Pysäytä minut, jos olet kuullut tämän ennenkin: ”Minulla oli valitus pomostani, joten kerroin HR:lle luottamuksellisesti. He kertoivat pomolleni, ja nyt hän on vihainen minulle. Eikö HR:llä ole velvollisuus pitää kaikki luottamuksellisesti?””
Työntekijät olettavat usein, että kaikki keskustelut, joita he käyvät henkilöstöhallinnon kanssa, ovat luottamuksellisia eikä niitä voi jakaa. Mutta koska emme ole lääkäreitä tai pappeja, tiedämme, että näin on harvoin.
Henkilöstöhallinnon ammattilaisina meidän tehtävämme on navigoida usein hankalassa tehtävässä tasapainoillessamme vastakkaisilta tuntuvien vastuiden välillä: meidän on oltava luotettava resurssi työntekijöille ja tehokas kumppani yritykselle. Miten siis suojella työntekijöiden ja yrityksen tarpeita samanaikaisesti? Meidän tehtävämme on ymmärtää käytäntöjä ja lakeja, käyttää harkintaa ja fiksua harkintaa.
Kun HR:n on ryhdyttävä toimiin
On helppo ymmärtää, miten työntekijä saattaa ajatella, että tietyt aiheet ovat luottamuksellisuuden osalta kiellettyjä. Loppujen lopuksi seksuaalista häirintää tai syrjintää koskevat valitukset ovat vakavia asioita, ja ne halutaan usein pitää yksityisinä. Ne ovat kuitenkin myös oikeudellisia asioita, mikä tarkoittaa, että henkilöstöhallinto ei voi pitää työntekijän tietoja 100-prosenttisesti luottamuksellisina, koska sen on toimittava niiden perusteella lain mukaisesti.
Jos henkilöstöhallinnolle raportoitu asia on sääntöjen, toimintaperiaatteiden tai lain rikkominen – se on käsiteltävä, piste! Vaikka työntekijä kertoisi, ettei hän halua tehdä mitään, vain että olet tietoinen tapahtuneesta… sinun on silti noudatettava yrityksen normeja, vältettävä oikeudellista vastuuta ja ennen kaikkea suojeltava työntekijöitäsi.
Hyvä HR-tiimi ottaa mukaan vain ne ihmiset, joita tarvitaan (tai jotka ovat mukana) perusteellisten tutkimusten suorittamiseksi, mikä tarkoittaa, että lopulta joidenkin ihmisten on tiedettävä siitä, mitä sinulle on kerrottu. Täydellistä luottamuksellisuutta on tässä yhteydessä mahdotonta taata, vaikka se luvattaisiinkin etukäteen.
Milloin HR voisi ryhtyä toimenpiteisiin
Käytäntöjä tai lakeja rikkovien valitusten luonteen perusteella on yleensä suoraviivaista arvioida, milloin luottamuksellisuus on syytä rikkoa ja puuttua asiaan. Hankalammaksi tilanne muuttuu kuitenkin niissä tilanteissa, jotka perustuvat HR:n harkintavaltaan, kuten esimiehiä tai työtovereita koskevat yleiset valitukset. Miten siis tietää, mitä kannattaa kertoa (ja mitä ei), jotta asia saadaan ratkaistua?
On tärkeää ymmärtää, miksi joku ylipäätään kääntyy henkilöstöhallinnon puoleen ja mitä hän haluaa saada siitä irti. Jos esimerkiksi joku valittaa esimiehen räikeästä suosimisesta, ymmärrä, mitä hän haluaa, että tapahtuu. Haluavatko he, että HR puhuu esimiehen kanssa? Haluavatko he tietää, onko muita valituksia tehty? Vai haluavatko he vain purkaa turhautumistaan?
Valmentajasta sovittelijaan, HR:llä voi olla monenlaisia rooleja, kunhan ymmärrät työntekijän syyn kertomiseen. Työntekijät eivät kuitenkaan toisinaan ymmärrä, että HR-ammattilaiset eivät useinkaan ole päätöksentekijöitä vaan pikemminkin fasilitaattoreita. Henkilöstöhallinnon koulutus työpaikalla on avain siihen, että työntekijät ymmärtävät, milloin ja miksi heidän kannattaa kääntyä puoleesi, ja myös siihen, että he luottavat siihen, että teet oikein heidän (arkaluonteisten) tietojensa kanssa.
Mikä sitten on oikeastaan luottamuksellista?
Kaiken kaikkiaan työntekijöiden ei pitäisi odottaa rajoittamatonta luottamuksellisuutta – se on hieman naiivia. Samalla HR:n pitää hälventää tämä (usein vallalla oleva) käsitys, että jotenkin se on työntekijät vastaan yritys. Työntekijät ovat jokaisen yrityksen tärkein ja kallein voimavara. He ovat niitä, jotka tekevät työtä, ja heillä on tärkeä näkökulma. On siis ratkaisevan tärkeää kehittää suhde heihin, jotta he luottavat sinulle tietoja työpaikkakokemuksistaan.
Voit purkaa paljon jännitteitä heti alkuun antamalla työntekijöille vastuuvapauslausekkeen siitä, mikä on luottamuksellista, kun he pyytävät puhua jostakin asiasta luottamuksellisesti. Useimmiten vastaus on ”ei mitään”, koska henkilöstöhallinnolla ei oikeastaan ole toimeksiantoa pitää liian monia asioita luottamuksellisina. Siitä huolimatta sinulta odotetaan asiantuntevaa harkintaa ja arvostelukykyä. Hyvät HR-ammattilaiset tekevät parhaansa rajoittaakseen työntekijöiden jakamien arkaluonteisten tietojen paljastumisen vain, jos se on välttämätöntä.
Jos teet sen hyvin, rakennat pysyviä suhteita sekä työntekijöihin luotettuna neuvonantajana että yrityksen johtoon luotettavana brändin edustajana.