Työskentelytapa on muuttumassa. Etenkin se, miten työskentelemme yhdessä.
Yritysten muuttuessa yhä globaalimmiksi ja monimutkaisemmiksi suurin osa työstä on muuttunut yhä enemmän tiimipohjaiseksi. Eräässä Harvard Business Review -lehdessä julkaistussa tutkimuksessa1 todettiin, että ”johtajien ja työntekijöiden yhteistoimintaan käyttämä aika on paisunut 50 prosenttia tai enemmän” kahden viime vuosikymmenen aikana. Samassa tutkimuksessa todettiin, että monissa yrityksissä yli kolme neljäsosaa työntekijän työpäivästä kuluu kommunikointiin kollegoiden kanssa.
Tiimit ovat myös suurempia, monimuotoisempia, hajanaisempia ja erikoistuneempia kuin koskaan ennen. Vaikka näillä ominaisuuksilla varustetut tiimit voivat kuitenkin olla erittäin tehokkaita ratkaisemaan haastavia ongelmia, joita monet nykyaikaiset yritykset kohtaavat, ne voivat joskus kamppailla yhden olennaisen työn osa-alueen kanssa: yhteistyön.
Miten työntekijät voivat siis nykyään tehdä menestyksekkäästi yhteistyötä ja samalla navigoida niiden yleisten työn rakenteiden ja dynamiikan kanssa, jotka ovat tehokkaan yhteistyön tiellä työpaikoilla? Määritellään ensin, mitä yhteistyö tarkoittaa ja miltä se näyttää, kun se tehdään hyvin.
Tässä postauksessa tarkastelemme…
- Miltä tehokas yhteistyö näyttää
- Yhteistyön hyödyt
- Tehokkaan yhteistyön 6 periaatetta
- Viisi olennaista taitoa, joita tarvitset yhteistyöhön työssä
- Työkaluja, jotka auttavat yhteistyöhön työpaikalla
Tehokkaasti ja tuloksekkaasti tiimityöskentely tiimityönä ei ole mikään lastenleikkiä. Mutta tämän kätevän oppaan avulla sinulla on kaikki tarvittava, jotta voit tehdä tästä prosessista mahdollisimman yksinkertaisen ja suoraviivaisen.
🔑 Spoilerivaroitus: tehokas viestintäväline on yksi avain parempaan yhteistyöhön. Nappaa maksuton tarkistuslista, joka auttaa sinua valitsemaan yrityksellesi sopivan.
Miltä tehokas yhteistyö näyttää
Yhteistyöstä on pohjimmiltaan kyse, kun kaksi tai useampi ihminen työskentelee yhdessä tuottaakseen tai luodakseen jotain. Tämä voi tapahtua joko henkilökohtaisesti tai virtuaalisesti, kiitos monien viestintätyökalujen ja pilvipohjaisten ohjelmien, jotka on luotu juuri tätä tarkoitusta varten.
Vaikka on olemassa monia erilaisia tapoja luoda ja edistää yhteistoiminnallista työympäristöä, menestyksekkäimmillä työympäristöillä on tyypillisesti joitakin tärkeitä yhteisiä piirteitä. Ne ovat paikkoja, joissa työntekijät tuntevat tulleensa nähdyksi, kuulluksi ja turvalliseksi jakaa ajatuksiaan. Niissä järjestetään tehokkaita kokouksia ja työkokouksia. Niissä on käytössä standardoituja järjestelmiä ja yhteistyöprosesseja. Niiden tiimit ymmärtävät terveen viestinnän merkityksen. Olet ehkä työskennellyt yhdessä (tai muutamassa, jos olet onnekas!) ennenkin.
Mikä tärkeintä, näiden yritysten johtajat ymmärtävät, että onnistunut yhteistyö työpaikalla ei ole hyväksi vain työntekijöille – se on hyväksi myös asiakkaille ja tulokselle.
Yhteistyön hyötyjen tarkempi tarkastelu
Voi tuntua itsestään selvältä varmistaa, että tiimisi työskentelee tehokkaasti yhdessä työpaikalla. Loppujen lopuksi, kuten sanonta kuuluu, ”tiimityö saa unelman toimimaan”, eikö totta?
Siltikään ei ole helppoa saada eri taustoista ja yrityksesi koosta ja rakenteesta riippuen eri aikavyöhykkeiltä tulevia ihmisiä työskentelemään yhteisen tavoitteen eteen. Tehokkaan viestinnän ja yhteistyön edut työpaikalla ovat kuitenkin paljon suuremmat kuin haitat.
