Najímání dodavatelů je pro každou malou firmu velkým krokem, protože hrají klíčovou roli při růstu vaší společnosti. Dodavatelé mohou vašemu podniku pomoci zvýšit produktivitu, aniž by se zvýšila finanční zátěž spojená s přijetím nového zaměstnance na plný úvazek.
Podle údajů Úřadu pro statistiku práce tvořily v roce 2018 benefity 30 % odměn zaměstnanců v soukromém sektoru. To znamená, že zaměstnavatelé mohou najmutím dodavatele těchto 30 % ušetřit, protože nebudou muset dodavatelům platit daně ze mzdy, dávky v nezaměstnanosti, zdravotní pojištění, sick days, placenou dovolenou, odškodnění pracovníků a pracovní neschopnost a další dávky.
Jakmile se rozhodnete najmout dodavatele, dalším krokem je určit, jak je bezpečně zaplatit prostřednictvím mzdového systému společnosti. Vzhledem k nárůstu kybernetických hrozeb pro malé podniky je důležité, abyste se ujistili, že používáte platební systém, který dokáže bezpečně a rychle posílat odměny dodavatelům bez rizika kybernetického útoku.
Chcete-li nastavit dodavatele vaší malé firmy ve svém mzdovém systému, postupujte podle následujících pěti kroků.
Krok 1: Určete, zda potřebujete dodavatele, nebo zaměstnance
Ačkoli může být cenově výhodnější najmout dodavatele než zaměstnance na plný úvazek, podniky se musí ujistit, že zaměstnance klasifikují správně podle pokynů finančního úřadu.
Firemní daňový úřad uvádí: „Fyzická osoba je nezávislým dodavatelem, pokud má plátce právo kontrolovat nebo řídit pouze výsledek práce, nikoli to, co bude provedeno a jak bude provedeno.“
Správná klasifikace dodavatelů je důležitá pro zajištění toho, aby podnik dodržoval pravidla IRS a vyhnul se tak pokutám.
Krok 2: Zapojení dodavatele
Zapojení dodavatele začíná shromážděním všech potřebných formulářů a informací. Potřebné dokumenty závisí na vaší firmě a odvětví, ale obvykle zahrnují:
- Životopis: I když se dodavatel neuchází o pozici na plný úvazek, vaše firma by měla shromáždit formální životopis a provést řádné ověření jeho kvalifikace.
- Žádost: Pokud má váš podnik formální přijímací řízení pro všechny zaměstnance na plný úvazek, měl by dodavatel rovněž předložit žádost. To pomůže shromáždit důležité informace od dodavatele a také ověřit jeho kvalifikaci.
- Smlouva: Vytvořte písemnou smlouvu, kterou dodavatel podepíše a ve které budou podrobně uvedena kritéria a podmínky zaměstnání. Měla by obsahovat konkrétní formulace popisující odměnu, rozvrh plateb a podrobnosti o distribuci.
- Formulář W-9: Všichni dodavatelé musí vyplnit a podepsat formulář W-9 poté, co jsou najati, ale před vyplacením odměny. Tento formulář od finančního úřadu požaduje identifikační číslo daňového poplatníka a potvrzení. Poskytuje informace, které zaměstnavatel potřebuje pro dokončení plateb a předání informací daňovému úřadu.
Krok 3: Nastavení platebního plánu a struktury
Při najímání nového dodavatele je důležité nastavit jasný platební plán a strukturu. Tím nastavíte očekávání vůči dané osobě a udržíte si pořádek ve svých obchodních dokumentech, abyste zajistili, že nedojde k promeškání plateb.
Nastavení struktury plateb
Obvykle existují dva způsoby placení dodavatelů – hodinově nebo za projekt:
1. Hodinově: Malé podniky se mohou dohodnout na placení dodavatelů po hodinách, ale tento způsob má svá pro a proti. Může pomoci malému podniku zaplatit za větší projekt postupně, pokud souhlasí s platbou za předložené časové výkazy, a také umožní vaší společnosti sledovat náklady na práci tím, že ji bude kontrolovat po hodinách.
Nevýhodou hodinové platby je, že může být pro malé podniky také dražší. Pokud není počet hodin na zakázce omezen, může dodavatel odevzdat více hodin, než má firma v rozpočtu.
Hodinovou platbu zvolte, pokud:
- Obsah projektu je flexibilní nebo se může změnit
- Máte flexibilnější rozpočet pro dodavatele
- Časový harmonogram projektu nebo souboru úkolů je nejistý
2. Projekt: Namísto placení za hodinu se malý podnik může rozhodnout platit dodavateli za projekt. To vyžaduje platbu při předložení a přijetí projektu. Výhodou je, že budete přesně vědět, kolik potřebujete na podporu dodavatele vyčlenit.
Nevýhodou platby za projekt je, že dodavatel si může k paušálu připočítat další poplatky za svůj čas a případné další práce, které ho mohou potkat při dokončení úkolu.
