí!) pracovali.
Nejdůležitější je, že vedoucí pracovníci těchto společností chápou, že úspěšná spolupráce na pracovišti není dobrá jen pro jejich zaměstnance – je dobrá i pro jejich zákazníky a hospodářské výsledky.
Bližší pohled na výhody spolupráce
Může se zdát, že zajistit, aby váš tým na pracovišti efektivně spolupracoval, není žádná samozřejmost. Koneckonců, jak se říká, „týmová práce dělá sen“, že?
Přesto není snadné spojit lidi z různých prostředí a v závislosti na velikosti a struktuře vaší společnosti i z různých časových pásem, aby pracovali na společném cíli. Klady efektivní komunikace a spolupráce na pracovišti však zdaleka převažují nad zápory.
Více inovací
V poslední době začíná stále více firem sestavovat týmy, které sdružují lidi z celé organizace, aby společně brainstormovali nad problémy a přicházeli s novými nápady, které budou pro firmu přínosem.
Například poradenská společnost Protiviti pořádá globální inovační výzvu, kdy každá z jejích místních poboček provádí pracovní sezení, aby odpověděla na otázku vedoucího týmu. Vzniklé nápady jsou poté zaznamenány do interní platformy pro sdílení nápadů a přezkoumány pracovní skupinou společnosti pro inovace:
Takové iniciativy nejenže pomáhají společnostem využívat různorodé pohledy jejich talentů, ale studie také ukazují, že skupiny mají tendenci inovovat rychleji, rychleji vidí chyby a nacházejí lepší řešení problémů než lidé pracující samostatně2.
Silnější týmy
Co mají některá z nejlepších pracovišť na světě společného? Vynakládají úsilí na propojení svých zaměstnanců, aby vytvořili silnější týmy a sociální sítě. Nejenže práce na stejném cíli vštěpuje členům týmu silný smysl pro cíl, ale spolupráce také umožňuje členům týmu vzájemně vyplnit mezery v dovednostech a rozdělit si práci tak, aby se uplatnily silné stránky každého z nich.
Příklad: HR technologická společnost Workday vyvinula program New Connections určený speciálně pro nové zaměstnance, aby jim pomohl navázat silné vazby s jejich kolegy. V rámci tohoto programu se zaměstnanci polovinu dne učí o hodnotě konexí a druhou polovinu pracují na komunitním projektu, který prohlubuje jejich vazby uvnitř i vně organizace.
A výsledky mluví samy za sebe. V soutěži Fortune 100 Best Companies to Work For 2019 uvedlo 86 % zaměstnanců vítězných organizací, že se můžete spolehnout na spolupráci lidí (oproti 74 % zaměstnanců nevítězných firem), a 91 % uvedlo, že se lidé o sebe navzájem starají (oproti 82 % zaměstnanců nevítězných firem).
Znalejší a kvalifikovanější zaměstnanci
Když týmy spolupracují, mají možnost učit se od sebe navzájem nové věci, což přispívá k jejich celkovému osobnímu a profesnímu rozvoji. Spolupráce je také výzvou pro lidi, aby přemýšleli, vyjadřovali se a více se učili o svých kompetencích, což jim může pomoci vybudovat si sebevědomí a lépe porozumět svým silným a slabým stránkám.
Podle výzkumu publikovaného v Harvard Business Review3 například týmy často těží z toho, že mají kombinaci kosmopolitních a místních členů. Jedná se o lidi, kteří žili ve více zemích a hovoří více jazyky, a lidi s hlubokými kořeny v oblasti, ve které pracují.
Kosmopolitní členové přinášejí technické know-how a odborné znalosti použitelné v mnoha různých situacích, zatímco místní obyvatelé přinášejí hluboké znalosti a vhled do politiky, kultury a vkusu dané oblasti. Spojení těchto dvou typů členů jim umožňuje sdílet znalosti a učit se jeden od druhého a současně řešit dané projekty.
Lepší zákaznická zkušenost
Všichni jsme slyšeli o montážních linkách – a přestože se jim někdy dostává špatné pověsti, ukázaly nám, že mnoho lidí pracujících společně může dokončit projekt rychleji než jeden člověk pracující sám. I když to má mnoho interních výhod, může to mít také obrovský dopad na zákaznickou zkušenost (a pomoci vám udržet si vysokou míru udržení zákazníků).
Například RingCentral je platforma pro spolupráci, která umožňuje kancelářským týmům snadno komunikovat s agenty kontaktního centra – nejen pro práci na interních projektech, ale také pro ad hoc spolupráci při řešení problémů se zákazníky v reálném čase:
Kontaktní centra tak mohou řešit problémy rychleji, než to bylo dříve možné, což přispívá ke spokojenosti zákazníků a získává vám nadšené zákaznické recenze.
6 zásad efektivní spolupráce
Ačkoli vás výše uvedené dovednosti mohou připravit na dobrou spolupráci, úspěšná spolupráce s ostatními není jen o tom, co děláte, ale jak to děláte. Způsob myšlení, s jakým ke spolupráci přistupujete, může znamenat velký rozdíl. Až budete příště potřebovat spolupracovat se svým týmem, mějte na paměti tyto hodnoty.
