Be Effective, Not Efficient

Oletko ikinä saanut tehtyä kokonaisen listan tehtäviä valmiiksi, mutta sitten huomannut päivän päätteeksi, ettet oikeastaan saavuttanut juuri mitään? Syy tähän on luultavasti se, että olit tehokas mutta et tehokas.

”Kiire ei aina tarkoita todellista työtä. Kaiken työn päämäärä on tuotanto tai aikaansaaminen, ja jompaankumpaan näistä päämääristä on oltava ennakointia, järjestelmällisyyttä, suunnittelua, älykkyyttä ja rehellistä tarkoitusta sekä hikeä.”

– Thomas A. Edison

Tehokkuus ja vaikuttavuus kuulostavat samankaltaisilta, mutta niillä on todellisuudessa hyvin erilaiset merkitykset. Tehokkuus on kykyä tehdä tehtävät nopeasti riippumatta siitä, ovatko ne tärkeitä vai eivät, kun taas tehokkuus on kykyä valita ja tehdä tavoitteen kannalta olennaisimmat tehtävät. Tehokkuuden avulla voit tehdä tehtävän nopeasti, vaikka tehtävä ei olisikaan merkityksellinen tavoitteidesi kannalta, kun taas tehokkuus auttaa sinua saavuttamaan tavoitteesi varmistamalla, että aikasi käytetään vain kaikkein tärkeimpiin tehtäviin.

Käyttääkseni autoanalogiaa, auton nopeus on kuin tehokkuus. Ei ole väliä, kuinka nopeasti auto kulkee, jos se kulkee väärään suuntaan. Auton suunta on analoginen tehokkuuden kanssa. Matkustamalla oikeaan suuntaan ja olemalla tehokas varmistetaan, että aikaa tuhlataan mahdollisimman vähän.

Tehokkuus on lähes aina parempi kuin tehokkuus. Tehokkuuden taito on välttää turhaa työtä, jota ei pitäisi alun alkaenkaan tehdä. Kun vältät hyödytöntä työtä, saat käyttää siihen nolla-aikaa minimaalisella tappiolla, koska se on merkityksetöntä. Mikään tehokkuuden lisääminen ei voi vähentää tehtävään kuluvaa aikaa nollaan. Siksi on parempi olla tehokas kuin tehokas.

Hae ei-toivottujen töiden lista

Päivääsi suunnitellessasi suoraviivaisin tapa varmistaa, että työskentelet hyödyllisten tehtävien parissa ja vältät samalla hyödyttömiltä vaikuttavia arvottomia tehtäviä, on kysyä itseltäsi, mitkä työt ovat todella välttämättömiä ja millä on todellista vaikutusta, samalla kun leimaat ja kirjoitat muistiin sellaiset työt, jotka eivät ole oikeasti tuottavia, kuten liiallinen sähköpostin tsekkaus.

The Four Hour Workweek -teoksessa Tim Ferriss suosittelee laatimaan ei-toivottujen tehtävien listan sekä tehtävälistan. Not To Do -lista on hyödyllinen, koska se tekee sinut tietoisemmaksi turhista tehtävistä. Not To Do -listan avulla pystyt näkemään läpi tekaistun työn, joka näyttää työltä.

Pitäkää To Do -listanne mahdollisimman lyhyenä ja järjestäkää se tärkeimmästä vähiten tärkeään, jotta teette tärkeimmät tehtävät ensin.

Välttäkää perfektionismia ja tehkää se vain

Tehtäviä, jotka haluaisimme tehdä, on helppo suorittaa. Haasteena on säilyttää sama tuottavuus vähemmän houkuttelevissa tehtävissä. Yleensä tiedämme, mitä meidän on tehtävä joka päivä, mutta joskus vältämme sen tekemistä vähemmän tärkeiden, helpompien tehtävien hyväksi. Tätä voisi kutsua työnteon lykkäämiseksi – työn tekeminen, mutta oikeasti tärkeiden töiden tekemättä jättäminen. Työhönsä vitkastelija voi työskennellä uskomattoman tehokkaasti ja saada tehtävät tehtyä nopeasti, mutta koska hän työskentelee merkityksettömien asioiden parissa välttäen tärkeitä, hän ei lopulta saa tehtyä läheskään yhtä paljon kuin tehokkaampi henkilö.

Paras tapa välttää tämä ongelma on välttää perfektionismia ja vain tehdä se. Epäonnistumisen pelko ja epätietoisuus siitä, mitä pitäisi tehdä, voivat estää meitä aloittamasta tärkeitä tehtäviä. Tiedämme, että tehtävät ovat tärkeitä, emmekä halua mokata.

Aluksi on tärkeää ymmärtää, että tehtävän tekemättä jättäminen on usein yhtä paha asia kuin sen tekeminen huonosti, ja vaikka päätyisitkin tekemään virheitä, voit aina korjata ne.

