Dočasná práce na dálku nemusí být vhodná pro všechny zaměstnance a/nebo pozice. Váš nadřízený vám oznámí, zda jste způsobilí pro dočasnou práci na dálku, a potvrdí vám veškeré podmínky takové dohody specifické pro danou pozici.
Koho se tyto zásady týkají?
Všech běžných zaměstnanců; nevztahuje se na dočasné zaměstnance nebo zaměstnance, kteří pracují na dálku mimo USA.
Vyloučení
Nepracující zaměstnanci (s výjimkou schváleného přiměřeného přizpůsobení zdravotnímu postižení nebo pokud je to podle uvážení společnosti Middlebury jinak považováno za vhodné v rámci těchto dočasných zásad).
Definice
Telework – Práce z domova nebo z jiného vzdáleného místa, přičemž se využívá technologie pro spojení s kanceláří, ke které je zaměstnanec přidělen.
Politika
Teleworking je pracovní ujednání, které umožňuje zaměstnancům pracovat ze vzdáleného místa prostřednictvím elektronického spojení s Middlebury, ať už z domova, z cesty nebo z jiného místa v USA. Tato politika upravuje případná dočasná ujednání o práci na dálku, která jsou prakticky vyžadována vypuknutím COVID-19.
Vzhledem k nejistotě ohledně délky a závažnosti epidemie COVID-19 budou všechna dočasná ujednání o práci na dálku průběžně vyhodnocována a mohou být na základě písemného oznámení okamžitě změněna nebo přerušena. Zaměstnanci, kterým byla dočasná práce na dálku schválena, by neměli očekávat, že budou pracovat na dálku trvale. U zaměstnanců, kterým byla dříve schválena trvalá dohoda o práci na dálku, zůstanou v platnosti zásady a dohody vztahující se na tuto dohodu, pokud okolnosti související s epidemií COVID-19 neopravňují k výjimce.
V rámci možností se pracovní povinnosti a odpovědnosti zaměstnance v důsledku dočasné práce na dálku nezmění. Profesionalita při plnění pracovních povinností, pracovní výkon a produktivita a služby oddělení zaměstnance, klientům, studentům a/nebo případně dalším složkám a související komunikace musí být zachovány na úrovni stanovené společností Middlebury a nadřízeným zaměstnance. Dočasní zaměstnanci pracující na dálku by měli být v pracovní době k dispozici prostřednictvím e-mailu a telefonu pro případnou komunikaci s příslušnými složkami. V možném rozsahu se množství času, které má zaměstnanec odpracovat, a/nebo očekávaná produktivita v důsledku práce na dálku nezmění, ačkoli rozvrh dočasné práce na dálku může zahrnovat pružnou pracovní dobu mimo běžnou pracovní dobu nebo zkrácenou pracovní dobu, aby se zohlednily problémy, kterým mohou zaměstnanci čelit ve svých domovech a ve svých komunitách v důsledku vypuknutí epidemie COVID-19, podle uvážení společnosti Middlebury.
Otevřená a průběžná komunikace mezi zaměstnancem pracujícím na dálku a jeho nadřízeným je klíčem k úspěšné dohodě o dočasné práci na dálku. Očekává se, že zaměstnanec a nadřízený budou spolupracovat, aby se vzájemně informovali o událostech nebo informacích získaných během pracovního dne. Zaměstnanci by měli komunikovat se svým nadřízeným, aby předem a průběžně identifikovali všechny pracovní povinnosti nebo odpovědnosti, které nelze efektivně vykonávat během dočasné práce na dálku. Stejně tak musí zaměstnanci neprodleně informovat svého nadřízeného v případě, že osobní okolnosti, jako je nemoc nebo povinnosti spojené s péčí o závislé osoby, brání zaměstnanci v plném výkonu dohodnutých pracovních povinností. V případě potřeby budou zváženy úpravy, které budou provedeny, pokud to bude možné, v rozsahu, který bude společnost Middlebury považovat za vhodný.
