Buďte efektivní, ne výkonní

Stalo se vám někdy, že jste dokončili celý seznam úkolů, ale pak jste si na konci dne uvědomili, že jste toho vlastně moc nestihli? Důvodem je pravděpodobně to, že jste byli výkonní, ale ne efektivní.

„Být zaneprázdněný neznamená vždy skutečnou práci. Cílem každé práce je výroba nebo úspěch a k oběma těmto cílům musí být promyšlenost, systém, plánování, inteligence a poctivý záměr, stejně jako pot.“

– Thomas A. Edison

Efektivita a účinnost zní podobně, ale ve skutečnosti mají velmi odlišný význam. Efektivita je schopnost rychle plnit úkoly bez ohledu na to, zda jsou důležité, zatímco účelnost je schopnost vybírat a plnit úkoly, které jsou pro váš cíl nejdůležitější. Efektivita vám umožňuje provést úkol rychle, i když je tento úkol pro vaše cíle nepodstatný, zatímco účinnost vám pomáhá dosáhnout vašich cílů tím, že zajišťuje, aby váš čas byl investován pouze do nejdůležitějších úkolů.

Použijeme-li analogii s automobilem, rychlost automobilu je jako účinnost. Nezáleží na tom, jak rychle auto jede, pokud jede špatným směrem. Směr jízdy auta je obdobou efektivity. Cestování správným směrem a efektivita zajišťují, že ztrácíme co nejméně času.

Efektivita je téměř vždy lepší než účinnost. Umění efektivity spočívá ve vyhýbání se zbytečné práci, která by se vůbec neměla dělat. Když se vyhnete zbytečné práci, získáte možnost strávit nad ní nulový čas s minimální ztrátou, protože je nedůležitá. Žádné zvýšení efektivity nedokáže snížit čas potřebný na splnění úkolu na nulu. Proto je lepší být efektivní než výkonný.

Mějte seznam úkolů, které není třeba dělat

Při plánování dne je nejjednodušším způsobem, jak se ujistit, že pracujete na užitečných úkolech, a zároveň se vyhnout bezcenným úkolům, které se zdají být užitečné, zeptat se sami sebe, která práce je skutečně nezbytná a bude mít skutečný dopad, a zároveň označit a zapsat práci, která není skutečně produktivní, například nadměrné kontrolování e-mailů.

Tim Ferriss v knize „Čtyřhodinový pracovní týden“ doporučuje vytvořit si kromě seznamu úkolů také seznam úkolů, které není třeba dělat. Seznam Not To Do je užitečný proto, že si díky němu lépe uvědomíte zbytečné úkoly. Díky seznamu Not To Do jste schopni prohlédnout falešnou práci, která se jako práce jeví.

Seznam To Do udržujte co nejkratší a seřaďte ho od nejdůležitějšího po nejméně důležitý, abyste nejdříve udělali ty nejdůležitější úkoly.

Vyhněte se perfekcionismu a prostě to udělejte

Je snadné plnit úkoly, které chceme udělat. Problémem je udržet stejnou úroveň produktivity u méně atraktivních úkolů. Obvykle víme, co musíme každý den udělat, ale někdy se tomu vyhýbáme ve prospěch méně důležitých a jednodušších úkolů. Dalo by se to nazvat workcrastination – děláme práci, ale ve skutečnosti neděláme práci, která je skutečně důležitá. Workcrastinátor může pracovat neuvěřitelně efektivně a úkoly plnit rychle, ale protože pracuje na nedůležitých věcech a důležitým se vyhýbá, nakonec toho neudělá zdaleka tolik jako efektivnější člověk.

Nejlepším způsobem, jak se tomuto problému vyhnout, je vyhnout se perfekcionismu a prostě to dělat. Strach z neúspěchu a z toho, že nevíme, co máme dělat, nám může zabránit v tom, abychom se pustili do důležitých úkolů. Víme, že úkoly jsou důležité, a nechceme je pokazit.

Především je důležité si uvědomit, že nesplnění úkolu je často stejně špatné jako jeho špatné splnění, a i když nakonec uděláte chybu, vždy ji můžete napravit.

