Wie lange brauchen Ihre Hochzeitsgäste, um zu antworten?
Das RSVPify-Team hat beschlossen, einen tiefen Einblick in seine Daten zu nehmen, um einen Einblick in die durchschnittliche Antwortzeit auf Hochzeits-RSVPs zu geben. Wir dachten, wir tragen unseren Teil dazu bei, dass RSVPify-Benutzer und junge Paare besser verstehen, was sie erwarten können, wenn sie sich entscheiden, wie sie ihre RSVPs online bearbeiten.
Eine der häufigsten Fragen, die wir regelmäßig hören, ist eine ziemlich einfache: Wie viel Zeit sollten wir unseren Gästen für ihre RSVP geben? Da diese Frage häufig gestellt wird, dachten wir, dass es sich lohnt, unseren treuen Praktikanten Mark damit zu beauftragen, diese uralte Frage für die breite Masse zu beantworten.
NEU: Probieren Sie unseren Rechner für Gästelisten und RSVP-Antworten aus!
Wir haben die Daten ausgewertet und ein paar harte Zahlen auf der Grundlage der Gästelisten unserer Benutzer ermittelt. Wir haben eine Stichprobe von einer halben Million digitaler Hochzeits-RSVPs genommen, die unsere Nutzer seit Anfang des Jahres erhalten haben. Wie sieht also die Zeitachse für das Versenden und Empfangen von digitalen Hochzeits-RSVPs wirklich aus?
Ein visueller Blick auf die durchschnittliche Online-RSVP-Zeitleiste
Prozentualer Anteil der eingegangenen RSVPs nach Woche
Nicht überraschend, nachdem wir die Daten ausgewertet hatten, gab es in der Tat einen „Sweet Spot“ für RSVP-Antworten. Die meisten Antwortschreiben (57,6 %) gingen innerhalb der ersten fünf Wochen nach dem Versand der Einladungen ein. Die beliebteste Woche, in der die Gäste ihre Antwort abschickten, war Woche 3, in der 13 % aller Antworten eingingen.
Etwa viereinhalb Wochen nach dem Versand der Einladungen können Sie davon ausgehen, dass etwa 50 % der Antworten auf Ihre Antwort eingegangen sind. Im Durchschnitt wird die Antwortquote danach langsam aber stetig abnehmen (schneller, wenn Sie die Frist auf zwei Monate begrenzt haben). Wir können davon ausgehen, dass Sie nach etwa sieben Wochen etwa 80 % Ihrer Antworten erhalten, wenn Sie eine zweieinhalbmonatige Frist für die Rückmeldung einplanen.
Prozentualer Anteil der insgesamt eingegangenen Antwortschreiben nach Woche
Wie aus dem obigen Diagramm hervorgeht, wurden die durchschnittlichen Antwortschreiben für die Hochzeit in den Wochen 3 und 4 abgegeben. Nach Woche 5 nehmen die Antworten tendenziell ab, und ab Woche 6 gehen nur noch 28,4 % aller eingegangenen Antwortschreiben ein.
Wann sollten Sie also Ihre Einladungen verschicken und wie viel Zeit sollten Sie Ihren Gästen für die Antwort geben? Versenden Sie Ihre Einladungen zwischen 6 und 10 Wochen vor dem Hochzeitstermin. Wir empfehlen Ihnen, die Einladungen eher 10 Wochen vor der Hochzeit zu verschicken, wenn Sie mehr als eine Handvoll auswärtiger Gäste haben. Legen Sie die Frist für die Rückmeldung auf 3 Wochen vor dem großen Tag fest.
Ein paar wichtige Dinge, die Sie bei der Berücksichtigung dieser Daten bedenken sollten:
- Ihre Freunde, die in den sozialen Medien aktiv sind, antworten vielleicht innerhalb von Stunden nach der Einladung, während Großonkel Joe, der Computer meidet, vielleicht erst in 3 Monaten antwortet (wenn überhaupt). Wenn Sie Einladungen in Papierform verschicken, sind die Daten möglicherweise etwas verzerrt – und Sie können davon ausgehen, dass die erste Welle von Einladungen eher in Woche 1 als in Woche 0 eintrifft.
- Woche 0 umfasst Antworten, die in den ersten 7 Tagen nach Versand der Einladungen eingegangen sind. Nicht zu verwechseln mit Woche 1.
- Was bedeutet das für Sie, unsere treuen (oder potenziellen) Online-Hochzeits-RSVP-Nutzer? Abgesehen davon, dass Sie jetzt wissen, was Sie von Ihren Gästen erwarten können, gibt es natürlich einige Schritte, die jeder unternehmen kann, um den Prozess ein wenig zu beschleunigen. Einiges davon hängt natürlich von dem Dienst ab, den Sie nutzen möchten; einige kostenlose Hochzeitswebsites können Probleme aufweisen, die die Rückmeldungen stärker verzögern, als es unsere Daten widerspiegeln.