Žádost o povolení k práci na dálku
Zaměstnanci, kteří by chtěli prozkoumat možnost dočasné práce na dálku, jak to vyžaduje ohnisko COVID-19, by se měli obrátit na svého nadřízeného a na oddělení lidských zdrojů. Společnost Middlebury bude žádosti o práci na dálku posuzovat případ od případu, přičemž zohlední faktory zahrnující vhodnost práce na dálku, délku zaměstnání zaměstnance ve společnosti Middlebury, délku praxe, výkonnost zaměstnance, předchozí disciplinární opatření, flexibilitu, důvod (důvody) práce na dálku a schopnost pracovat samostatně. Zaměstnanci, kterým je povolena práce na dálku, musí podepsat dohodu o dočasném náhradním pracovišti a v případě schválení práce na dálku se od nich očekává, že budou komunikovat se společností Middlebury na úrovni odpovídající zaměstnancům pracujícím v kanceláři nebo způsobem a frekvencí, které se zdají být vhodné pro danou práci a dotčené osoby.
Vybavení a pomůcky pro práci na dálku
Společnost Middlebury v každém jednotlivém případě, který může být kdykoli změněn, určí, jaké vybavení případně poskytne zaměstnanci, aby usnadnila dohodu o práci na dálku. Společnost Middlebury nenese žádnou odpovědnost za krádež, ztrátu, poškození nebo opravu zařízení ve vlastnictví zaměstnance. Veškeré vybavení, které společnost Middlebury poskytne zaměstnanci v rámci dohody o práci na dálku, zůstává majetkem společnosti Middlebury a společnost Middlebury bude toto vybavení udržovat. Toto zařízení musí být používáno pouze pro pracovní účely. V závislosti na okolnostech může být zaměstnanec odpovědný za případnou krádež, poškození nebo ztrátu majetku patřícího společnosti Middlebury. Společnost Middlebury poskytne zaměstnanci vhodné kancelářské potřeby (pera, papír atd.) pro úspěšné plnění pracovních povinností. Společnost Middlebury rovněž uhradí zaměstnanci určité výdaje související s prací, jako jsou telefonní hovory, poštovné atd., které jsou přiměřeně vynaloženy v souladu s pracovními povinnostmi. Není-li předem písemně dohodnuto jinak, společnost Middlebury nenese odpovědnost za žádné další náklady, které mohou zaměstnanci při práci na dálku vzniknout.
Pracoviště pro práci na dálku
Zaměstnanec pracující na dálku by měl v místě pracoviště mimo pracoviště určit pracovní prostor pro instalaci veškerého zařízení, které bude při práci na dálku používat. Tento pracovní prostor by měl být udržován v bezpečném stavu, bez nebezpečí pro osoby a zařízení. Zaměstnanec neprodleně nahlásí jakýkoli úraz, který utrpí při práci na dálku, svému nadřízenému a personálnímu oddělení.
Bezpečnost
Zaměstnanci schválení pro dočasnou práci na dálku jsou odpovědní za bezpečnost informací, dokumentů a záznamů, které mají v držení nebo používají při práci na dálku. Materiály s omezeným přístupem by neměly být zpřístupněny nebo odstraněny z pracoviště bez písemného souhlasu nadřízeného zaměstnance. Zaměstnanci schválení pro dočasnou práci na dálku musí uplatňovat vhodná bezpečnostní opatření na ochranu důvěrných informací společnosti Middlebury před neoprávněným vyzrazením nebo poškozením a musí dodržovat všechny protokoly a požadavky na ochranu soukromí a zabezpečení zavedené společností Middlebury.
Všechny ostatní zásady platí
Zaměstnanci společnosti Middlebury pracující na dálku musí i nadále dodržovat všechny ostatní zásady a postupy včetně těch, které se týkají používání počítačů, sociálních médií a důvěrnosti. Podmínkou práce na dálku je, že všichni zaměstnanci, kteří obdrží povolení k práci na dálku podle těchto zásad, musí nejprve podepsat dohodu o dočasném náhradním pracovišti.