Nejlepším způsobem, jak porazit pracovní nebo jakoukoli jinou prokrastinaci, je prostě se do toho vrhnout, pustit se do úkolu a smířit se s tím, že pravděpodobně uděláte chyby, které lze později napravit.

Vezměte si toto myšlení na každý den a všimněte si, o kolik více toho uděláte.

Motivace následuje akci

Obvyklá moudrost říká, že motivace předchází akci. Říkáme si věci jako: „S tímto úkolem začnu, až se k němu budu cítit motivovaný“. Pravdou však je, že motivace v průběhu času stoupá a klesá, takže se prostě musíte smířit s tím, že někdy budete muset plnit úkoly, i když nebudete mít motivaci.

Jakmile se však do úkolu pustíte, často zjistíte, že se úroveň vaší motivace zvyšuje s tím, jak postupujete. Skutečnost je taková, že zahájení úkolu je hlavní překážkou, kterou je třeba překonat – zahájení úkolu je jako překážka, po jejímž překonání následuje rovina. Jakmile začnete, většinu motivačních třecích ploch máte obvykle za sebou a dokončení úkolu nebude zdaleka tak obtížné, jak jste si mysleli. Prokrastinace je často způsobena neschopností úkoly začít. Prokrastinátor „začne“ něco jiného než úkol, například kontrolu e-mailu, a má pocit, že dělá pokroky. Ve skutečnosti se však děje to, že úkoly, které je třeba splnit, stále nebyly zahájeny a ve skutečnosti se nedosahuje ničeho hodnotného.

Když se snažíte zahájit úkol, nezapomeňte, že zahájení je téměř vždy to nejtěžší. Můžete si dokonce slíbit, že jakmile úkol zahájíte, můžete přestat pracovat. Zkuste to a zjistíte, že jste často ochotni v práci na úkolu pokračovat.

Neočekávejte, že to bude snadné

Mnoho úkolů (například psaní tohoto článku) je náročných i poté, co jste s nimi začali. Někdy je práce, která je nutná k dosažení vašich cílů, snadná, ale obvykle tomu tak není.

To, že je vaše práce náročná, nemusí být nutně špatně. Ve skutečnosti, pokud je práce náročná, je to obvykle dobré znamení. Chcete-li se zlepšovat a dělat pokroky, musíte dělat nové věci, dostat se mimo svou komfortní zónu a občas selhat.

Problém není v tom, že je činnost náročná, ale v tom, když to vnímáme jako negativum. Špatný přístup je začít s očekáváním, že činnost, kterou děláte, bude snadná. Pokud budete mít tento způsob myšlení, budete překvapeni a možná i znechuceni tím, jak náročná je.

Daleko lepší způsob myšlení je nejen očekávat, že úkol bude náročný, ale vychutnávat si tuto výzvu. Místo toho, abyste si říkali: „Musím splnit tento těžký úkol“, řekněte si: „Mám příležitost se zlepšit a udělat pokrok“. Když takto přerámujete náročné činnosti, stanou se atraktivnějšími. A když vám nějaká činnost připadá atraktivní, máte tendenci ji dělat častěji. Budete mít tendenci věnovat náročné činnosti více času, což povede k většímu zlepšení a pokroku. Je to výhra pro obě strany, nyní jste šťastnější díky svému pozitivnímu přístupu k výzvám a budete šťastnější i později, až dosáhnete většího pokroku.

Shrnutí

• Produktivita je výsledkem efektivity, která zahrnuje vyfiltrování nejdůležitějších úkolů a jejich plnění. Efektivita (rychlé plnění úkolů) nemusí nutně vést k produktivitě, protože byste mohli trávit čas nesprávnými úkoly.
• Udržujte seznamy úkolů co nejkratší a nejdříve udělejte ty nejdůležitější. Mějte seznam úkolů, které nejsou důležité, abyste se vyhnuli práci, která není skutečně důležitá.
• Vyhněte se perfekcionismu. Prostě to dělejte a buďte ochotni dělat chyby. Uvědomte si, že dělat snadnou, falešnou práci vypadá produktivně, ale ve skutečnosti produktivní není.
• Pracujte hned a motivace často přijde sama. Nejtěžší je začít.
• Vnímejte výzvy jako příležitost ke zlepšení a pokroku. Vnímejte je pozitivně.