How to Run a Great Hackathon

Oikein toteutettuna sarja hackathoneja voi synnyttää arvokkaiden ideoiden virtauksen. Sillä voi myös olla merkittävä kulttuurivaikutus tiimissäsi, sillä se voi mahdollisesti herättää kokeilu- ja innovaatiomielialan

Tässä artikkelissa selvitetään erityyppisiä hackathoneja. Siinä käsitellään tavoitteita, onnistumisen kriteerejä ja muita tärkeitä näkökohtia.

Wikipedian mukaan hackathon määritellään ” … suunnittelukilpailun kaltaiseksi tapahtumaksi, jossa tietokoneohjelmoijat ja muut ohjelmistokehitykseen osallistuvat tahot, mukaan lukien graafiset suunnittelijat, käyttöliittymäsuunnittelijat, projektipäälliköt ja muut tahot, mukaan lukien usein myös asiantuntijat, tekevät intensiivistä yhteistyötä ohjelmistoprojektien parissa.”

Käytännössä hackathonia käytetään usein kuvaamaan mitä tahansa ideoiden luomiseen tähtäävää aloitetta, johon liittyy tai johon ei liity toimivaa ohjelmistotuotosta.

Oma määritelmäni olisi:

Intensiivinen, ohjelmistokeskeinen ideointi-, prototyyppi- ja esittelyhaaste tunnetuista tai tuntemattomista ongelmista tai mahdollisuuksista.

Intensiivinen tarkoittaa edellä olevassa määritelmässä ajallisesti rajattua prosessia, jossa osallistujia pyydetään tekemään ”mahdotonta” – keksimään uusia ratkaisuja tiettyihin ongelmiin tai innovatiivisia ideoita ja prototyyppejä uusiin liiketoimintamahdollisuuksiin liittyen.

Hackathonit ovat teknologiapainotteisia ja käsittelevät ensisijaisesti ohjelmistoja – siksi määritelmän ohjelmistokeskeinen elementti. Hackathon on hyvin vaativa osallistujille – se ei vaadi vain hyviä teknisiä ja koodaustaitoja vaan myös ideointi- ja esitystaitoja.

Osallistujia pyydetään keksimään loistavia ideoita, muotoilemaan prototyyppi ja asettamaan se viisaasti tärkeysjärjestykseen; sen jälkeen itseorganisoitumaan ja toteuttamaan – tekemään nopeaa tutkimustyötä, valmistelemaan resursseja, kirjoittamaan koodia, käyttämään uudelleen olemassa olevia komponentteja ja järjestelmiä ja valmistelemaan esityksen – ja kaikki tämä ajallisesti rajallisessa skenaariossa. Hackathon voi keskittyä tunnettuihin ongelmiin tai liiketoimintamahdollisuuksiin tai teknologioihin (ilmoitetaan etukäteen) tai se voi olla avoin kaikille ideoille ilman erityisiä rajoituksia.

Katso myös: Kuinka tulla loistavaksi tuotepäälliköksi

Hackathon-tapahtuman selkeä määrittely (tyyli, prosessit, tavoitteet, palkinnot) on avain sen onnistumiseen. Tärkeimmät hackathon-tapahtumaasi määrittävät ominaisuudet ovat:

1. Päivä, kesto, läpimenoaika ja tapahtumapaikat. Etenkin läpimenoaika on tärkeä, jotta osallistujat voivat valmistautua keskustelemalla ideoista, tiimeistä ja yhteistyöskenaarioista. Tapauksesta ja yrityksen/osallistuvan tiimin koosta riippuen etumisaikaa tulisi olla muutama viikko.
2. Osallistumissäännöt: logiikka, joka määrittelee, ketkä voivat osallistua (esimerkiksi kokopäiväiset työntekijät tietyistä tiimeistä, tapahtumapaikat jne.)
3. Vähimmäistuotos: menestyksekkään osallistumisen edellytyksenä olevan tuotoksen tyyppi – onko kyseessä esimerkiksi toimiva prototyyppi + lähdekoodi? ennakoiva malli? esittelyvideo? tämä on avaintieto, jolla voi olla merkittävä vaikutus osallistumisprosenttiin
4. Konteksti: tapahtuman painopiste teknologioiden ja ratkaistavien erityisten liiketoimintaongelmien osalta. Se voi olla esimerkiksi datahackathon tai robotiikka tai AR/VR; tai mikä tahansa teknologia keskittyen kuitenkin tiettyyn ongelmaluokkaan.
5. Laajuus: onko kyseessä sisäinen, yrityksen laajuinen vai julkinen tapahtuma? Yksityinen hackathon voisi kohdistua tiettyihin tiimeihin tai koko yritykseen. Julkinen hackathon hyväksyy osallistujia myös yrityksen ulkopuolelta.
6. Arviointikriteerit ja -prosessi: säännöt, prioriteetit ja prosessit, joiden avulla osallistumisia arvioidaan (onko käytössä äänestysprosessi, asiantuntijapaneeli? mitä mittareita käytetään idean arvioinnissa?)
7. Palkitseminen: voittajien määrä ja palkinnon tyyppi

Tavoitteiden asettaminen, ”onnistumisen” määrittely

Tyypillisesti hackathon-tapahtuman odotetaan tuottavan ainakin joukon mielenkiintoisia, uusia ideoita. Ideaalitapauksessa tulisi olla muutama erinomainen konsepti, mahdollisesti prototyyppi ja nopea todiste konseptista/teknologiasta.

