Monet tiedekunnan jäsenet keskittyvät urallaan opetukseen ja tutkimukseen eivätkä edes harkitse akateemista johtajuutta. Vaikka tutkimusmentorini valitsi hallintojohtajan elämän, en voi sanoa, että olisin koskaan kuvitellut tekeväni niin. Osittain siksi kirjoitan tätä artikkelia: avatakseni jatko-opiskelijoiden ja muiden tiedekunnan jäsenten silmät tällaisille mahdollisuuksille. Haluan erityisesti antaa tietoa apulaisdekaanin roolista, joka tuntuu usein jäävän vähälle huomiolle.
Apulaisdekaanien vastuualueet voivat vaihdella, mutta niihin kuuluvat yleensä perustutkintokoulutus, jatkokoulutus, tutkimus, hallinto ja talous sekä tiedekunta-asiat. Yleensä apulaisdekaani valvoo yhtä näistä alueista, mutta joskus hän voi valvoa useampaa. Esimerkiksi näet usein, että yksi henkilö ottaa vastuulleen perustutkintokoulutuksen ja jatkokoulutuksen tai jatkokoulutuksen ja tutkimuksen, koska näiden alojen välillä on synergiaetuja.
Miten paljon päätösvaltaa ja itsenäisyyttä apulaisdekaanilla on, riippuu dekaanin johtamistyylistä. Apulaisdekaanit ovat keskijohtoa, joka toimii dekaanin ja akateemisten osastojen välissä. Dekaanit ovat myös keskijohtoa, mutta he viettävät suurimman osan ajastaan tarkastelemalla asioita laajasta, koko yliopistoa koskevasta näkökulmasta. Apulaisdekaanien on sitä vastoin osattava suurentaa ja pienentää näkökulmaa. Heidän on myös oltava mestareita tiimityöskentelyssä, yhteisymmärryksen luomisessa ja työskentelyssä tuolien, tiedekunnan jäsenten, hallintohenkilöstön ja muiden tahojen kanssa oman ja dekaanin vision toteuttamiseksi.
Roolit ja vastuualueet
Mitä perustutkintokoulutuksen tai jatkotutkintokoulutuksen apulaisdekaanin tehtäviin kuuluu erityisesti? Hän vastaa kaikkien niiden ohjelmien ja toimintojen valvonnasta ja koordinoinnista, jotka tukevat opiskelijoiden rekrytointia, koulutusta ja pysymistä korkeakoulussa. He tekevät usein yhteistyötä muiden korkeakoulujen kollegoidensa kanssa uusien akateemisten tutkinto-ohjelmien toteuttamiseksi ja sen varmistamiseksi, että heidän korkeakoulunsa tarjoamat tukipalvelut, akateemiset kurssit ja tutkinto-ohjelmat vastaavat muiden korkeakoulujen tiedekunnan jäsenten ja opiskelijoiden tarpeita ja täydentävät näiden korkeakoulujen tutkinto-ohjelmia.
Yksi monitahoisimmista ja henkilökohtaisesti ja ammatillisesti antoisimmista hankkeista, jonka parissa työskentelin jatkokoulutuksen apulaisdekaanina, oli esimerkiksi tieteidenvälisen tohtoriohjelman luominen kehittyvällä tietojenkäsittelytieteiden tieteenalalla, ja tähän ohjelmaan osallistui tiedekunnan jäseniä viidestä eri korkeakoulusta. Tein yhteistyötä tiedekuntamme kiinnostuneiden tiedekunnan jäsenten ryhmän kanssa kirjoittaakseni ohjelmaehdotuksen, ja sen jälkeen pyysin tukea muilta osallistuvilta tiedekunnilta.
Kun ehdotus oli läpäissyt hallinnollisen hyväksymisprosessin – johon kuului esittelyjä, keskusteluja ja äänestyksiä eri komiteoissa kussakin tiedekunnassa ja yliopiston tasolla – autoin tiedekuntaryhmää järjestämään koko yliopiston laajuisen retriitin, jossa kartoitettiin kaikki halukkaat tiedekunnan ydinjäsenet ja tarkennettiin ohjelmaa. Tämän jälkeen dekaani ja minä laadimme yhdessä dekaanin kanssa yhteisymmärryspöytäkirjan, joka koski tämän uuden tutkinto-ohjelman taloudellista tukea ja jota kaikkien osallistuvien korkeakoulujen dekaanit keskustelivat ja hyväksyivät.
