Zastavte mě, pokud jste to už někdy slyšeli: „Měl jsem stížnost na svého šéfa, tak jsem se s ní důvěrně svěřil personálnímu oddělení. Ti to řekli mé šéfové a ta je teď na mě naštvaná. Nemá snad personální oddělení povinnost zachovávat o všem mlčenlivost?“
Zaměstnanci často předpokládají, že veškeré rozhovory, které vedou s personálním oddělením, jsou důvěrné a nelze je sdílet. Ale protože nejsme lékaři ani kněží, víme, že to tak bývá jen zřídka.
Jako personalisté jsme zodpovědní za zvládnutí často složitého úkolu vyvážit to, co se může zdát jako protichůdné povinnosti: potřebu být důvěryhodným zdrojem informací pro zaměstnance a efektivním partnerem společnosti. Jak tedy chránit potřeby zaměstnanců a firmy zároveň? Je na nás, abychom rozuměli zásadám a zákonům, zachovávali diskrétnost a používali chytrý úsudek.
Kdy musí personální oddělení zakročit
Je snadné pochopit, jak si zaměstnanec může myslet, že určitá témata budou mimo dosah, pokud jde o důvěrnost. Koneckonců stížnosti týkající se sexuálního obtěžování nebo diskriminace jsou závažné záležitosti a často je žádoucí, aby zůstaly soukromé. Jsou to však také právní záležitosti, což znamená, že personální oddělení nemůže zachovávat stoprocentní důvěrnost informací o zaměstnancích, protože musí jednat v souladu se zákonem.
Pokud to, co je personálnímu oddělení nahlášeno, představuje porušení pravidel, zásad nebo právních předpisů – bude se to muset řešit, tečka! I když vám zaměstnanec řekne, že nechce nic řešit, jen abyste věděli, co se stalo… stále jste povinni dodržovat firemní normy, vyhnout se právní odpovědnosti a hlavně chránit své zaměstnance.
Dobrý tým personalistů si přivede jen lidi potřebné (nebo zapojené) k dokončení důkladného vyšetřování, což znamená, že nakonec se někteří lidé budou muset dozvědět o tom, co vám bylo oznámeno. Úplnou důvěrnost zde nelze zaručit, i když je předem slíbena.
Kdy by personální oddělení mohlo zakročit
Na základě povahy stížností, které porušují zásady nebo zákony, je obvykle jednoduché posoudit, kdy je třeba porušit důvěrnost a zasáhnout. Kde je to však složitější, jsou situace, které závisí na uvážení personálního oddělení, například obecné stížnosti na manažery nebo spolupracovníky. Jak tedy poznat, co sdělit (a co ne), abyste dospěli k řešení?“
Klíčové je pochopit, proč někdo na personální oddělení vůbec přichází a co od toho chce získat. Například pokud si někdo stěžuje na zjevné zvýhodňování manažera, pochopte, co chce, aby se stalo. Chtějí, aby oddělení HR s manažerem promluvilo? Chtějí se dozvědět, zda byly vzneseny i jiné stížnosti? Nebo tam chtějí jen ventilovat svou frustraci?“
Od kouče po mediátora – existuje široké spektrum rolí, které může HR hrát, jakmile pochopíte důvod, proč se zaměstnanec svěřuje. Pracovníci si však někdy neuvědomují, že personalisté často nerozhodují, ale spíše zprostředkovávají. Vzdělávání personalistů na pracovišti je klíčem k tomu, aby zaměstnanci pochopili, kdy a proč se na vás obrátit, a také aby důvěřovali, že s jejich (citlivými) informacemi naložíte správně.
Co je tedy vlastně důvěrné?
Obecně by zaměstnanci neměli očekávat neomezenou důvěrnost – to je trochu naivní. Zároveň je třeba, aby personální oddělení vyvrátilo tuto (často převládající) představu, že jsou to jaksi zaměstnanci versus firma. Zaměstnanci jsou nejdůležitějším a nejdražším aktivem každé společnosti. Jsou to oni, kdo v zákopech vykonávají práci, a mají důležitý pohled na věc. Proto je velmi důležité vytvořit si s nimi vztah, aby vám důvěřovali, pokud jde o informace o jejich zkušenostech na pracovišti.
Mnoho napětí můžete rozptýlit hned na začátku tím, že zaměstnancům dáte prohlášení o tom, co je důvěrné, když vás požádají, abyste o něčem mluvili důvěrně. Nejčastější odpovědí je, že nic, protože personální oddělení ve skutečnosti nemá povinnost zachovávat příliš mnoho věcí v tajnosti. Přesto se od vás očekává odborná diskrétnost a úsudek. Dobří personalisté se snaží omezit odhalování choulostivých informací, které jim zaměstnanci sdělují, na nezbytně nutnou míru.
Dělejte to dobře a vybudujete si trvalé vztahy jak se zaměstnanci jako důvěryhodný poradce, tak s vedením společnosti jako spolehlivý reprezentant značky.