Enemmän innovointia
Viime aikoina yhä useammat yritykset ovat alkaneet koota tiimejä, jotka tuovat eri puolilta organisaatiota tulevia ihmisiä yhteen ideoimaan asioita ja keksimään uusia ideoita, jotka hyödyttävät liiketoimintaa.
Esimerkiksi konsulttiyritys Protiviti järjestää Global Innovation Challenge -tapahtuman, jossa kukin sen paikallistoimisto pitää työkokouksen vastatakseen johtoryhmän esittämään kysymykseen. Syntyneet ideat kirjataan sitten yrityksen sisäiseen ideoiden jakamisalustaan, ja yrityksen innovaatiotyöryhmä tarkastelee niitä:
Tämänkaltaiset aloitteet auttavat yrityksiä hyödyntämään lahjakkuuksiensa erilaisia näkökulmia, mutta tutkimukset osoittavat myös, että ryhmät innovoivat yleensä nopeammin, näkevät virheet nopeammin ja löytävät parempia ratkaisuja ongelmiin kuin yksin työskentelevät ihmiset2.
Kestävämmät tiimit
Mitä yhteistä on maailman parhailla työpaikoilla? Ne panostavat työntekijöidensä yhdistämiseen vahvempien tiimien ja sosiaalisten verkostojen muodostamiseksi. Sen lisäksi, että työskentely saman päämäärän eteen synnyttää tiimin jäsenissä vahvan tarkoituksenmukaisuuden tunteen, yhteistyö mahdollistaa myös sen, että tiimin jäsenet pystyvät täyttämään toistensa osaamisvajeita ja jakamaan työn niin, että kaikkien vahvuudet pääsevät oikeuksiinsa.
Tämä esimerkki: HR-teknologiayritys Workday on kehittänyt erityisesti uusille työntekijöille suunnatun New Connections -ohjelman, jonka tarkoituksena on auttaa heitä luomaan vahvoja siteitä kollegoihinsa. Ohjelman avulla työntekijät saavat viettää puolet päivästä oppimalla yhteyksien arvosta ja toisen puoliskon työskentelemällä yhteisöllisen projektin parissa syventääkseen yhteyksiään sekä organisaation sisällä että sen ulkopuolella.
Ja tulokset puhuvat puolestaan. Vuoden 2019 Fortune 100 Best Companies to Work For -kilpailun voittajaorganisaatioiden työntekijöistä 86 % sanoi, että voit luottaa siihen, että ihmiset tekevät yhteistyötä (verrattuna 74 %:iin muiden kuin voittajayritysten työntekijöistä), ja 91 % sanoi, että ihmiset välittävät toisistaan (verrattuna 82 %:iin muiden kuin voittajayritysten työntekijöistä).
Tietoisemmat ja taitavammat työntekijät
Kun tiimit tekevät yhteistyötä, he saavat tilaisuuden oppia uusia asioita toisiltaan, mikä edistää heidän yleistä henkilökohtaista ja ammatillista kehitystään. Yhteistyö myös haastaa ihmiset ajattelemaan, artikuloimaan ja oppimaan lisää osaamisestaan, mikä voi auttaa heitä kehittämään itsetuntemusta ja ymmärtämään paremmin vahvuuksiaan ja heikkouksiaan.
Esimerkiksi Harvard Business Review -lehdessä julkaistun tutkimuksen3 mukaan tiimit hyötyvät usein siitä, että niissä on sekoitus kosmopoliittisia ja paikallisia jäseniä. Nämä ovat ihmisiä, jotka ovat asuneet useissa maissa ja puhuvat useita kieliä, sekä ihmisiä, joilla on syvät juuret alueella, jolla he työskentelevät.
Kosmopoliittiset jäsenet tuovat mukanaan teknistä tietotaitoa ja asiantuntemusta, jota voidaan soveltaa moniin eri tilanteisiin, kun taas paikalliset tuovat syvällistä tietoa ja näkemystä alueen politiikasta, kulttuurista ja mauista. Kun nämä kahdenlaiset jäsenet tuodaan yhteen, he voivat jakaa tietoa ja oppia toisiltaan samalla, kun he tarttuvat käsillä oleviin projekteihin.
parempi asiakaskokemus
Olemme kaikki kuulleet liukuhihnoista – ja vaikka ne saavat joskus huonoa mainetta, ne ovat osoittaneet meille, että monet yhdessä työskentelevät ihmiset voivat saada projektin valmiiksi nopeammin kuin yksi yksin työskentelevä henkilö. Tästä on monia sisäisiä hyötyjä, mutta sillä voi olla myös valtava vaikutus asiakaskokemukseen (ja se voi auttaa säilyttämään korkean asiakaspysyvyysasteen).
