Co je to profesní podvod?
Pracovní podvod je podvod spáchaný zaměstnancem na zaměstnavateli v rámci jeho zaměstnání. Jsou častější a způsobují podnikům větší finanční ztráty než podvody spáchané třetími osobami. Vzhledem k tomu, že zaměstnanci budou v podniku nadále pracovat, budou se zpravidla snažit tyto podvody trvale skrývat, což znamená, že profesní podvody mohou být páchány po delší dobu.
Co je to podvod v místě prodeje?
Podvod v místě prodeje spočívá v tom, že zaměstnanec ukradne svému zaměstnavateli peníze v místě, kde dochází k prodeji. Zaměstnanci mohou krást peníze při jejich předávání zákazníkovi nebo od zákazníka (prodejem nebo vrácením zboží zákazníkem). K podvodům v místě prodeje obvykle dochází v maloobchodních podnicích, kde je vysoký počet transakcí s nízkou hodnotou a velký počet prodavačů, což usnadňuje skrytí podvodu.
Existují dva hlavní typy podvodů v místě prodeje. Oba vedou k odcizení peněz z podniku.
- První se zaměřuje na prodejní transakce, kdy zákazníci platí peníze podniku
- Druhý se zaměřuje na vracení zboží, kdy peníze přechází z podniku na zákazníka.
Hlavní rubriky
Popis podvodů v místě prodeje
1. Podvody v místě prodeje. Neplatné tržby
2. Falešné vrácení zboží
3. Zpracování tržebPrevence a odhalování
Popis podvodů v místě prodeje
Existuje rozdíl mezi krádeží v místě prodeje a podvodem v místě prodeje, i když se oba pojmy obecně používají zaměnitelně. Krádež v místě prodeje je krádež peněz bez snahy ji skrýt. Ztráta by měla být odhalena v krátkém časovém horizontu – při porovnání denních účtenek s evidencí tržeb. Zloděj spoléhá na to, že majitelé podniku nebudou schopni prokázat, o jakou tržbu se jednalo a kdo ji uskutečnil. Podvod v místě prodeje obecně nemá být odhalen (alespoň v krátkodobém horizontu) a podvodník podnikne určité kroky, aby krádež skryl.
Mnoho podniků počítá s určitou ztrátou z krádeže a zapracovává tyto náklady do své cenové struktury. Někteří majitelé podniků se k těmto ztrátám staví samolibě a domnívají se, že zůstanou v odhadovaném rozmezí a že pro snížení těchto ztrát nemohou ani by neměli nic udělat. Tento přístup může být krátkodobě obchodně ospravedlnitelný, ale nijak neodrazuje nepoctivé zaměstnance od páchání podvodů.
Jak se tyto podvody provádějí?
Existují dva hlavní způsoby páchání podvodů v místě prodeje, které se liší tím, zda je do transakce zapojen skutečný zákazník – cílem je prodej – nebo zda je použit fiktivní zákazník – je provedena falešná vratka. Existuje také mnoho variant těchto dvou základních formátů.
Falešný prodej
Falešné prodejní podvody se zpravidla zaměřují na prodej v hotovosti. Cílem podvodu je zabránit evidenci prodeje a odcizit tržbu. Pokud se prodej neeviduje, peníze z bankovních dokladů o prodeji nechybí.
Je nutný skutečný prodej zboží se skutečným zákazníkem, protože někdo musí odevzdat peníze, které jsou odcizeny. Zaměstnanec prodá zboží zákazníkovi, předá mu ho a převezme od něj peníze, ale buď nezaúčtuje prodej, nebo zaúčtuje neplatný prodej.
To znamená, že běžnou účtenku o přijatých penězích nelze zákazníkovi vydat, protože podle firmy se prodej neuskutečnil. Požadavek na vystavení účtenky při všech prodejích tak může omezit možnost provádět tyto podvody, zejména pokud je účtenka potřebná pro účely záruky apod.
Zákazník odchází se zbožím, ale podle záznamů podniku k prodeji nikdy nedošlo a peníze nebyly nikdy přijaty. Může trvat nějakou dobu, než se ztráta skladové položky zjistí (pokud se vůbec zjistí), a pak může být dohledání konkrétního zaměstnance a konkrétního prodeje nemožné. Proto jsou nejčastějšími oběťmi maloobchodní firmy s vysokým obratem běžných skladových položek.
Pokud je třeba krádež (snížení stavu zásob) skrýt, podvodník bude muset upravit skladovou evidenci tak, aby zaznamenal snížení skladové položky. To je podrobněji vysvětleno v dokumentu „Podvody se zásobami – podvody se skladovou evidencí“.
Alternativou, která odstraňuje potřebu skrývat snížení zásob, je zpracovat v evidenci skutečný prodej, ale za sníženou cenu. Od zákazníka se vybere skutečná cena, zaúčtuje se zlevněná cena a odcizí se zůstatek. To bude zřejmé, pokud je zákazníkovi předána účtenka, ale eliminuje to potřebu skrývat snížení zásob.
