Ahoj všichni,
Jak víte, ve finanční funkci existují dva důležité integrační scénáře, jeden je „Order to Cash“ (integrace Financial – Sales&Distribution) a druhý je „Procure to Pay“ (integrace Financial – Material Management).
Příběh ‚Order to Cash‘ jsem představil ve svém posledním příspěvku na blogu (adresu URL naleznete na konci tohoto příspěvku). V tomto blogovém příspěvku vás provedu jednoduchým procesem ‚Procure to Pay‘ v systému S/4 HANA. Upozorňuji, že se jedná pouze o jednoduchý úvod, ‚Procure to Pay‘ má mnoho užitečných funkcí, které nejsou v tomto blogovém příspěvku popsány.
Představte si scénář, existuje společnost obchodující s potravinami a její zákazník jim právě zavolal, že chce koupit 50 pytlů rýže. Obchodní společnost však zjistí, že nemá dostatečné zásoby. Rozhodne se tedy, že nakoupí 100 pytlů rýže od svého dodavatele a peníze zaplatí dodavateli poté, co zboží obdrží.
Jako průvodce krok za krokem budu od začátku udržovat potřebné objekty pro obchodní společnost s potravinami a dodavatele a poté spustím proces „Procure to Pay“. Upozorňuji, že všechny kroky a údaje vycházejí ze stávajících konfigurací systému, různé systémy mohou potřebovat různé práce/kroky.
Krok 1: Definujte nákupní organizaci
Jedna společnost může mít více než jednu nákupní organizaci, různé nákupní organizace přebírají odpovědnost za nákup různých materiálů nebo služeb.
Kód transakce:
Pro vytvoření nové nákupní organizace můžeme použít tlačítko „Nové položky“.
V tomto příspěvku použijeme nákupní organizaci „ZJC0“.
Krok 2: Definice nákupní skupiny
„Nákupní skupina“ bude použita v kmenových údajích materiálu.
Kód transakce:
Pro vytvoření nové nákupní skupiny můžeme použít tlačítko „Nové položky“.
V tomto příspěvku použijeme nákupní organizaci „ZJC“.
Krok 3: Definice závodu
Kód transakce:
Pro vytvoření nové provozovny můžeme použít tlačítko „Nové záznamy“.
V tomto příspěvku použijeme provozovnu ‚ZJP1‘.
Po vytvoření provozovny bychom měli provozovně přiřadit informace o místě uskladnění.
Kód transakce: OX10
Transakční kód: OX09
Krok 4: Udržování kmenových údajů FI pro dodavatele
Před vytvořením obchodního partnera s rolemi dodavatele bychom měli udržovat kmenové údaje FI pro nového dodavatele.
a. Company
Path: SPRO-Enterprise Structure-Financial Accounting-Define company
Company ‚ZJC3‘
b. Kód společnosti
Cesta: SPRO-Struktura podniku-Finanční účetnictví-Upravit, Kopírovat, Odstranit, Zkontrolovat kód společnosti
Kód společnosti ‚ZJC3‘
c. Vyrovnávací účet
Kód transakce: FS00
Měli bychom pro dodavatele vytvořit nový sesouhlasovací účet pod kódem společnosti.
V tomto příspěvku je sesouhlasovací účet ‚100100‘. Jako účet pro odsouhlasení dodavatele se použije účet ‚Recon. Account for Acct Type‘ by mělo být vybráno pole ‚Vendors‘.
Krok 5: Udržování údajů o prodejci
Jak jsem se zmínil v minulém blogovém příspěvku, v systému S/4 HANA neexistuje samostatný kód transakce (TCODE) pro udržování údajů o zákaznících a prodejcích, tyto věci byly přesunuty do systému Business Partner (BP). Pro tohoto prodejce bychom měli vytvořit nového obchodního partnera s rolí prodejce (FLVN00, FLVN01).
Kód transakce: BP
Jednoduché kroky:
a. Vytvořte novou organizaci
b. V seznamu rolí vyberte roli zákazníka FLVN01.
V pravém horním rohu obrazovky vyberte tlačítko „Nákup“.
Vyskočí obrazovka s údaji „Organizace nákupu“.
V mém testu to vypadá jako na obrázku níže.