RingCentral on esimerkiksi yhteistyöalusta, jonka avulla toimistotiimit voivat kommunikoida helposti yhteyskeskusagenttien kanssa – ei vain sisäisten projektien työstämiseen vaan myös tilapäiseen yhteistyöhön asiakkaiden ongelmien ratkaisemiseksi reaaliaikaisesti:
Tämä antaa yhteyskeskuksille valtuudet ratkaista ongelmat nopeammin kuin aiemmin oli mahdollista, mikä tekee asiakkaista tyytyväisiä ja saa sinut saamaan ylistäviä asiakasarvioita.
6 tehokkaan yhteistyön periaatetta
Vaikka edellä mainitut taidot voivat antaa sinulle valmiudet hyvään yhteistyöhön, menestyksekkäässä työskentelyssä muiden kanssa ei ole kyse vain siitä, mitä teet, vaan myös siitä, miten teet sen. Ajattelutavalla, jolla lähestyt yhteistyötä, voi olla suuri merkitys. Kun seuraavan kerran joudut tekemään yhteistyötä tiimisi kanssa, pidä nämä arvot mielessäsi.
Tehokkuus
Kokoukset ovat olennainen osa yhteistyötä, mutta vuosien varrella ne ovat saaneet huonoa mainetta. Kukapa ei olisi ollut kokouksessa, joka on tuntunut liian pitkältä tai tarpeettomalta? On olemassa muutamia asioita, joita voit tehdä muuttaaksesi tiimisi tuottavuuskoneeksi. Yksi keino on pitää henkilökohtaisia kokouksia vain silloin, kun ne ovat ehdottoman välttämättömiä – jos voitte sen sijaan soittaa videopuhelun ja säästää muutaman minuutin matkan tai vapauttaa kokoushuoneen, miksipä ei?
Haluatko tehokkaampia kokouksia? Käytä näitä ilmaisia kokousesityslistamalleja, jotta kaikki pysyvät kärryillä. 👇
Toinen tapa on varmistaa, että jokaisessa kokouksessa tai puhelussa on esityslista ja selkeät tavoitteet hahmoteltu jokaiselle osallistujalle.
Viimeiseksi, älä unohda asettaa lopussa toimintakohteita kaikille projektiin osallistuville. Jos sinulla on projekti, joka vaatii kokouksen osallistujilta hieman enemmän tiimityötä, mikset loisi projektikohtaista tiimikeskustelua kaikille? Esimerkiksi RingCentralin videoneuvottelusovelluksen avulla voit tehdä juuri näin: sen lisäksi, että voit pitää virtuaalisia kokouksia, voit myös luoda ryhmäkeskustelun kokouksen jälkeisiä jatkotoimia varten – samassa sovelluksessa:
Luottamus
Ihmisten on voitava tuntea olonsa turvalliseksi, jotta he voivat antaa ja vastaanottaa aidosti rakentavaa palautetta, jotta he voivat inspiroitua yhteisestä päämäärästä, ja jotta heillä on välineet ja mahdollisuudet yhteydenpitoon. Tämä voi tapahtua vain luottamuksellisessa ympäristössä, jossa työntekijät tuntevat, että heidän joukkuetoverinsa ja johtajansa ajattelevat heidän etuaan.
Empatia
Jokainen tiimin jäsen on tärkeässä asemassa. Yhteistyö voi kuitenkin kariutua, kun yksi tai useampi henkilö tuntee, että heillä on vaikeampaa kuin muilla, tai kokee, että muut tiimin jäsenet yrittävät kaataa heidät. Mitä paremmin tutustut kollegoihisi ja ymmärrät, miten he työskentelevät ja millaisten haasteiden kanssa he kamppailevat, sitä paremmat mahdollisuudet sinulla on tehdä menestyksekästä yhteistyötä heidän kanssaan. (Tutustu empatiaharjoituksiin, joita voit kokeilla tiimisi kanssa.)
Positiivisuus
Se, että jokin ryhmäprojekti on mennyt aiemmin huonosti, ei tarkoita, että sama tapahtuu uudelleen. Yritä ravistella pois kaikki menneisyyden rippeet ja suhtaudu jokaiseen ryhmätyötilanteeseen kuin uuteen alkuun, avoimella ja positiivisella asenteella.