Přítomnost na pracovišti
V případě, že zaměstnanec schválený pro dočasnou práci na dálku již dříve plánoval fyzickou přítomnost na pracovišti, funkci, schůzce nebo jiné akci, nebo se domnívá, že jeho fyzická přítomnost na akci plánované po zahájení dočasné dohody o práci na dálku je nezbytná, musí nejprve kontaktovat svého nadřízeného. Nadřízený spolu s personálním oddělením podle potřeby a potřeby posoudí, zda by se zaměstnanec měl akce přesto zúčastnit, a to s ohledem na všechny relevantní skutečnosti a okolnosti, které jsou v té době známy. Při takovém rozhodování bude pečlivě zváženo zdraví a bezpečnost zaměstnance, jakož i zdraví a bezpečnost ostatních zaměstnanců společnosti Middlebury a místní komunity.
Žádosti o dovolenou
Pokud není dohodnuta pružná pracovní doba, zaměstnanci by neměli připustit, aby události a činnosti nesouvisející s prací narušovaly nebo zasahovaly do plánované pracovní doby. Žádosti o čerpání nemocenské, dovolené nebo jiného volna musí být schváleny stejným způsobem jako u zaměstnance, který nepracuje na dálku. Pokud neosvobozený zaměstnanec během práce na náhradním pracovišti onemocní, musí vykázat skutečně odpracované hodiny a za neodpracované hodiny čerpat nemocenskou dovolenou.
Neosvobození zaměstnanci
Na neosvobozené zaměstnance pracující na dálku se vztahují požadavky na práci přesčas podle zákona Fair Labor Standards Act nebo mzdových předpisů IWC (kalifornští zaměstnanci), a proto musí dodržovat všechny požadavky na vedení záznamů. Neosvobození zaměstnanci pracující na dálku musí přesně evidovat a včas vykazovat veškerou pracovní dobu, což je podmínkou další účasti v programu práce na dálku. Nadřízený musí předem schválit všechny hodiny odpracované nad rámec hodin stanovených na den a týden v souladu s místními, státními a federálními požadavky. Společnost Middlebury může zrušit dočasná oprávnění k práci na dálku každému zaměstnanci, který tento požadavek nesplní.
Daňové dopady
Zaměstnanci, kteří pracují na dálku z jiného státu nebo pracují ve více státech, jsou odpovědní za správné stanovení svých daní. Zaměstnancům doporučujeme, aby se poradili s daňovým odborníkem a určili správný způsob srážky daně z příjmu.
Doba trvání dočasné dohody o práci na dálku
Všechny dočasné dohody o práci na dálku, které jsou prakticky vyžadovány ohniskem COVID-19 a udělovány podle těchto zásad, jsou udělovány na základě odvolání. V důsledku toho může společnost Middlebury podle vlastního uvážení kdykoli ukončit jakékoli ujednání o práci na dálku, ačkoli tam, kde je to možné, bude poskytnuto oznámení v přiměřeném předstihu. Pokud nebyla přijata jiná opatření, musí zaměstnanec po ukončení dohody o práci na dálku nebo pracovního poměru, podle toho, co nastane dříve, vrátit veškerý majetek ve vlastnictví společnosti Middlebury v dobrém provozuschopném stavu, po odečtení běžného opotřebení.
Tyto zásady nemají za cíl jakkoli měnit pracovní poměr at-will. Proto, pokud zaměstnanec nemá platnou písemnou a podepsanou pracovní smlouvu, ve které je uvedeno jinak, je pracovní poměr at-will a může být zaměstnancem nebo společností Middlebury kdykoli ukončen.
Pracovní poměr ve společnosti Middlebury je at-will a může být kdykoli ukončen vámi nebo společností Middlebury bez udání důvodu a bez výpovědní lhůty.