Údaje v záložkách by měly být zachovány na základě požadavků. Po zachování údajů změny uložte.
c. V seznamu rolí vyberte roli zákazníka FI FLVN00.
V pravém horním rohu obrazovky vyberte tlačítko „Kód společnosti“.
Vyplňte kód společnosti a účet pro odsouhlasení, který jsme vytvořili v kroku 4 na vyskakovací obrazovce.
Krok 6: Vedení hlavní knihy materiálu
Jak bylo uvedeno, společnost obchodující s potravinami nakoupí od dodavatele 10 pytlů rýže. Měli bychom vytvořit kmenová data materiálu pro rýži.
Kód transakce: MM01
Udržovat kmenová data materiálu může být velká práce. V MM01 lze použít mnoho polí, která splňují obchodní požadavky. V tomto příspěvku použiji nejzákladnější funkce pro udržování kmenových dat materiálu.
a. Vyberte odvětví a typ materiálu
b. Vyberte pohledy
c. Zadejte údaje na úrovni organizace s využitím údajů, které jsme vytvořili v předchozích krocích
d. Udržujte základní údaje na kartě „Základní údaje 1“.
Obchodní měrná jednotka: BAG
Informace o hmotnosti:
e. Udržujte údaje o nákupu na kartě „Nákup“
f. Udržujte údaje o cenách v záložce „Účetnictví 1“.
Jedná se pouze o příklad.
Po kliknutí na tlačítko „Uložit“ nás systém může požádat o zachování hodnot dalších polí, to vychází ze stávajících konfigurací systému.
Krok 7: Propojení objektů
Po vytvoření objektů bychom měli udržovat vztahy mezi nimi. Než spustíme proces „Procure-to-Pay“, pečlivě zkontrolujte přiřazení a ujistěte se, že všechny právě vytvořené objekty byly správně propojeny. Pokud nebudou vazby udržovány správně, objeví se v procesu „Od objednávky k pokladně“ různá chybová hlášení.
Přiřazení lze provést v cestě: SPRO-Struktura podniku-Přiřazení
a. Přiřazení kódu podniku k podniku
b. Přiřazení závodu ke kódu společnosti
c. Přiřazení nákupní organizace ke kódu společnosti
d. Přiřaďte nákupní organizaci k závodu
Krok 8: Vytvoření požadavku na nákup
Můžeme vytvořit objednávku na základě požadavku na nákup, nebo můžeme vytvořit přímo objednávku. To závisí na různých požadavcích.
Kód transakce: ME51N
Zadejte potřebná pole (položka, materiál, množství, nákupní skupina, závod atd.)a uložte změnu. Poté bude vytvořena nová nákupní objednávka.
Strategii uvolnění položky naleznete na kartě „Strategie uvolnění“. Upozorňujeme, že různé systémy mohou mít různé strategie uvolňování.
Příklad:
Předtím, než můžeme nákupní požadavek použít k vytvoření objednávky, měli bychom se ujistit, že položka byla uvolněna.
Kód transakce: ME55
Krok 9: Vytvoření nákupní objednávky
Kód transakce: ME21N
Jak již bylo uvedeno, vytvoříme objednávku z nákupní poptávky, kterou jsme vytvořili v kroku 8.
a. Klikněte na tlačítko „Přehled dokladů zapnut“ v levém horním rohu obrazovky (pokud se zobrazuje tlačítko „Přehled dokladů vypnut“, pak tento krok ignorujte)
b. Ze seznamu vyberte „Nákupní poptávky“
Na nové obrazovce zadejte číslo nákupního dokladu a klikněte na tlačítko „Provést“.
Přetáhněte číslo nákupní poptávky na štítek „Nákupní košík“.
c. Údaje na úrovni záhlaví
Vložte číslo dodavatele a další údaje o organizaci, které jsme vytvořili v předchozích krocích.
d. Údaje na úrovni položky
Vyplňte také pole „Závod“.
V tomto příspěvku používám v poli „Kat. přiřazení účtu“ hodnotu „K“ (nákladové středisko), tuto hodnotu je třeba změnit na základě různých požadavků.
e. Údaje o detailu položky
Po vytvoření nové položky bychom měli zachovat také údaje o detailu položky pro tuto položku.
záložka „Přiřazení k účtu“:
Jelikož jako „kat. přiřazení k účtu“ pro tuto položku používáme „K“ (nákladové středisko), měla by být vyplněna pole v této záložce. Kontrola související konfigurace je mimo rozsah tohoto příspěvku, představím ji v jiném příspěvku.
záložka „Potvrzení“:
Předtím, než můžeme vytvořit příjmový dodací doklad, by měla být položka potvrzena v objednávce. Kontrola potvrzení je založena na přizpůsobení.