Yksimielisyys
Ryhmässä on harvinaista, että kaikki ryhmäläiset ovat alusta alkaen samalla viivalla. On luonnollista, että ihmisillä on omat prioriteettinsa tai intressinsä. Siksi on tärkeää tunnistaa kaikkien prioriteetit ja agendat etukäteen, jotta löydetään yhteinen nimittäjä, joka vie projektia eteenpäin.
Tilivelvollisuus
Menestyneimmillä yrityksillä on järjestelmiä ja prosesseja, joissa työntekijät voivat viitata projektin aikatauluun ja tehtäviin, jotta heillä on selkeä käsitys siitä, miten heidän panoksensa vaikuttaa ryhmään. Näin asiaan voidaan puuttua nopeasti, jos määräaikoja ei noudateta tai jos joku ei hoida tehtäväänsä.
5 olennaista taitoa yhteistyöhön työssä
Jos olet joskus työskennellyt ryhmäprojektissa, joka ei ole sujunut niin hyvin kuin ajattelit, tiedät, että yhteistyön edistäminen työpaikalla on usein helpommin sanottu kuin tehty. Ehkä joukkuetoverisi työskentelevät etänä ja ovat vaikeasti tavoitettavissa. Tai ehkä organisaatiosi on liian siiloutunut, eivätkä osastot halua jakaa tietoa.
Jos kohtaat työpaikallasi yhteistyöhaasteita, yksi parhaista asioista, joita voit tehdä, on kehittää pehmeitä taitojasi. Usko meitä – näiden viiden yhteistyötaidon hallitseminen tekee tiimityöskentelystä paljon helpompaa ja tehokkaampaa.
Tavoitteiden asettaminen
Kun työskentelet tiimin kanssa, kaikkien on ymmärrettävä projektin tarkoitus ja visio sekä se, miten onnistuminen määritellään. Läpinäkyvyyden luominen alusta alkaen rakentaa luottamusta ja auttaa varmistamaan, että kaikki ovat sitoutuneet onnistumiseen ja ovat linjassa yhteisen päämäärän kanssa.
Kommunikaatio
Ennen kuin alat tarttua tehtävään tai toimeksiantoon, varmista, että asetat selkeät aikomukset. Kerro joukkuetovereillesi, mitä olet tekemässä, ja aseta realistiset odotukset siitä, milloin saat työn valmiiksi – ja varmista, että toteutat sen.
Muista myös viestiä, jos joudut tekemään muutoksia laatimaasi suunnitelmaan. Jos jotain odottamatonta tapahtuu, etkä pysty toimittamaan tuloksia odotetulla tavalla, kerro näistä muutoksista.
Tämä on taas se kohta, jossa kaiken kattavat viestintätyökalut ovat käteviä – jos tiimisi voi soittaa videopuheluita ja lähettää pikaviestejä toisilleen samasta sovelluksesta, on todennäköisempää, että he kommunikoivat nopeasti toistensa kanssa, kun jotakin tulee eteen:
Aktiivinen kuuntelu
Kun työskentelet tiiviisti muiden kanssa, sinun on kuunneltava tarkasti jokaisen tiimin jäsenen ideoita, palautetta ja neuvoja – ja oltava huomaavainen ja kunnioittava vastatessasi. Tämä on aktiivisen kuuntelun idea.
Vaikka sinulla saattaa olla omat ajatuksesi siitä, miten haluaisit projektin etenevän tai kenen pitäisi tehdä mitä, sinun on silti otettava kollegojesi mielipiteet huomioon. Et ehkä aina ole samaa mieltä lopputuloksesta, mutta loppujen lopuksi sinun on asetettava ryhmän tarpeet ja vastuut omien toiveidesi edelle.
Ongelmanratkaisu
Joskus tulee ongelmia ja ihmiset tekevät virheitä. Sellaista sattuu. Kun ongelmia ilmenee, muista analysoida asia rauhallisesti ryhmänä syyttämättä ketään yksittäistä henkilöä. Keskittäkää sen sijaan energianne työskentelyyn yhdessä ratkaisujen löytämiseksi. Tämä auttaa rakentamaan luottamusta ryhmän jäsenten välille ja varmistaa, että kaikki tuntevat olonsa mukavaksi kommunikoida ja olla avoimia toisilleen, vaikka tekisivätkin jotain väärin.