Falešné vrácení zboží
Cílem podvodu s falešným vrácením zboží je zpracovat falešné vrácení zboží a ukrást peníze údajně vyplacené zpět (falešnému) zákazníkovi. Ve většině maloobchodních podniků budou mít někteří zaměstnanci za určitých okolností oprávnění zpracovávat vrácení zboží.
Při skutečném vrácení zboží bude zákazník po vrácení zboží chtít peníze nebo kredit, takže použití skutečného vrácení pro tento podvod může být obtížné. Je třeba vytvořit falešnou vratku, zpracovat ji a odebrat peníze.
Zaznamenáním vratky se aktualizují bankovní záznamy pro platbu falešnému zákazníkovi, takže snížení peněz není třeba skrývat. Problém spočívá v tom, že od zákazníka nebylo přijato žádné fyzické zboží. To může, ale nemusí být problém v závislosti na zavedených postupech, které se týkají zboží vráceného zákazníky. Většina podniků bude chtít zavést nějaký standardní postup pro ověření vrácení jakéhokoli zboží, už jen proto, aby zjistila důvod a vyřešila případné problémy s danou položkou. Zaměstnanec může jako vrácenou položku použít jinou inventární položku, dokonce může položku poškodit, aby uvedl důvod, proč byla vrácena.
Jednou z variant podvodu je použít skutečné vrácení zboží skutečnému zákazníkovi a v evidenci zpracovat nadměrné vrácení peněz, předat zákazníkovi správnou (menší) částku a zbytek ukrást. Smyslem je, aby se platba větší částky jevila v evidenci jako oprávněná. Tím se také zajistí fyzické vrácení zboží, čímž se překoná výše uvedený potenciální problém.
Další alternativou je zpracování dobropisu na kreditní kartu. To sice zanechává soudní řízení, ale eliminuje riziko, že bude vidět fyzické převzetí peněz z pokladny. Zaměstnanec obvykle zpracuje kredit ze své vlastní kreditní karty nebo kreditní karty svého komplice. To má však také problém s tím, že nedochází k fyzickému vrácení zboží.
Zpracování prodeje
Mnoho maloobchodních podniků má nyní pokladny v místě prodeje, které čtou čárové kódy. Tyto systémy také aktualizují výpis zásob prodaného zboží a u částky prodeje a částky nákladů do obchodní evidence. Co však nezajistí, je to, aby čárový kód odpovídal položce, která projde přes pult. To má udělat prodavač.
Nezávisle na tom, jaký systém se používá, může nepoctivý zaměstnanec zpracovat prodej komplici, ale zaznamenat prodejní cenu za levnější položku, než jakou komplic skutečně převzal. Obecně platí, že komplic vybere požadovanou drahou položku a prodejní štítek (včetně čárového kódu, pokud je tento systém používán) a vezme drahou položku a levnější kartu ke zpracování. Nepoctivý zaměstnanec prodej zpracuje.
Tento podvod může být samozřejmě proveden i bez vědomé účasti prodavače. Může si jen nevšimnout, že cenovka neodpovídá položce – a to bude jeho obrana, i když se na ní podílí.
Prevence a odhalení
Několik věcí, na které je třeba se zaměřit
(i) Zvýšený počet zaznamenaných vrácení nebo neplatných transakcí, zejména u jednoho zaměstnance nebo v jednom oddělení.(ii) Vracení velkých, opakovaných nebo rovnoměrných částek.
(iii) Zpracování dokladů o vrácení bez přiložení nebo identifikace vráceného zboží,
(iv) Neúplné pokladní pásky (Elektronické pokladny eliminují potřebu fyzických pásek.)
(v) Nevysvětlené snížení stavu zásob může naznačovat, že zboží je předáváno zákazníkům, aniž by byl prodej zpracován a zaúčtován.
Jakékoli vrácení zboží zpracovávané bez požadovaných dokladů.
Některé základní kontroly
(i) Technologie zvyšuje kontrolu, protože inteligentní pokladny jsou propojeny s dalšími podnikovými systémy (zejména skladovými). Použití technologie může instalovat kontroly s malým narušením obsluhy zákazníků. ii) Vyžadování souhlasu vedení nebo dvou podpisů pro zpracování vratek.
(iii) Všechny vratky zpracované bez fyzického přiložení nebo identifikace zboží by měly být prověřeny.
(iv) Povzbuzování zákazníků, aby se ujistili, že z každého prodeje obdrží účtenku, nebo aby proces prodeje závisel na naskenování nebo identifikaci položky – tím se zaeviduje prodej za správnou cenu.
(v) Nechat každého zaměstnance podepsat se na pokladnách při zpracování transakcí, což umožní sledovat transakce až ke konkrétnímu zaměstnanci.
(vi) Podávání zpráv o číslech kreditních karet, na které byly připsány náhrady, aby se zvýraznily karty, na které byly připsány četné náhrady.