Työskentely tämän hankkeen parissa vaati paljon kuuntelemista, tiimin rakentamista, luottamusta ja hyvää tahtoa kaikilta osapuolilta. Parasta oli nähdä, kun kampukselle saapui ensimmäinen luokka erittäin lahjakkaita tohtoriopiskelijoita, jotka hyväksyttiin ohjelmaan, joka on nyt viidettä vuotta käynnissä.
Toisentyyppinen apulaisdekaani, tutkimuksesta vastaava apulaisdekaani, huolehtii siitä, että korkeakoulu noudattaa parhaita käytänteitä rahoitettujen tutkimusaloitteiden hallinnoinnissa ja valvonnassa, ja vastaa uuden ja jatkuvan tutkimustoiminnan edistämisestä. Hän työskentelee sekä yksittäisten tiedekunnan jäsenten että tiedekuntaryhmien kanssa auttaakseen heitä toteuttamaan tutkimusohjelmansa. Hän arvioi usein esihakemuksia ja auttaa koordinoimaan monitieteisiä, usean tutkijan tutkimusehdotuksia, tutkimuskeskusehdotuksia ja koulutusapurahoja. Jotkut valvovat palkinto-ohjelmia, jotka tarjoavat siemenrahaa uusille tutkijoille, pieniä laiteapurahoja tai matka-apurahoja jatko-opiskelijoille.
Loppujen lopuksi tiedekunnan apulaisdekaanin vastuualueet koskevat ensisijaisesti asioita, jotka vaikuttavat tiedekunnan rooleihin, kuten virkasuhteeseen ja ylennykseen. Hän myös valvoo rekrytointeja, perehdyttää uusia tiedekunnan jäseniä, tukee nuorempia tiedekunnan jäseniä heidän pyrkimyksissään saada virka- ja ylennyspalkkio, tukee muita kuin virkasuhteessa olevia tiedekunnan jäseniä, koordinoi toimia, joilla edistetään tiedekunnan ammatillista kehittymistä, ja käsittelee tiedekunnan henkilöstötoimia.
Tämän roolin vastuualueet voivat olla varsin vaativia. Sinua saatetaan pyytää tutkimaan ja laatimaan virka- ja ylennyskirjeitä dekaanille tai tutkimaan väitteitä tiedekunnan väärinkäytöksistä. Jos päätät ryhtyä tällaiseen tehtävään, kehotan sinua kehittämään vahvan henkilökohtaisen ja ammatillisen tukijärjestelmän.
Tämä tehtävä voi olla myös varsin palkitseva. Kun toimin tiedekunta-asioista vastaavana apulaisdekaanina, perustin yliopistooni ensimmäisen ei-virkasuhteisen tiedekunnan komitean. Komitea työskenteli yhdessä kehittääkseen materiaalia ja ohjelmia tällaisten tiedekunnan jäsenten tukemiseksi, mukaan lukien perehdyttämistilaisuudet, joilla toivotettiin tervetulleeksi uudet ei-virkasuhteiset tiedekunnan jäsenet yliopistoon.
Riippumatta siitä, mikä on heidän erityistehtävänsä, apulaisdekaanit työskentelevät yhteistyössä muiden hallintohenkilöstön jäsenten, tiedekunnan jäsenten ja opiskelijoiden kanssa eri puolilla yliopistoa varmistaakseen, että heidän oppilaitoksensa onnistuu tehtävässään. Apulaisdekaanit toimivat usein kollegionsa asiaankuuluvien komiteoiden puheenjohtajina ja toimielintason komiteoissa.
Haasteet ja palkinnot
Akatemian dekaanina toimimisen monien haasteiden joukossa suurimpana haasteena on vaikeiden keskustelujen hoitaminen, joita käydään useammin kuin voisi odottaa. Siksi on tärkeää, että sinulla on terve ego ja hyvä huumorintaju. Apulaisdekaanit tarvitsevat itseluottamusta, ja heidän on kestettävä hyvin kritiikkiä ja oltava valmiita tunnustamaan omat ja suojattujensa virheet.