Tämän ilmeisen tavoitteen – tuottaa arvokkaita, toteuttamiskelpoisia liikeideoita ja tuotekonsepteja – lisäksi on toinenkin näkökohta, joka liittyy tiimidynamiikkaan ja innovaatiomentaliteettiin: loistavan hackathon-hackathon-hackathon-hackathon-hackatonin tulisi edistää innovaatiokulttuuria ja vakiinnuttaa ideoiden jakamista, tehokasta yhteistyötä ja luovuutta, jota ajaa innostuneisuus yhteistä päämäärää kohti.

Työntekijöillä on loistava tilaisuus tutustua teknologioihin, tiimeihin ja osoittaa taitonsa ja kykynsä tyypillisen työnkuvansa ulkopuolella; yrityksillä on tilaisuus tunnistaa lahjakkuuksia, kokea tehokkaiden tiimien perustaminen ja kerätä arvokasta palautetta.

Miten menestys määritellään?

Menestyskriteerit ovat riippuvaisia erityisestä asiayhteydestä – liike-elämästä, teollisuudenalasta, yrityksen koosta, ajoituksesta jne. Kaikissa tapauksissa KPI:t voidaan kuitenkin määritellä joidenkin tai kaikkien seuraavien perusteella:

1. Osallistumisprosentti: Tämä on ilmeinen indikaattori tapahtuman onnistumisen yhdestä näkökulmasta – siitä, miten työntekijät vastasivat ”kutsuun innovoida”. Prosenttiosuus työntekijöiden kokonaismäärästä riippuu tietenkin hackathonin luonteesta, ajoituksesta, painopisteestä jne. Tavoite olisi asetettava sen jälkeen, kun on analysoitu samankaltaisia tapahtumia samassa yrityksessä.
2. Ideoiden määrä: Tuotettujen ideoiden määrä on myös merkittävä, etenkin kun sitä analysoidaan lisämetatietoja vasten (tarkista myös: loistavan ideointialustan periaatteet)
3. Toimintakelpoisten ideoiden prosenttiosuus: Toimintakelpoisten ideoiden prosenttiosuus (eli ideat, jotka ovat liiketaloudelliselta kannalta katsottuna paljon lupaavia tai jatkoinvestointien arvoisia) on hyvä onnistumisen indikaattori.
4. Liiketoimintamahdollisuuksien prosenttiosuus: ne lupaavat ideat, jotka jälkikäsittelyn jälkeen osoittautuivat arvokkaiksi liiketoimintamahdollisuuksiksi, joihin kannattaa tehdä lisäinvestointeja.
5. Immateriaalioikeuksia tuottavien projektien prosenttiosuus: ne projektit, jotka soveltuvat ja ovat arvokkaita patenttisuojauksen kannalta.
6. Konversioluvut: tuotettujen ideoiden/konseptien/projektien koko erää olisi seurattava ”kohorttina” ajan suhteen. Näin myös tietyn hackathon-tapahtuman tuloksena syntyneet ideat, jotka tuottavat arvoa vasta tietyn ajan kuluttua, mitataan onnistuneina tuloksina.
7. Mahdollisuudet julkisuuteen: hackathon-tapahtuman tuloksena saadun mediahuomion mittaaminen
8. Vaikutus tiimiin: muodollisista palauteprosesseista saatujen tietojen perusteella – osallistujien ja sidosryhmien mielipiteet ovat oivallinen oivalluslähde. Tämä voi mahdollistaa kvantitatiivisen ja kvalitatiivisen analyysin monesta eri näkökulmasta, mukaan lukien vaikutus tiimin dynamiikkaan ja moraaliin.

Hackathonin toteuttaminen

Hackathoneilla on tyypillisesti läpimenoaika – valmisteluvaihe tapahtumasta ilmoittamisesta varsinaiseen ”hakkerointiaikaan”, kuten jäljempänä selitetään:

Suunnitteluaika”

Tällöin on kyse siitä, että tapahtumasta viestitään työntekijöille, siihen herätetään huomio, ja se mahdollistaa virallisen kiinnostuksen rekisteröinnin.

