Chci se s vámi podělit o příběh, proč jsem se rozhodl vytvořit elektronický pořadač a proč jsme ve fortythree.me tak zapálení pro digitální pořadač.
Můj problém: Příliš mnoho konkurenčních úkolů
Před několika lety jsem bojoval se svou produktivitou. Pracoval jsem jako konzultant v oblasti řízení a musel jsem žonglovat s několika projekty pro různé klienty najednou. Kromě toho existovalo několik interních projektů v rámci naší firmy. Také jsem měl několik soukromých projektů, jako je přestavba bytu, plánování výletů na dovolenou, sportování a tak dále.
Některé dny jsem se sám sebe ptal: „Co to sakra je? Je tu tolik věcí, které musím udělat, že ani nevím, kde mám začít!“ Zároveň mi do schránky neuvěřitelnou rychlostí přibývaly nové věci.
Stále častěji jsem se zabýval organizací úkolů a přehodnocováním priorit, abych v tomto chaosu získal alespoň nějaký řád. Měl jsem pocit, že času, který jsem měl skutečně k dispozici pro svou práci, k mému znepokojení rychle ubývá. Vydal jsem se tedy na cestu zkoumání produktivity a systémů řízení času.
Mým zvláštním zdrojem inspirace byl blog Merlina Manna a kniha Davida Allena Getting Things Done, která mi ukázala koncept inbox zero a zásady efektivní práce. Principy GTD jsou pro mou každodenní práci dnes nesmírně cenné. Jeden nástroj vynikl a stal se ústřední součástí mé sebeorganizace: pořadač, známý také jako systém 43 složek.
Při každém novém tématu, které vám přijde do cesty, se musíte rozhodnout, zda ho chcete udělat, delegovat, odložit nebo smazat. (Slavné 4 D) Dnes je mým nástrojem pro efektivní odkládání úkolů elektronický pořadač.
Tady je rekapitulace:
Pořadač obsahuje 12 složek pro měsíce v roce a až 31 složek pro běžný měsíc. Způsob sestavení zaškrtávacího souboru jsem popsal v předchozím příspěvku. Pokud chcete nějakou položku odložit do budoucna, stačí ji vložit do příslušné složky. Je skrytá, dokud nenastane její splatnost, kdy se ze složky opět automaticky vysune.
Tento jednoduchý systém mi přináší mnoho výhod:
- Mám místo, kam se při zpracování doručené pošty dostanou všechny odložené položky.
- Mohu na tyto úkoly zapomenout, protože mohu věřit systému, že mi je připomene, až přijde čas.
- Mohu se soustředit na ty úkoly, které jsou dnes opravdu důležité.
- Mohu dosáhnout „inbox zero“ a minimalizovat čas, kdy si musím lámat hlavu nad došlou poštou.
- Mám k dispozici lehký plánovací nástroj.
- Mohu se v tomto světě plném rozptýlení soustředit.
Zaškrtávací složka zefektivňuje mou každodenní práci, je soustředěnější a zábavnější.
Jelikož málokdy pracuji s papírem a většinou mobilně, vždycky jsem si přál i elektronickou aplikaci zaškrtávací složky v chytrém telefonu. Ale žádná taková neexistovala.
Moje řešení: Elektronický pořadač
Přizpůsobil jsem si kancelářský software a vyzkoušel jsem více než tucet dostupných aplikací pro práci s úkoly i všechny populární systémy produktivity. Přestože je možné vytvořit soubor s poznámkami v poznámkových aplikacích, jako je Evernote, nebo na nástěnkách, jako je Trello, je to vždy těžkopádné. Nic mi neposkytlo plnou výhodu fyzického systému zaškrtávacích složek v digitálním světě. Proto jsem loni jako nadšenec do produktivity začal vytvářet tento specializovaný elektronický tickler file. Právě teď je k dispozici jako aplikace pro Android a iOS (zatím v beta verzi).
EDIT: Nyní je k dispozici v App Store a Play Store. Pořiďte si ji zde.
Prozatím se soustředíme na základní funkce, ale v plánu je aplikaci vylepšovat a zároveň zachovat její jednoduché a snadné používání.
Stojí za to elektronický pořadač vyzkoušet! Tak do toho jděte 😉
.