Hallinto on lisäksi todella 24 tuntia vuorokaudessa ja 365 päivää vuodessa kestävää työtä. Kriisejä syntyy usein ja ne tapahtuvat silloin, kun sitä vähiten odottaa – normaalin työajan jälkeen sekä viikonloppuisin ja liittovaltion juhlapyhinä.
Tämän sanottuasi sinulla on mahdollisuus tavata ja tehdä yhteistyötä monenlaisten energisten, lahjakkaiden ja omistautuneiden tiedekunnan jäsenten, hallintohenkilöstön, opiskelijoiden, entisten opiskelijoiden ja muiden kanssa. Lisäksi sinulla on korvaamaton tilaisuus testata ja hioa johtajuus-, johtamis- ja esimiestaitojasi.
Osaat myös oppia, miten oppilaitoksesi toimii. Muistan vieläkin, kun kirjaamo järjesti tapaamisen, jossa minut esiteltiin sen avainhenkilöille. Astuin suureen kokoushuoneeseen ja huomasin istuvani yli tusinan henkilön kanssa, joilla jokaisella oli selvästi erilaiset roolit ja vastuualueet. Seuraavien neljän vuoden aikana huomasin, että he olivat omistautuneimpia, ahkerimpia ja lahjakkaimpia tapaamiani ihmisiä ja suurimpia voimavarojani ja tukijoitani.
Parasta kaikessa on se, että sinulla on tilaisuus saada aikaan muutosta laajemmassa mittakaavassa kuin mihin yksittäisenä tiedekunnan jäsenenä koskaan pystyisit. Olet todennäköisesti mukana muun muassa palkkaamisessa, opetus- ja tutkimuspolitiikassa, virka- ja ylennyspäätöksissä, uusissa tutkinto-ohjelmissa sekä sisäänpääsystandardeissa ja -menettelyissä – toisin sanoen pääset vaikuttamaan laitoksesi rakenteeseen ja parantamaan sitä.
Suosituksia
Mitä neuvoja antaisin jollekulle, joka harkitsee apulaisdekaaniksi ryhtymistä?
Keskity ensin viran ansaitsemiseen. Sinun ei kannata harkita akateemista johtajuutta ennen kuin olet saavuttanut tämän tavoitteen. Apulaisdekaanina voit ehkä jatkaa jonkin verran tieteellistä toimintaa, mutta et varmastikaan sillä osallistumisen tai tuottavuuden tasolla, josta nautit päätoimisena tiedekunnan jäsenenä.
Kehitä vahva tukiverkosto. Määrittele muutama henkilö, jotka ovat toimineet tai toimivat vastaavassa asemassa ja joihin luotat ja joita arvostat. Heidän ei tarvitse olla laitoksessasi — itse asiassa heistä on yleensä enemmän apua, jos he eivät ole siellä. On parempi, että sinulla on jonkinasteinen etäisyys, joka pitää keskittyä ongelmanratkaisuun sen sijaan, että osallistuisit tuuletusjuhliin, jotka saattavat joskus olla emotionaalisesti tyydyttäviä, mutta eivät varmasti yhtä tuottavia.
Kirjoita se kirjallisesti. Pyydä tarvitsemaasi tukea ennen työn vastaanottamista, sillä hallinnossa tapahtuu usein muutoksia. Tärkeitä huomioon otettavia asioita ovat nimityskausi, hallinnolliset apurahat, apurahat ammatillista kehittymistä varten, perusteet, joiden perusteella ansioita arvioidaan, ja vastaavat asiat. Pyydä etukäteen vuoden mittaista sapattivapaata toimikautesi päättyessä, jotta sinulla on aikaa ja kykyä asettua uudelleen tuottavaksi tiedekunnan jäseneksi, jos ja kun päätät palata professuuriin.