Nachdem wir Ihnen die Daten gezeigt haben, finden Sie hier ein paar Tipps, wie Sie den Zeitplan für die Rückmeldungen für Ihre Veranstaltung verbessern können. Denken Sie daran, dass selbst das am besten organisierte Online-RSVP-Paar den Großonkel Joe genauso wenig berücksichtigen kann wie jeder andere! Also, ohne weitere Umschweife…
RSVPify’s getestete Tipps, um die Kontrolle über Ihre Hochzeits-RSVP-Zeitleiste zu übernehmen:
Früher ist immer besser
Wie viel Zeit sollten Sie den Leuten für ihre Antwort geben? Wie bei der Planung jeder Veranstaltung gilt auch hier: Je mehr Zeit Sie sich und Ihren Gästen für die Organisation geben können, desto besser. Online-RSVPs verkürzen die Zeit, die für die Benachrichtigung und den Erhalt von Informationen von den Gästen benötigt wird, aber genau wie vor dem Aufkommen der Online-RSVPs werden persönliche Kalender und Zeitpläne immer die Antwortzeiten der Gäste bestimmen. Tun Sie Ihr Bestes, um schnell einen RSVP-Service zu wählen, auch wenn Sie noch nicht bereit sind, Ihre Einladungen zu verschicken, denn so können Sie genau herausfinden, wie lange es dauern wird, Ihre Gäste überhaupt zu kontaktieren.
Entscheiden Sie sich für eine Gästeliste und bleiben Sie dabei
Einer der schwierigsten Aspekte bei der Planung einer Hochzeit und der Zusendung von RSVPs ist die Gästeliste selbst. Wenn man, wie die meisten von uns, nur ein begrenztes Budget zur Verfügung hat, muss man bei der Gästeliste immer einige schwierige Entscheidungen treffen. Je eher Sie herausfinden, wer dabei sein soll und wer leider (oder zum Glück!) nicht kommt, desto eher wissen Sie, wen Sie kontaktieren müssen und von wem Sie eine Antwort erwarten.
Finden Sie heraus, was Ihre Lieferanten brauchen, und berücksichtigen Sie das
Wenn es nicht die vielen Möglichkeiten gäbe, wie sich die zusätzlichen Kosten während der Hochzeitsplanung auftürmen, wäre der RSVP-Prozess nicht so beängstigend, oder? Der Grund dafür, dass Sie den Zeitplan für Ihre Antwortschreiben einhalten müssen, ist, dass Sie vermeiden wollen, dass Ihnen Kosten für den Caterer, den Empfangssaal und andere Einrichtungen entstehen. Während Sie Ihren Gästen Zeit lassen wollen, um ihre eigenen Termine zu planen, sollten Sie sich selbst genügend Zeit lassen, um sicherzustellen, dass Sie die wichtigen Informationen für Ihre Hochzeitsdienstleister haben. Sprechen Sie frühzeitig mit jedem von ihnen und erkundigen Sie sich nach festen Fristen, die jeder für diese Informationen benötigt.
Schrecken Sie nicht davor zurück, den Zeitplan durchzusetzen
Die Entscheidung über einen geeigneten Zeitplan für die Hochzeits-RSVP ist der erste Schritt. Aber nach all der sorgfältigen Planung ist es in Ordnung, die Gäste zu kontaktieren oder vergesslichen Verwandten auf die Sprünge zu helfen, wenn die Infotermine näher rücken. Hier finden Sie unsere Tipps, wie Sie Ihre Gäste daran erinnern können, ihre Antwort abzugeben. Auch wenn Sie einen Freund oder ein Familienmitglied noch so sehr lieben, werden einige von ihnen nie daran denken, ihre E-Mails zu überprüfen oder ihre Online-RSVP rechtzeitig abzuschicken. Überlegen Sie sich auch, ob Sie in Ihre Antwortschreiben für die Hochzeit nicht eine bestimmte Terminologie einbauen sollten, um den Prozess zu beschleunigen. Behalten Sie also den Überblick über Ihre Gästeliste – denn ehe Sie sich versehen, ist es schon Zeit für die Hochzeit! Wenn Sie mit verspäteten Zusagen konfrontiert werden, lesen Sie diesen Beitrag über den Umgang mit Hochzeits-RSVPs, die nach Ablauf der Frist eingehen.
Spezieller Dank an RSVPify Wonder Intern Mark Dobrenko für die Berechnung der Zahlen für diesen Sonderbericht…