Jako manažer máte na starosti spoustu věcí, včetně péče o své zaměstnance a jejich denní rozvrhy.
Někdy může být obtížné vědět, jak efektivně rozvrhnout zaměstnance. Chcete, aby byli všichni spokojení a abyste měli všechny směny pokryté najednou.
Jak se můžete ujistit, že to děláte tak, jak je třeba, a zároveň se starat o všechny ostatní faktory?
Přečtěte si o některých způsobech, jak můžete plánování svých pracovníků udělat bezproblémové a snadné, abyste se mohli soustředit na daný úkol.
Pěstujte prostředí otevřenosti
Konflikty při plánování někdy vznikají, když se zaměstnanci příliš ostýchají informovat své vedoucí o schůzkách nebo jiných událostech, které by jim mohly zabránit v příchodu do práce. Když lidé neřeknou svému nadřízenému o svých plánech, vytváří to chaotické prostředí.
Chcete-li s tímto problémem bojovat, dejte svým zaměstnancům vědět, že vám mohou říct o všech svých plánech předem.
Tím zajistíte, že budete moci přesouvat směny podle potřeby, abyste se mohli připravit na změny rozvrhu.
Když se vaši zaměstnanci cítí dobře, když vám řeknou, že nebudou k dispozici, je změna rozvrhu mnohem snazší. Pokud vás neinformují o tom, že potřebují volno, a nedostaví se, může se stát, že jejich směnu nebude mít kdo zastoupit.
Ujistěte se, že všichni vědí, že je v pořádku občas požádat o volno. Když vytvoříte politiku otevřených dveří, lidé budou otevřenější a upřímnější, když budou potřebovat vynechat směnu.
Zkuste dvoutýdenní rozvrh
Místo toho, abyste se snažili rozvrhnout své zaměstnance na týdenní bázi, podívejte se raději dopředu na dvoutýdenní rozvrh. Toto dvoutýdenní okno poskytne všem mnohem lepší časový rámec, pokud si budou potřebovat vzít volno.
Jakmile vypracujete dvoutýdenní rozvrh, měli by ho všichni vidět vyvěšený. To zaměstnancům umožní provést změny s dostatečným předstihem, pokud budou potřebovat některý den vynechat.
Dvoutýdenní plán rozvrhu pomáhá otevřít komunikační linky. Usnadní to také práci vám jako manažerovi, protože uvidíte, jaké jsou plány s mnohem větším předstihem.
Použijte velký kalendář, nástěnku nebo tabuli a vyvěste rozvrh na místo, kde ho všichni uvidí. Doplňte to tím, že všem pošlete dvoutýdenní plán e-mailem, aby nikdo nemohl říct, že o něm nevěděl.
Jak efektivně plánovat zaměstnance pomocí softwaru
Plánování zaměstnanců je mnohem jednodušší než za starých časů. Nové aplikace a softwarové programy naštěstí umožňují zadávat informace online a vytvořit univerzální rozvrh, který uvidí každý.
Můžete vyzkoušet tento software, abyste měli všechny informace o plánování na jednom centrálním místě. Rychlé aktualizace prostřednictvím softwaru vám pomohou usnadnit změny.
Software pro tvorbu rozvrhu vám umožní rychle a přehledně upravovat časové intervaly, termíny a další informace. Poskytněte každému zaměstnanci přístup k rozvrhu online, aby se na něj mohl snadno rychle podívat, kdykoli bude chtít.
Pomocí softwaru se již nebudete muset zabývat zapisováním informací na papír. Jednoduše se přihlásíte, provedete změny a podle potřeby je uložíte.
Některé plánovací programy dokonce obsahují integrované hodiny. To vám umožní sledovat odpracované hodiny pro mzdové účely a může spojit všechny aspekty vašeho podnikání do jednoho jediného programu pro snadné použití.
Zkontrolujte své personální obsazení
Pokud vás zajímá, jak efektivně naplánovat zaměstnance, vše může záviset na aktuálním počtu vašich zaměstnanců. Pokud například zjistíte, že je stále obtížnější pokrýt každou směnu, je možná na čase přijmout nové lidi.
Podívejte se pozorně na rozvrhy, které jste sestavili v minulosti. Pokud si všimnete vzorce mezer nebo potíží s doplňováním lidí, možná budete chtít zvážit přijetí jednoho nebo dvou nových zaměstnanců.
Pokud jsou vaši současní zaměstnanci přepracovaní, může se vám to hodně vymstít. Ujistěte se, že všichni dostávají tolik hodin, kolik chtějí a potřebují, aniž byste na ně příliš tlačili.
Konflikty v plánování mohou způsobit, že řízení podniku bude ještě více stresující, proto se ujistěte, že máte takovou úroveň zaměstnanců, abyste pokryli každou minutu. Zvažte uspořádání schůzky se stávajícími zaměstnanci, abyste zjistili, jak si stojí.
Vytvořte si zásady a držte se jich
Jedním z nejlepších a nejefektivnějších způsobů, jak řešit problémy s plánováním, je vytvořit firemní zásady a pak se jimi řídit u všech zaměstnanců. Pokud je třeba předem oznámit změnu rozvrhu, dejte všem vědět, že všechny změny musí být provedeny do určitého času a v určitý den v týdnu.
Pokud jde o volno, nechte zaměstnance vyplnit žádost a dejte jim stanovený minimální počet dní předem. Dejte jim na vědomí, že pokud žádost o volno nevyplní podle zásad, může být zamítnuta.
Vždy samozřejmě budou existovat výjimky pro určité změny v plánování. Přísné zásady však vytvoří rámec a pokyny, díky nimž budou všichni na stejné vlně, pokud jde o aktualizace plánování.
Ulehčete si plánování
Teď, když víte více o tom, jak efektivně plánovat zaměstnance, by mělo být řízení mnohem efektivnější. Vytvořte zásady, zkontrolujte stavy zaměstnanců a použijte software pro plánování, aby byli všichni na stejné vlně.
Pomocí několika aktualizací procesu plánování by se sledování všech mělo časem stát jednodušší.
Pokud hledáte způsoby, jak růst a přidávat hodnotu svému podnikání, určitě navštivte mé webové stránky ještě dnes!
.