Efektivita
Schůzky jsou nezbytným prvkem spolupráce, ale v průběhu let se jim dostalo špatné pověsti. Koneckonců, kdo nebyl na schůzce, která se mu zdála příliš dlouhá nebo zbytečná? Existuje několik věcí, které můžete udělat, abyste ze svého týmu udělali stroj na produktivitu. Jednou z nich je pořádat osobní schůzky, jen když jsou nezbytně nutné – pokud můžete místo toho uskutečnit videohovor a ušetřit pár minut cestování nebo uvolnit zasedací místnost, proč ne?
Chcete mít efektivnější schůzky? Použijte tyto bezplatné šablony agendy schůzek, abyste měli všichni přehled. 👇
Jiným způsobem je zajistit, aby každá schůzka nebo hovor měly program a jasně stanovené cíle pro každého účastníka.
Nakonec nezapomeňte na konci stanovit akční body pro všechny účastníky projektu. Pokud máte projekt, který vyžaduje od účastníků schůzky trochu více týmové práce, proč nevytvořit pro všechny týmový chat zaměřený na projekt? Přesně to vám umožňuje například videokonferenční aplikace RingCentral: nejenže můžete pořádat virtuální schůzky, ale můžete také vytvořit skupinovou konverzaci pro následné kroky po schůzce – ve stejné aplikaci:
Důvěra
Lidé se musí cítit bezpečně, aby mohli poskytovat a přijímat skutečně konstruktivní zpětnou vazbu, inspirovat se společným cílem a mít k dispozici nástroje a příležitosti ke spojení. Toho lze dosáhnout pouze v důvěryhodném prostředí, kde zaměstnanci cítí, že jejich kolegové a vedoucí mají na srdci jejich nejlepší zájmy.
Empatie
Každý člen týmu má důležitou roli. Přesto se spolupráce může rozpadnout, pokud má jeden nebo více lidí pocit, že to mají těžší než ostatní, nebo mají pocit, že se je ostatní členové týmu snaží shodit. Čím více poznáte své kolegy a pochopíte, jak pracují a s jakými problémy se potýkají, tím větší šanci budete mít na úspěšnou spolupráci s nimi. (Přečtěte si o cvičeních empatie, která můžete se svým týmem vyzkoušet.)
Pozitivita
Jen proto, že se vám v minulosti nepovedl skupinový projekt, neznamená, že se totéž bude opakovat. Pokuste se setřást případné zábrany z minulosti a přistupujte ke každé situaci při skupinové práci jako k novému začátku, s otevřeným a pozitivním myšlením.
Jednotnost
Je vzácné, aby všichni v týmu byli od samého začátku na stejné vlně. Je přirozené, že lidé mají své vlastní priority nebo zájmy. Proto je důležité předem určit priority a programy všech, aby se našel společný jmenovatel, který projekt posune kupředu.
Zodpovědnost
Nejúspěšnější podniky mají systémy a procesy, kde se zaměstnanci mohou odvolávat na harmonogram a úkoly projektu, takže mají jasnou představu o tom, jak jejich příspěvek ovlivňuje celou skupinu. Tímto způsobem lze v případě nedodržení termínů nebo v případě, že někdo neplní své úkoly, tuto situaci rychle řešit.
5 základních dovedností pro spolupráci v práci
Pokud jste někdy pracovali na skupinovém projektu, který nedopadl tak dobře, jak jste si představovali, pak víte, že podporovat spolupráci na pracovišti se často snáze řekne, než udělá. Možná vaši kolegové pracují na dálku a jsou těžko dosažitelní. Nebo je vaše organizace příliš izolovaná a oddělení nechtějí sdílet informace.
Pokud se na svém pracovišti potýkáte s problémy spolupráce, jednou z nejlepších věcí, které můžete udělat, je pracovat na rozvoji svých měkkých dovedností. Věřte nám – zvládnutí těchto pěti dovedností pro spolupráci vám usnadní a zefektivní práci v týmu.
Vytyčení cílů
Při práci v týmu musí všichni rozumět účelu a vizi projektu a také tomu, jak budete určovat úspěch. Zavedení transparentnosti od samého počátku buduje důvěru a pomáhá zajistit, aby všichni usilovali o úspěch a byli v souladu se společným cílem.
Komunikace
Než začnete řešit úkol nebo zadání, ujistěte se, že jste si stanovili jasné záměry. Dejte svým kolegům v týmu vědět, co děláte, a stanovte realistická očekávání, kdy budete mít hotovo – a nezapomeňte je dodržet.
Také nezapomeňte sdělit, pokud potřebujete provést nějaké změny v plánu, který jste si stanovili. Pokud se stane něco neočekávaného a vy nebudete schopni dosáhnout očekávaných výsledků, sdělte tyto změny.