Heti kun hackathonista ilmoitetaan, työntekijöillä pitäisi olla riittävästi etumatkaa – tyypillisesti muutama viikko – tutkia ideoita, teknologioita, tiimejä ja resursseja. Tämä on epävirallinen valmisteluvaihe, jota olisi tuettava asianmukaisilla välineillä (järjestelmät, joiden avulla työntekijät voivat jäsentää ideoitaan, projektejaan, tiimejään; kommunikoida ponnisteluistaan, pyytää neuvoja tai apua). Kaikissa tapauksissa sinun tulisi:

1. Ilmoittaa hackathonista selkeillä viesteillä ja johdon vahvalla sponsoroinnilla
2. Viestittää usein ja johdonmukaisesti päivityksiä tapahtuman aikataulusta, osallistujien määrästä ja resurssien saatavuudesta
3. Tarjota itsepalvelutyökaluja työntekijöille, joiden avulla he voivat ilmoittautua rekisteriin, luoda projekteja, tutkia projekteja, muodostaa tiimejä, tutkia teknologioita jne.
4. Varaa pieni tiimi tukemaan prosessia

Työskentely

Tässä vaiheessa tapahtuu taika – tiimit työskentelevät intensiivisesti sovittaakseen yhteen ideoitaan, määritelläkseen ”tuotteen”, toteuttaakseen, arvioidakseen ja iteroidakseen; tämä on hackathon-tapahtuman jännittävin ja luovin osa, jossa työntekijät unohtavat viralliset roolinsa ja tittelinsä ja organisoituvat itsenäisesti keskittyessään tehtäväänsä: luomaan jotakin uudenlaista ja vaikutuksiltaan vaikuttavaa. Kunkin tapahtuman määritelmästä riippuen voidaan vaatia videopitchiä, idean suoraa esittelyä tai tuotteen/prototyypin suoraa esittelyä. Kaikissa tapauksissa on tärkeää, että tehty työ esitellään tehokkaasti. Sinun tulisi myös:

1. Varmista, että osallistujilla on varattua aikaa projektiensa työstämiseen
2. Varmista, että kaikilla tiimeillä on käytössään sopivat fyysiset tilat ja välineet

”Arviointiaika”

Tiimien toimittamat hyväksyttävät tuotokset arvioidaan kyseisen tapahtuman protokollan perusteella. Tähän voi kuulua koko yrityksen äänestysprosessi, asiantuntijaraati, joka analysoi kunkin projektin tiettyjä näkökohtia, tai näiden yhdistelmä. Tietyissä tapauksissa myös todelliset asiakkaat voivat olla mukana ja antaa palautetta hankkeista. Huomioi seuraavat seikat:

1. Voittajien valitseminen yrityksen sisäisen suosion perusteella on tyypillisesti puolueellista ja todennäköisesti harhaanjohtavaa
2. Asiantuntijapaneelin tulisi käyttää ennalta määriteltyjä ulottuvuuksia, kuten esimerkiksi toteutettavuutta, innovaation tasoa, odotettavissa olevia liiketoimintavaikutuksia, immateriaalioikeuksien mahdollisuuksia ja erottautumispotentiaalia.

Voittajat & Palkinnot

Kohtaisen tapahtuman rakenteesta riippuen voittajia voi olla yksi tiimi tai voittajia voidaan nimetä useita eri kategorioissa. Kunkin palkinnon valinta on myös hyvin merkittävä osa Hackathonia – tyypillisesti palkinnot ovat rahallisia (esimerkiksi bonus), symbolisia (plaketti, kuutio, titteli) tai teknologia/laite.

Kehittäjän näkökulmasta tärkeintä on kuitenkin resurssit ja sponsorointi, jotta tuote/idea voidaan viedä seuraavaan vaiheeseen. Tämä voisi olla kaikkein innostavin palkinto – voittajatiimin mahdollisuus käyttää erikoistuneita resursseja (kehittäjät, laitteet, ohjelmistot, palvelut) – sopivan suunnitelman mukaisesti – ja valmistautua lopputuloksen viralliseen esittelyyn ylemmille sidosryhmille, johtajille ja päättäjille. Tämäntyyppinen palkinto voi edistää vaikuttavia menestystarinoita ”tuotantoon siirtyvistä hackathon-hankkeista” ja antaa tapahtumalle lisätarkoitusta.

Tulosten analysointi: Liiketoiminnallinen arvo

Hackathonien odotetaan tuottavan käyttökelpoisia ideoita (esimerkiksi ominaisuuksia olemassa olevaan tuotteeseen), strategisia tuotekonsepteja (uusi tuote, jota voidaan harkita ja kokeilla edelleen) ja prosessien parannuksia (uudenlaisia, tehokkaampia tapoja tehdä asioita).

Tiimitasolla hackathonit tarjoavat loistavan tavan inspiroida tiimejä ja edistää tiimien luovuutta, yhteistoimintaa ja innovatiivista ajattelua. Oikealla tavalla ohjelmoituna hackathonit voivat saada aikaan tärkeän kulttuurisen muutoksen tiimissä: kokeilun & innovaatioajattelun.

Hackathonien päälle tuleva pelikerros voi edelleen motivoida ja palkita työntekijöitä innovatiivisuudesta samalla, kun pysytään linjassa yrityksen strategian kanssa.