Po dokončení změn můžeme kliknout na tlačítko „Uložit“ a vytvoří se nová nákupní objednávka.
Krok 10. Po dokončení změn můžeme kliknout na tlačítko „Uložit“ a vytvoří se nová nákupní objednávka: Vytvoření příchozí dodávky
Kód transakce:
Jak bylo uvedeno v kroku 9, položka v rámci nákupní objednávky by měla být potvrzena předtím, než budeme moci vytvořit příchozí dodávku na základě nákupní objednávky.
a. Zadejte údaje „Prodejce“ a „Nákupní objednávka“ a zkontrolujte hodnotu „Datum dodání“. Klikněte na tlačítko „Pokračovat“ a přejděte na další obrazovku.
b. Vyplňte pole „Množství dodávky“, zkontrolujte ostatní pole a uložte změnu.
Krok 11: Vytvoření dobré příjemky
V tomto testu bychom měli před vytvořením dobré příjemky pro objednávku zachovat položku objednávky na dodávku kompletní.
Kód transakce: ME22N
Zaškrtněte políčko „Deilv Compl.“ a uložte změnu.
Kód transakce: MIGO
Vyberte z rozevíracích seznamů „Příjemka zboží“ a „Objednávka“. Do prázdného pole na pravé straně vyplníme číslo objednávky, které jsme vytvořili v kroku 9.
Zaškrtneme informace o materiálu na záložce „Materiál“.
Vložíme hodnotu množství na záložce „Množství“.
Zaškrtneme hodnotu závodu na záložce „Kde“.
V tomto příspěvku použiji typ pohybu ‚101‘.
Po vyplnění/zaškrtnutí údajů klikneme na políčko ‚Položka Ok‘ a klikneme na tlačítko ‚Odeslat‘.
Krok 12: Kontrola faktury FI
Doklady FI se vytvoří, když k objednávce vytvoříme dobropis.
Kód transakce: MIGO
Vybereme z rozevíracích seznamů „Zobrazit“ a „Materiálový doklad“. Do prázdného vyplněného pole zadejte číslo materiálového dokladu vytvořeného v kroku 11.
Kliknutím na tlačítko „FI doklady“.
Informace o FI dokladech zjistíte z vyskakovacího okna.
Pro zobrazení dokladu můžeme dvakrát kliknout na číslo dokladu.
Krok 13: Vytvoření příjemky faktury
Kód transakce: MIRO
Zadejte „Datum faktury“ a číslo objednávky, které jsme vytvořili v kroku 9.
Zkontrolujte hodnoty a klikněte na tlačítko „Zaúčtovat“.
Doklady (doklad MM a faktura A/P) budou vytvořeny, pokud se v zaúčtování neobjeví žádný problém.
Doklad lze zobrazit kódem transakce MIR4.
Klikněte na tlačítko „Následné doklady“, zobrazí se korespondenční A/P faktura.
Pokud A/P faktura není zaúčtována (není nastavena automatická platba), pak by měla být faktura zaúčtována kódem transakce F-53 („Zaúčtování odchozí platby“).
Po úspěšném dokončení zaúčtování se v související objednávce objeví záložka „Historie objednávky“, kterou můžeme zkontrolovat pomocí kódu transakce ME23N.
Závěr
V příspěvku projdeme jednoduchý proces „Procure to Pay“ od sestavení kmenových dat („Nákupní organizace“, „Nákupní skupina“, „Závod“, „Firma“, „Kód firmy“, „Obchodní partner“) a transakčních dat (dokladů) od začátku. Doporučuji vám, abyste si konfiguraci a zaúčtování provedli sami, pomůže vám to lépe pochopit zpracování „Procure to Pay“.
Můj příspěvek na blogu pro představení jednoduchého procesu „Order to Cash“ najdete na níže uvedené adrese:
https://blogs.sap.com/2020/03/02/step-by-step-to-run-a-simple-order-to-cash-process/#