Hyödynnä paikallisia ja kansallisia ammatillisia kehittymismahdollisuuksia. Minulla oli onni, että oppilaitokseni ylin johtoryhmä ja dekaani välittivät syvästi hallintohenkilöstönsä ammatillisesta kehittymisestä. Pystyin jo varhaisessa vaiheessa osallistumaan lukukauden kestävään ammatilliseen kehitysohjelmaan, jossa pääsin tapaamaan ja tutustumaan muihin eri tasoilla toimiviin hallintovirkamiehiin eri puolilla yliopistoa.
Tosana tätä kokemusta sain korvaamattoman arvokkaan tilaisuuden saada nimettömänä rehellistä palautetta kanssani työskenteleviltä henkilöiltä 360-asteen arvioinnin avulla, joka osoitti minulle, missä minun oli kehityttävä johtajana ja esimiehenä. Koska en ollut koskaan toiminut osaston puheenjohtajana, pyysin ja sain tukea osallistumiselleni uusille puheenjohtajille tarkoitettuun kansalliseen koulutuskonferenssiin. Tämä kokemus antoi minulle mahdollisuuden verkostoitua laajemmin ja auttoi minua tuntemaan itseni itsevarmemmaksi pyrkiessäni tukemaan korkeakouluni puheenjohtajia.
Tutustu kaikkiin korkeakoulusi osastojen puheenjohtajiin ja akateemisten tukiyksiköiden johtajiin. Tunnusta, että jokaisella yksiköllä on oma kulttuurinsa. Käytä aikaa ja ponnistele oppiaksesi tuntemaan eri yksiköiden kulttuurit äläkä oleta, että kaikki ovat samaa mieltä siitä, miten kotiyksikkösi toimii. Varo, ettet tee oletuksia oman kulttuurisi perusteella, sillä ne voivat osoittautua vääriksi. Kuuntele, kuuntele, kuuntele. Älä pelkää kysyä kysymyksiä ja kuuntele aidosti saamiasi vastauksia.
Älä jää liian pitkäksi aikaa asemaan. Dekaani tapasi sanoa, että neljä vuotta edusti hyvää kautta missä tahansa akateemisessa virassa. Olen samaa mieltä.
Myös monet hallintovirkamiehet ajattelevat, että apulaisdekaanin tehtävä on tulevien dekaanien harjoittelu- ja kokeilupaikka. Jos olet pyrkivä dekaani, suosittelen sinua kiinnittämään tarkkaan huomiota kyseisen viran vaatimuksiin, sillä ne eroavat selvästi apulaisdekaanin vaatimuksista. Huomaat esimerkiksi, että varainhankinnalla on tärkeä rooli dekaanin tehtävissä, mitä ei ole apulaisdekaanin tehtävässä.
Eikä kannata olettaa, että sinut ylennetään dekaaniksi oppilaitoksessasi. Sinulle saatetaan antaa mahdollisuus toimia väliaikaisena dekaanina, mutta jotkin laitokset haluavat palkata dekaaneja muista vastaavista laitoksista.
Tiedekunnan jäsenet, jotka ovat kiinnostuneita siirtymään näihin hallinnollisiin tehtäviin, kysyvät minulta aina, millaista valmistautumista tai koulutusta tarvitset. Pitäisikö sinun toimia ensin puheenjohtajana? Vastaukseni on ei. Jos olet osallistunut laitoksesi, tieteenalasi ja ammattiyhdistyksesi hallintoelämään — tai jos johdat aktiivista tutkimusohjelmaa — sinulla on luultavasti enemmän tietoa ja kokemusta kuin luultavasti ymmärrätkään.
Kysymys on ennen kaikkea se, löydätkö onnellisuutta ja tyydytystä hallintovirkamiehen roolissa, jossa työskentelet kollegiaalisesti kaikkien ympärilläsi olevien kanssa ja heidän kauttaan. Jos loppujen lopuksi nautit haasteesta tarttua monimutkaisiin, laaja-alaisiin ja vaikutuksiltaan merkittäviin ongelmiin – jotka edellyttävät suurten tiimien tai yksilöistä koostuvien yksiköiden aktiivista ja kollegiaalista osallistumista – toivon, että harkitset uraa akateemisen johtamisen parissa.