Jak dlouho je uchovávat
Jistě jste slyšeli, že sedm let je ideální doba pro uchovávání daňových záznamů včetně přiznání. Podle Stevena Packera, CPA, ze skupiny daňového účetnictví ve společnosti Duane Morris není skutečná doba uchovávání záznamů tak jednoduchá.
„Ve většině případů se daňové záznamy nemusí uchovávat sedm let, protože existuje tříletá promlčecí lhůta,“ vysvětluje Packer. „Takže za předpokladu, že nedošlo k žádnému podvodu nebo ničemu jinému špatnému, nemůže finanční úřad nahlížet do vašich daňových přiznání po uplynutí této tříleté promlčecí lhůty.“
Promlčecí lhůta má několik důležitých výjimek, a pokud se u vašeho daňového přiznání některá z nich vyskytuje, budete muset svá přiznání a záznamy uchovávat déle než tři roky. Promlčecí lhůta například činí šest let, pokud jste výrazně podhodnotili své příjmy. Hranice pro podstatné podhodnocení je 25 % vašeho hrubého příjmu. Pokud tvrdíte, že váš hrubý příjem činil 50 000 USD a ve skutečnosti činil 100 000 USD, podstatně jste svůj příjem podhodnotili.
Pravidlo šesti let platí také v případě, že jste podstatně nadhodnotili cenu majetku, abyste minimalizovali svůj zdanitelný zisk. Řekněme, že pokud jste prodali nemovitost za 150 000 USD a tvrdili jste, že jste zaplatili 125 000 USD místo skutečných 50 000 USD, má daňový úřad šest let na to, aby proti vám zakročil. A pokud jste zamlčeli příjem ze zahraničního účtu vyšší než 5 000 USD, promlčecí lhůta je rovněž šest let.
Pokud podáváte žádost o odpočet ztráty z bezcenných cenných papírů nebo nedobytných pohledávek, uchovávejte záznamy po dobu sedmi let. Pokud jste přiznání nepodali nebo pokud jste podali podvodné přiznání, neexistuje žádná promlčecí lhůta pro to, aby proti vám mohl finanční úřad vznést obvinění.
Záznamy o majetku mohou být navždy
Pokud prodáte nemovitost se ziskem, budete povinni zaplatit daň z kapitálových výnosů z tohoto zisku. Výpočet kapitálového zisku často vyžaduje, abyste si záznamy ponechali tak dlouho, dokud budete svou investici vlastnit. Tyto záznamy budete potřebovat k výpočtu základu pořizovací ceny nemovitosti, což je skutečná pořizovací cena upravená směrem nahoru nebo dolů o další faktory, jako jsou například významná vylepšení stavby.
Výpočet základu pořizovací ceny nemovitosti, ve které bydlíte, je poměrně jednoduchý, protože většina lidí se může vyhnout placení daně z kapitálových zisků ze svého primárního bydliště. Pokud prodáte své primární bydliště, mohou ti, kteří podávají individuální přiznání, vyloučit z daní až 250 000 USD zisku a páry, které podávají společné přiznání, až 500 000 USD. Abyste měli nárok na vyloučení, musíte ve svém domě bydlet alespoň dva z posledních pěti let. I v takovém případě budete muset uchovávat záznamy o transakci nejméně tři roky po prodeji nemovitosti.
Pokud váš prodej nesplňuje výše uvedená kritéria, budete muset uchovávat záznamy o významných zlepšeních nejméně tři roky po prodeji. Publikace IRS 523, „Prodej vašeho domu“, uvádí, jaká vylepšení můžete přidat do základu pořizovací ceny – a snížit tak účet za kapitálové zisky. Totéž platí pro pronajímané nemovitosti.
Většina makléřských společností vám vypočítá nákladovou základnu pro akcie, dluhopisy a podílové fondy, ačkoli mají vypočítat nákladovou základnu pouze pro transakce s akciemi od roku 2011 a s podílovými fondy od roku 2012. Je však dobré uschovat si všechny záznamy o transakcích pro případ, že byste změnili makléře. Kromě toho si uschovejte záznamy o zděděném majetku a jeho hodnotě v době úmrtí majitele, která se stane vaším daňovým základem.
Není nic špatného na tom, když si záznamy uchováte déle, než je zákonné omezení, pokud vám to dodá klid a snesete nepořádek. Můžete zvážit uložení některých záznamů v cloudu – vzdáleném počítačovém úložišti, které si pronajmete.
Ačkoli mnoho lidí uchovává záznamy v papírové podobě, je také rozumné nechat si dokumenty převést do elektronických souborů a uložit je do cloudu. Je dobré mít dvě sady pro případ, že by se jedna z nich zničila.