I v tomto případě se hodí mít komunikační nástroje typu „vše v jednom“ – pokud si váš tým může vzájemně volat a posílat okamžité zprávy z jedné aplikace, je větší šance, že spolu budou rychle komunikovat, když se něco objeví:
Aktivní naslouchání
Když úzce spolupracujete s ostatními, musíte pozorně naslouchat nápadům, zpětné vazbě a radám jednotlivých členů týmu – a být ohleduplní a respektovat je, když na ně reagujete. To je myšlenka aktivního naslouchání.
Ačkoli můžete mít své představy o tom, jak byste chtěli, aby projekt probíhal, nebo kdo by měl co dělat, stále musíte brát v úvahu názory svých kolegů. Nemusíte vždy souhlasit s výsledkem, ale nakonec musíte upřednostnit potřeby a povinnosti skupiny před vlastními přáními.
Řešení problémů
Někdy se objeví problémy a lidé dělají chyby. To se stává. Když se objeví problémy, nezapomeňte v klidu analyzovat problém jako skupina, aniž byste obviňovali jednu osobu. Místo toho zaměřte svou energii na společnou práci při hledání řešení. To pomáhá budovat důvěru mezi členy týmu a zajišťuje, že se všichni cítí dobře při vzájemné komunikaci a transparentnosti, i když udělají něco špatně.
Řízení času
Spolupráce s ostatními znamená, že musíte být zodpovědní nejen vůči sobě, ale také vůči členům skupiny, kteří jsou na vás závislí. Zde přichází ke slovu dovednost hospodaření s časem. Schopnost stanovit si priority a vhodně si rozvrhnout úkoly je klíčem k tomu, abyste mohli dodržet termíny a dokončit práci, na kterou váš tým spoléhá.
Nástroje, které pomáhají při spolupráci na pracovišti
Týmy nemohou spolupracovat, pokud spolu nemohou komunikovat. Dobrou zprávou je, že existuje mnoho digitálních nástrojů, které vám pomohou spolupracovat s kolegy virtuálně – kromě e-mailu, protože jak víme, e-mail není vždy nejlepší způsob, jak se s někým spojit:
Tady jsou některé z nejlepších nástrojů pro spolupráci, které byste vy a váš tým měli mít v hledáčku.
RingCentral
Počítačová a mobilní aplikace RingCentral je komplexní komunikační nástroj, který umožňuje bezproblémovou týmovou práci prostřednictvím všech kanálů. Obsahuje funkce videohovorů, zasílání zpráv, sdílení souborů a správy úkolů a lze ji dokonce integrovat s aplikacemi, jako je Disk Google a Kalendář Google:
Můžete s ní zahájit konverzaci s klienty a kolegy z týmu na různých kontaktních místech a rychleji odpovídat na jejich dotazy díky spolupráci v reálném čase napříč odděleními prostřednictvím hovoru, zprávy nebo videokonference – to vše v jedné aplikaci:
🕹️ Podívejte se, jak RingCentral funguje, a objednejte si prohlídku produktu:
Vyberte si čas
💰 Pomocí této kalkulačky můžete také zjistit, kolik by vaše firma mohla zhruba ušetřit, kdyby používala RingCentral na podporu komunikace vašeho týmu mezi sebou – a s klienty.
Asana
Jeden z nejoblíbenějších nástrojů pro správu projektů na trhu, Asana, umožňuje přidělovat úkoly ostatním členům týmu, přidávat následovníky do projektů a sledovat termíny. V nejzákladnější verzi funguje Asana jako robustní seznam úkolů nebo projektový kalendář, ale její prémiová verze má užitečné funkce, jako jsou formuláře pro shromažďování informací a časová osa pro sledování termínů zahájení a závislostí.
Trello
Stejně jako Asana je Trello nástrojem pro řízení projektů. Má uživatelsky přívětivé rozhraní, které organizuje projekty a úkoly do karet, které lze přetahovat do různých sloupců. Rychle se nastavuje a dobře slouží ke sledování projektů, přiřazování úkolů a rychlému přehledu o stavu projektů vašeho týmu.
Google Workspace
Sadu nástrojů pro spolupráci společnosti Google je těžké překonat a najdete ji v zásobníku marketingových technologií většiny týmů. Nástroje Google Workspace, od Disku přes Tabulky až po Kalendář, jsou navrženy tak, aby umožnily týmům upravovat soubory ve stejnou dobu a automaticky ukládat všechny jejich změny.
Klíč k efektivní spolupráci
K efektivní spolupráci patří mnohem víc než jen agendy schůzek a kalendáře zpětné práce.
Nejlepší pracoviště používají mnoho různých postupů a programů, které podporují spolupráci, od celopodnikových výzev v oblasti inovací až po programy nástupu nových zaměstnanců. Všem je společné to, že chápou sílu toho, že společnými silami lze dosáhnout velkých věcí.
Když si ke stolu přinesete správné dovednosti, osvojíte si správné myšlení a zapojíte do něj správné digitální nástroje, mohou se dít zázraky.