Pohledávky (AR) označují neuhrazené faktury společnosti nebo peníze, které jí dluží její klienti. V osobním životě může být příkladem Accounts Receivable koupě vstupenky na koncert nebo sportovní událost pro přítele s tím, že vám ji později vrátí. Je to v podstatě „IOU“. V podnikání představuje AR úvěrovou linku poskytnutou společností, splatnou v relativně krátkém časovém horizontu, který se může pohybovat od několika dnů do jednoho roku.
Co je to Pohledávka?“
Pokud má společnost Pohledávky, pak uskutečnila prodej, ale ještě neinkasovala peníze od kupujícího. Většina společností funguje tak, že část svých prodejů nechává na úvěr a nabízí svým klientům možnost zaplatit až po obdržení služby.
Například energetické společnosti obvykle vystavují faktury svým zákazníkům až po odběru elektřiny. Zatímco utilitní nebo energetická společnost čeká, až její zákazníci zaplatí své účty, nezaplacené faktury se považují za pohledávky.
Většina podniků funguje tak, že svým klientům umožňuje nákup zboží na úvěr. Náklady na prodej na úvěr se označují jako Pohledávky. Obecně platí, že Pohledávky (Accounts Receivable, AR), jsou peněžní částky, které odběratelé dluží podniku za poskytnuté zboží a služby. Pohledávky by se neměly zaměňovat se závazky (Accounts Payable, AP).
Pokud AP je dluh společnosti vůči dodavatelům nebo prodejcům, pohledávky jsou dluhem odběratelů vůči společnosti. Pohledávky jsou pro firmu důležitým aktivem, zatímco Závazky jsou závazky, které musí firma v budoucnu uhradit. V zásadě se firmy rozhodují nabízet pohledávky, aby přiměly zákazníky vybrat si jejich výrobky místo výrobků konkurence.
Pro firmu je vhodné nastavit proces AR, aby zjistila zákazníky, kteří již zaplatili, a identifikovala všechny platby, které jsou po splatnosti. Tento proces představuje jednoduchý sled událostí, díky nimž jsou pohledávky dohledatelné a spravovatelné.
Čtyři hlavní kroky typického procesu AR:
- Zavedení kreditní praxe
- Fakturace zákazníkům
- Sledování přijatých a splatných plateb
- Účtování pohledávek
S využitím úspor z rozsahu se však proces může lišit pro velké a malé firmy. Velké firmy mají větší příliv peněžních prostředků, takže obvykle investují do vysoce kvalifikovaných týmů pro řízení úvěrů a IT systémů, které pomáhají tento proces zlepšit a efektivně řídit.
Krok 1: Zavedení úvěrových postupů
Prvním krokem je pro firmu vypracování procesu žádosti o úvěr.
Firma se pak na základě úvěruschopnosti žadatele rozhodne, zda bude nabízet zboží na úvěr. Společnost se může rozhodnout nabízet úvěr jednotlivým zákazníkům nebo jiným podnikům.
Také společnost stanoví podmínky pro prodej na úvěr. V tomto dokumentu jsou uvedeny povinnosti a požadavky klienta. Firma musí zajistit, aby dodržovala federální zákony o úvěru, například úplné zveřejnění informací o úvěrových postupech. Společnost musí například jasně sdělit úrokové sazby pro úvěr.
Podmínky se liší pro velké a malé firmy.
Velké firmy se mohou rozhodnout poskytnout zákazníkovi delší dobu.
Na druhé straně si malé firmy nemohou dovolit nabízet zboží na úvěr po delší dobu z důvodu menšího cash flow a nízkého kapitálu. To, jak brzy budou peníze na tento dluh od zákazníka inkasovány, přispěje ke zjištění kapitálu firmy potřebného k provozu podniku a cash flow.
Krok 2: Fakturace zákazníkům
Faktura je dokument poskytnutý odběrateli, v němž jsou podrobně uvedeny výrobky a služby, které byly poskytnuty, náklady na tyto výrobky a služby, jakož i datum očekávané platby.
Každá faktura musí mít jedinečné číslo faktury pro snadné vyhledání. Zákazník pak má možnost zvolit si, zda chce dostávat elektronické nebo fyzické faktury. Velké firmy dávají přednost zasílání elektronických i papírových faktur.
Na rozdíl od papírových faktur jsou elektronické faktury levnější a pohodlnější. Malé firmy proto většinou volí k doručování faktur poštu.
Čím déle firmě trvá odeslání faktury, tím déle trvá, než zákazník provede platbu. Fakturu je třeba odeslat neprodleně.
Krok 3: Sledování pohledávek
Tento krok provádí pracovník oddělení pohledávek (AR). Pracovník vyčlení platbu uloženou na bankovní účet dodavatele, vloží ji do systému AR a poté ji přiřadí k faktuře.
Pracovník také odsouhlasí knihu AR, aby se ujistil, že všechny platby jsou zaúčtovány a správně zaúčtovány, a poté vystaví měsíční výpisy klientům. Výpis poskytuje zákazníkům podrobnosti o dlužných částkách podle dříve zaslaných faktur.
Proces sledování se liší ve velkých a malých společnostech. Menší společnosti nemusí mít zavedený pokročilý systém pro sledování plateb a mohou používat ruční sledování AR pomocí nástrojů, jako je například Excel. Při manuálním procesu společnosti používají tabulky, aby zaznamenaly, kdy odesílají faktury a kdy přijímají platby. Malé společnosti také nemusí mít dostatek zaměstnanců na to, aby jmenovaly pracovníka AR, kdy si společnost může najmout profesionálního účetního, který bude tuto funkci plnit.