Ajanhallinta
Yhteistyö muiden kanssa tarkoittaa, että sinun on oltava tilivelvollinen paitsi itsellesi, myös ryhmän jäsenille, jotka ovat riippuvaisia sinusta. Tässä kohtaa ajanhallintataidot astuvat kuvaan. Kyky asettaa tehtävät tärkeysjärjestykseen ja aikatauluttaa ne sen mukaisesti on avainasemassa, kun haluat varmistaa, että pystyt noudattamaan määräaikoja ja saamaan valmiiksi työn, jonka tiimisi luottaa sinuun.
Työkalut, jotka auttavat yhteistyöhön työpaikalla
Tiimit eivät voi tehdä yhteistyötä, jos ne eivät voi kommunikoida. Hyvä uutinen on, että saatavilla on monia digitaalisia työkaluja, jotka auttavat sinua tekemään yhteistyötä kollegoiden kanssa virtuaalisesti – muutakin kuin sähköpostia, sillä kuten tiedämme, sähköposti ei aina ole paras tapa ottaa yhteyttä:
Tässä on joitakin parhaita yhteistyövälineitä, jotka sinun ja tiimisi olisi hyvä pitää tutkassasi.
RingCentral
RingCentralin työpöytä- ja mobiilisovellus on kaiken kattava viestintäväline, joka tekee tiimityöskentelystä saumatonta kaikkien kanavien kautta. Se sisältää videopuhelu-, viestinvälitys-, tiedostonjako- ja tehtävienhallintaominaisuuksia, ja se voi jopa integroitua sovelluksiin, kuten Google Driveen ja Google-kalenteriin:
Sen avulla voit aloittaa keskustelut asiakkaiden ja tiimitovereiden kanssa useista eri kosketuspisteistä ja vastata heidän kysymyksiinsä nopeammin työskentelemällä yhdessä reaaliajassa osastojen välillä puhelun, viestin tai videokonferenssin välityksellä – ja kaikki tämä samassa sovelluksessa:
🕹️ Pääset tutustumaan RingCentralin toimintaan käytännössä varaamalla tuotekierroksen:
Valitse aika
💰 Voit myös käyttää tätä laskuria nähdäksesi karkeasti, kuinka paljon yrityksesi voisi säästää, jos käyttäisit RingCentralia tiimisi viestinnän tukena keskenään – ja asiakkaiden kanssa.
Asana
Asana on yksi markkinoiden suosituimmista projektinhallintatyökaluista, ja sen avulla voit jakaa tehtäviä muille tiimikavereille, lisätä projekteihin seuraajia ja seurata määräaikoja. Yksinkertaisimmillaan Asana toimii vankkana tehtävälistana tai projektikalenterina, mutta sen premium-versiossa on hyödyllisiä ominaisuuksia, kuten Lomakkeet tietojen keräämiseen ja Aikajana alkamispäivämäärien ja riippuvuuksien seuraamiseen.
Trello
Trello on Asanan tavoin projektinhallintatyökalu. Siinä on käyttäjäystävällinen käyttöliittymä, joka järjestää projektit ja tehtävät korteiksi, joita voi vetää ja pudottaa eri sarakkeisiin. Se on nopea ottaa käyttöön ja toimii hyvin projektien seurantaan, tehtävien jakamiseen ja tiimisi projektien tilan nopeaan tarkasteluun yhdellä silmäyksellä.
Google Workspace
Googlen yhteistyövälinepakettia on vaikea voittaa, ja se löytyy useimpien tiimien markkinointiteknologiapinosta. Drivesta Sheeteihin ja kalenteriin, Google Workspacen työkalut on suunniteltu niin, että tiimit voivat muokata tiedostoja samanaikaisesti ja tallentaa kaikki muutokset automaattisesti.
Tehokkaan yhteistyön avaimet
Tehokkaaseen yhteistyöhön kuuluu paljon muutakin kuin pelkät kokousaikataulut ja työpalaverikalenterit.
Yrityksen laajuisista innovaatiohaasteista uusien työntekijöiden perehdyttämisohjelmiin, parhaat työpaikat käyttävät monia erilaisia käytäntöjä ja ohjelmia, jotka edistävät yhteistyötä. Yhteistä niille kaikille on se, että ne ymmärtävät yhdessä tekemisen voiman suurten asioiden saavuttamiseksi.
Kun pöytään tuodaan oikeat taidot, omaksutaan oikea ajattelutapa ja otetaan mukaan oikeat digitaaliset työkalut, taikaa voi tapahtua.
Kunhan tuodaan oikeat taidot pöytään, omaksutaan oikea ajattelutapa ja otetaan mukaan oikeat digitaaliset työkalut, taikaa voi tapahtua.