Platbu za projekt zvolte, pokud:
- Struktura a časový plán projektu jsou dobře definovány
- Máte pouze omezený rozpočet pro dodavatele
- Máte pohotovostní plán pro případné větší změny projektu
Stanovení platebního kalendáře
Po stanovení struktury plateb musí vaše firma stanovit platební kalendář pro dodavatele. Mnozí majitelé firem se rozhodnou synchronizovat platby dodavatelům s rozvrhem pro zaměstnance na plný úvazek, protože to může věci zefektivnit a zjednodušit.
Dodavatelé mohou být také placeni týdně, dvoutýdenně, měsíčně, čtvrtletně nebo při vyvrcholení projektu. Frekvence by měla být podrobně popsána ve smlouvě a dohodnuta mezi společností a dodavatelem.
Pokud vaše firma spolupracuje pouze s jedním dodavatelem, budete mít větší flexibilitu ohledně rozvrhu plateb. Frekvenci lze stanovit na základě dostupnosti finančních prostředků, výplatních metod společnosti a preferencí dodavatele. Z účetních důvodů může být jednodušší platit při předložení práce dodavatele, časové karty nebo faktury, nebo ji synchronizovat s celkovým mzdovým plánem společnosti.
Pracuje-li vaše firma s více dodavateli, pak je důležité mít nastavený platební plán pro všechny. Díky tomu budou mít všichni dodavatelé stejnou frekvenci výplat a vaše firma bude moci sledovat, kdo a kdy dostal zaplaceno.
Krok 4: Zvolte způsob platby
Po nastavení struktury plateb a harmonogramu je dalším krokem, aby vaše firma určila, jaký způsob bude používat k vyplácení dodavatelů. Podniky mají na výběr z více možností. Vaše volba závisí na tom, která metoda funguje nejlépe a je nejbezpečnější jak pro vaši společnost, tak pro vaše dodavatele.
- Elektronické šeky zasílané e-mailem: Další možností je zasílání plateb prostřednictvím elektronických šeků, které nabízí společnost Deluxe. Tento způsob umožňuje dodavatelům rychlou a pohodlnou výplatu při zachování bezpečnosti jejich finančních údajů. Společnosti potřebují pouze e-mailovou adresu dodavatele, čímž odpadá nutnost uchovávat jeho finanční nebo bankovní údaje.
- Kreditní karta: Malé podniky mohou platit dodavatelům kreditní kartou, pokud mají zřízen obchodní účet. Pokud dodavatel takový účet má, může to být rychlý a pohodlný způsob platby – bude však vyžadovat portál nebo fakturační systém na straně dodavatele.
- Přímý vklad: Přímá záloha je pro dodavatele pohodlnou metodou a šetří podnikům čas, protože nemusí posílat papírové šeky. Aby mohly podniky platit dodavatelům prostřednictvím přímého vkladu, musí od dodavatele získat potřebné bankovní informace a informace o šekovém účtu, aby bylo zajištěno správné uložení peněz.
- Tisk šeků: Tiskové šeky umožňují podnikům platit dodavatelům, aniž by potřebovaly všechny informace o jejich běžném účtu, ale mohou vyžadovat více času a peněz. Zasílání papírových šeků vyžaduje od malých podniků adresování obálek, nákup známek a včasné odeslání šeků. Zasílání papírových šeků může představovat bezpečnostní riziko, pokud se šek ztratí v poště nebo se dokonce ztratí v kanceláři před odesláním.
Krok 5: Vyplnění formuláře 1099-MISC
Závěrečným krokem k vyplácení dodavatelů je nechat je vyplnit formulář 1099-MISC. Formulář 1099-MISC slouží ke sledování různých příjmů nebo příjmů, které nepocházejí od běžného zaměstnavatele. Daňový úřad vyžaduje, aby podniky vyplnily tento formulář, pokud platí dodavateli více než 600 USD ročně. Formulář je pak na konci roku zaslán smluvním partnerům, aby jej přiložili ke svému ročnímu přiznání k dani z příjmu.
Pokud je váš smluvní partner organizován jako společnost, nemusíte formulář 1099-MISC poskytovat, ačkoli z tohoto požadavku existují některé výjimky, včetně výjimek pro advokáty.
Vyplácejte své dodavatele rychle a bezpečně pomocí společnosti Deluxe
Najímání dodavatelů k provádění prací pro vaši firmu je vzrušujícím krokem v rozvoji vaší společnosti – ale udržení spokojenosti a dobré práce vašich dodavatelů závisí na vaší schopnosti rychle a bezpečně jim platit.
Zajišťování bezpečných a pohodlných plateb prostřednictvím elektronických šeků od společnosti Deluxe zajišťuje, že dodavatelé dostávají platby bez ohrožení jejich osobních a finančních údajů. Navíc vzhledem k tomu, že eChecks vyžadují pouze e-mailovou adresu vašeho dodavatele, může to výrazně zkrátit administrativní čas potřebný k nastavení přímého vkladu nebo jiné formy digitální platby dodavatele.