Větší společnosti obvykle investují do týmu pracovníků AR, kteří provádějí proces sledování, a používají nějakou formu softwarového systému pro sledování účtů, který pomáhá zajistit přesnost. Systém pomáhá pracovníkovi pro správu pohledávek být efektivnější, protože ho automaticky upozorňuje na to, který dluh je neuhrazený.
Krok 4: Účtování pohledávek
Pracovník pro vymáhání pohledávek stanoví datum splatnosti plateb. Po identifikaci nezaplacených pohledávek provede účetní oddělení zápisy do deníku pro zaúčtování tržeb. Tento proces zahrnuje jak zaúčtování nedobytných pohledávek, resp. nezaplacených dluhů, tak identifikaci slev za předčasné platby.
„Den v životě“ odborníka na správu pohledávek
Odborníci na správu pohledávek jsou nejdůležitějšími pracovníky podílejícími se na vývoji a realizaci procesu správy pohledávek. Jejich každodenní činnosti obvykle zahrnují dohled nad penězi, které firmě dluží její klienti.
Běžný den pracovníka AR zahrnuje činnosti, jako je ověřování údajů o úvěrech, klasifikace pohledávek a provádění zápisů transakcí do deníku. Kromě inkasistů dohlíží pracovník AR také na tým úředníků, analytiků a účetních.
Každý den pracovník AR zajišťuje, aby tým pracoval ve vzájemné spolupráci a zajistil tak úspěch zavedeného procesu AR.
Například zákazník může požádat o nákup zboží na úvěr. Vedoucí AR by požádal úvěrové analytiky, aby identifikovali úvěruschopnost zákazníka.
Vedoucí by zajistil, aby po identifikaci zákazníka jako úvěruschopného byly faktury připraveny pracovníky AR a včas vystaveny.
Poté by účetní určili celkový prodej na úvěr za daný den. Tyto informace pak předají inkasistům včetně data splatnosti pro inkaso peněz.
Vliv automatizace na proces pohledávek
Oddělení nákupu:
Oddělení nákupu zadá objednávku a předá kopii objednávky (PO) oddělení AP. Organizace obdrží zboží nebo služby – buď prostřednictvím oddělení Příjem nebo zaměstnance, který je objednal – a dodavatel zašle fakturu oddělení AP. Více informací o celém procesu od nákupu k platbě se dozvíte zde.
Zpracování faktur:
Pracovník oddělení AP ručně zadá údaje z faktury do účetního systému a poté papírový dokument fyzicky uloží do spisovny. Nové informace o dodavateli se zadávají s použitím názvových konvencí organizace, aby nedocházelo k duplicitám. Správnost nových i stávajících informací o dodavateli se kontroluje podle interních zdrojů, jako je hlavní soubor dodavatelů, a externích zdrojů, jako je služba IRS pro porovnávání DIČ a seznam organizací, které mají zakázáno podnikat ve Spojených státech, vedený Úřadem pro zahraniční kontrolu (OFAC) Ministerstva financí USA. Více informací o elektronické fakturaci naleznete zde.
Schvalování faktur:
Pracovník AP provádí třístrannou shodu. Při třístranné shodě se porovnává PO, účtenka a faktura, aby se zjistily případné nepřesnosti nebo nesoulad údajů. Vedoucí AP připraví a schválí dokumentaci pro případné výjimky pro krátké dodání, poškozené položky, špatně dodané položky nebo jiné problémy.
Platba:
Tým AP připraví platbu, a to buď vypsáním šeku, nebo nastavením transakce prostřednictvím automatizovaného zúčtovacího systému (ACH) nebo elektronického převodu finančních prostředků (EFT). Manažer AP, kontrolor nebo finanční ředitel (v závislosti na schvalovacím procesu společnosti) schválí platbu, čímž povolí oddělení využít slevu za předčasnou platbu dodavateli, pokud je platba prováděna v rozmezí dat uvedených v podmínkách. Platba je odeslána americkou poštou, bankovním převodem, ACH/EFT, přepravní společností nebo kurýrem.
Řízení dodavatele:
Dodavatel zavolá oddělení AP a zeptá se, jak je na tom s platbou. Pracovník oddělení AP dotaz prozkoumá a zjistí, zda je faktura stále ve schvalovacím procesu, nebo je platba na poště.
Aktualizace systému:
Oddělení informačních technologií (IT) sleduje systém plánování podnikových zdrojů (ERP) a veškerý hardware a software, který oddělení AP používá. Tým IT podle potřeby schvaluje a instaluje nové verze softwaru. Tým IT zvažuje veškeré návrhy oddělení AP na nové technologie a určuje, jak je integrovat se staršími systémy společnosti.
Vykazování a analýza:
Oddělení AP připravuje a studuje tabulky, které vytvořilo v programu Excel nebo v podobném nástroji, analyzuje všechny transakce, sleduje výkonnost oddělení a metriky, včetně dnů splatnosti (DPO). Finanční ředitel dohlíží na cash flow organizace prostřednictvím rozhovorů s ředitelem AP. Generální ředitel dostává od finančního ředitele písemné a ústní zprávy o výkonnosti organizace.
Neustálý vývoj procesů v oblasti pohledávek
Stejně jako v oblasti závazků vytvářejí manuální procesy v odděleních pohledávek velkou neefektivitu a nadměrné režijní náklady, které ničí cashflow společnosti.
Zastaralé, papírové procesy zvyšují odpisy nedobytných pohledávek a brání společnostem v přístupu k hotovosti, kterou potřebují na podporu růstových cílů. Průměrná společnost odepíše 4 % pohledávek jako nedobytné pohledávky. Pro společnost s rozpočtem 10 milionů dolarů to znamená 400 000 dolarů ročně, o které přichází.
Zavedením automatizačního řešení mohou společnosti zaznamenat 10-20% snížení nedobytných pohledávek, čímž se úspory vrátí do jejich podnikání.