Mnoho malých podniků se nad absencemi zamýšlí až ve chvíli, kdy se stanou problémem. Jednoho dne si manažer všimne, že určitý zaměstnanec zřejmě „často“ volá na nemocenskou, ale nebude si jistý, protože nemocenské dny nesledoval. Manažer může zpětně nahlédnout do textových zpráv nebo e-mailů a zjistit, kolikrát byl zaměstnanec nepřítomen, a ani tak si nemusí být jistý, co je příliš mnoho, pokud jde o absenci.
„Nadměrná“ absence je termín, který používám k popisu docházky konkrétního zaměstnance, pokud byl nepřítomen mnohem častěji než typický zaměstnanec a nemá pro tyto absence oprávněné důvody. Nadměrná absence znamená vymykající se normám, tj. nad rámec toho, co je běžné pro vaši společnost a co je běžné pro populaci obecně. „Nadměrnou“ tedy nelze rozpoznat v daném dni, týdnu nebo dokonce měsíci. Pro posuzování absencí používám raději celý rok, protože pak se nemusím přizpůsobovat sezónám nachlazení a chřipkových epidemií. 
Příkladem nadměrné absence, se kterou se setkávám poměrně často (překvapivě), je situace, kdy konkrétní zaměstnanec byl nemocný více než ostatní zaměstnanci dohromady!!!! Extrémní příklad, který se jednoznačně kvalifikuje jako nadměrný a u malých zaměstnavatelů by vážně ovlivnil výsledky.
Nadměrná absence se však může vyskytnout i v mnohem méně extrémních situacích, a proto je nutné mít proces pro stanovení toho, co je „nadměrné“. Zde je návod, jak na to:
- Začněte sledovat docházku u všech. Lze to snadno provést v tabulce Excel, kde je každé datum práce uvedeno nahoře a každý zaměstnanec má svůj řádek vlevo dole. Pokaždé, když je někdo nepřítomen, zaznamenáte důvod do příslušné buňky. Kategorie, které používám pro klasifikaci nepřítomnosti, jsou:
- Dovolená (V),
- Prázdniny (L), které mohou zahrnovat ztrátu zaměstnance, zdravotní, wcb, mateřskou apod,
- Předem schválená nepřítomnost (P) pro situace, kdy zaměstnanec požádá a je mu předem schválena účast na schůzce nebo vyřízení osobní či rodinné situace, a
- Neplánovaná nepřítomnost (U), kdy zaměstnanec není v práci a nedal vám možnost ji předem schválit.
- Jakmile budete mít vysledovanou docházku alespoň za 6 měsíců, zkontrolujte a spočítejte, kolik z každého typu nepřítomnosti „U“ má která osoba. Seřaďte zaměstnance od nejvyššího počtu k nejnižšímu.
- Zjistěte, kdo spadá do horních 10 % (tj. těch, kteří mají nejvíce absencí a obvykle výrazně převyšují firemní průměr) .
Pokud má horních 10 % více neplánovaných absencí, než je celostátní průměr (který v loňském roce činil přibližně 9 absencí za rok), pak můžete mít nadměrnou situaci a je čas prozkoumat, co se s uvedeným zaměstnancem děje. Pokud je i u vašich 10 % nejlepších nižší než celostátní průměr, můžete to přesto chtít řešit, ale nepoužíval bych termín nadměrná absence, i když pro vaši společnost může být nadměrná.
.