Paras tapa voittaa työnteon viivyttely tai mikä tahansa muu viivyttelyn muoto on vain hypätä mukaan, aloittaa tehtävä ja hyväksyä, että todennäköisesti teet virheitä, jotka voit korjata myöhemmin.

Ota tämä ajattelutapa mukaan jokaiseen päivään ja huomaa, kuinka paljon enemmän saat tehtyä.

Motivaatio seuraa toimintaa

Tavanomainen viisaus sanoo, että motivaatio edeltää toimintaa. Sanomme itsellemme esimerkiksi: ”Aloitan tämän tehtävän, kun tunnen olevani motivoitunut tekemään sen”. Totuus on kuitenkin se, että motivaatio nousee ja laskee ajan myötä, joten sinun on vain hyväksyttävä se, että joskus joudut tekemään tehtäviä silloinkin, kun et ole motivoitunut.

Kun aloitat tehtävän, huomaat kuitenkin usein, että motivaatiotasosi nousee, kun edistyt. Todellisuudessa tehtävän aloittaminen on tärkein este, joka on ylitettävä – tehtävän aloittaminen on kuin este, jonka ylittämisen jälkeen seuraa tasainen maa. Kun olet aloittanut, olet yleensä ohittanut suurimman osan motivaatiokitkasta, eikä tehtävän loppuun saattaminen ole läheskään niin vaikeaa kuin luulit. Prokrastinaatio johtuu usein kyvyttömyydestä aloittaa tehtäviä. Kiirehtivä ”aloittaa” jotain muuta kuin tehtävän, kuten sähköpostin tarkistamisen, ja kokee edistyvänsä. Todellisuudessa tapahtuu kuitenkin niin, että tehtäviä, jotka pitäisi tehdä, ei ole vieläkään aloitettu, eikä mitään arvokasta oikeastaan saavuteta.

Kun kamppailet tehtävän aloittamisen kanssa, muista, että aloittaminen on lähes aina vaikeinta. Voit jopa luvata itsellesi, että voit lopettaa työskentelyn, kun olet aloittanut tehtävän. Kokeile tätä, ja huomaat, että olet usein halukas jatkamaan tehtävän parissa työskentelyä.

Älä odota, että se on helppoa

Monet tehtävät (kuten tämän artikkelin kirjoittaminen) ovat haastavia jo aloitettuasi. Joskus tavoitteiden saavuttamiseen vaadittava työ on helppoa, mutta yleensä se ei ole sitä.

Että työsi on haastavaa, ei välttämättä ole huono asia. Itse asiassa, jos työ on haastavaa, se on yleensä hyvä merkki. Parantuaksesi ja edistyäksesi sinun on tehtävä uusia asioita, poistuttava mukavuusalueesi ulkopuolelta ja toisinaan epäonnistuttava.

Ongelma ei ole siinä, että toiminta on haastavaa, vaan siinä, että näemme sen negatiivisena asiana. Väärä lähestymistapa on lähteä liikkeelle sillä odotuksella, että tekemäsi toiminta on helppoa. Jos sinulla on tämä ajattelutapa, yllätyt ja mahdollisesti lannistut siitä, kuinka haastavaa se on.

Paljon parempi ajattelutapa on paitsi odottaa tehtävän olevan haastava, myös nauttia haasteesta. Sen sijaan, että ajattelet: ”Minun on tehtävä tämä vaikea tehtävä”, sano itsellesi: ”Minulla on mahdollisuus kehittyä ja edetä”. Kun haastavat tehtävät muotoillaan uudelleen tällä tavoin, ne muuttuvat houkuttelevammiksi. Ja kun pidät toimintaa houkuttelevana, sinulla on taipumus tehdä sitä enemmän. Sinulla on taipumus käyttää enemmän aikaa haastavaan toimintaan, mikä johtaa suurempaan parantumiseen ja edistymiseen. Se on win-win, olet onnellisempi nyt, koska suhtaudut haasteisiin myönteisesti, ja olet onnellisempi myöhemmin, kun edistyt enemmän.

Yhteenveto

• Tuottavuus on seurausta tehokkuudesta, johon kuuluu tärkeimpien tehtävien suodattaminen ja niiden tekeminen. Tehokkuus (tehtävien tekeminen nopeasti) ei välttämättä johda tuottavuuteen, koska saatat käyttää aikaasi vääriin tehtäviin.
• Pitäkää tehtävälistat mahdollisimman lyhyinä ja tehkää tärkeimmät tehtävät ensin. Pidä Ei-toimituslistaa, jotta voit välttää työt, jotka eivät ole todella tärkeitä.
• Vältä perfektionismia. Tee vain ja ole valmis tekemään virheitä. Ymmärrä, että helppojen, tekaistujen töiden tekeminen vaikuttaa tuottavalta, mutta ei todellisuudessa ole sitä.
• Työtä nyt, ja usein motivaatio seuraa perässä. Aloittaminen on vaikeinta.
• Katso haasteet mahdollisuutena kehittyä ja edistyä. Suhtaudu niihin positiivisesti.