Kuinka kauan pitää säilyttää
Olet todennäköisesti kuullut, että seitsemän vuotta on täydellinen aika säilyttää verotustiedot, mukaan lukien veroilmoitukset. Todellinen säilytysaika ei ole niin yksinkertainen, sanoo Steven Packer, CPA, Duane Morrisin verokirjanpitoryhmästä.
”Useimmissa tapauksissa verotustietoja ei tarvitse säilyttää seitsemän vuotta, koska on olemassa kolmen vuoden vanhentumisaika”, Packer selittää. ”Olettaen siis, että kyseessä ei ole petos tai mikään muu vika, IRS ei voi tarkastella veroilmoituksiasi kolmen vuoden vanhentumisajan jälkeen.”
Ver vanhentumisajassa on joitakin tärkeitä poikkeuksia, ja jos veroilmoituksessasi on jokin näistä, sinun on säilytettävä veroilmoituksesi ja kirjanpitosi pidempään kuin kolme vuotta. Vanhentumisaika on esimerkiksi kuusi vuotta, jos olet huomattavasti aliarvioinut tulosi. Merkittävän aliarvioinnin kynnysarvo on 25 prosenttia bruttotuloista. Jos väität, että bruttotulosi olivat 50 000 dollaria, vaikka ne olivat todellisuudessa 100 000 dollaria, olet aliarvioinut tulosi olennaisesti.
Kuuden vuoden sääntöä sovelletaan myös, jos olet ilmoittanut omaisuuden hankintamenon olennaisesti liian suureksi minimoidaksesi verotettavan voiton. Jos vaikkapa myisit kiinteistön 150 000 dollarilla ja väittäisit maksaneesi 125 000 dollaria todellisen 50 000 dollarin sijasta, verovirastolla on kuusi vuotta aikaa ryhtyä toimiin sinua vastaan. Ja jos olet jättänyt ilmoittamatta yli 5 000 dollarin tulot offshore-tililtä, vanhentumisaika on myös kuusi vuotta.
Säilytä kirjanpito seitsemän vuoden ajan, jos haet tappiota arvottomista arvopapereista tai luottotappiovähennystä. Jos et ole antanut veroilmoitusta tai jos olet antanut petollisen veroilmoituksen, verovirasto ei voi vanhentua, jotta se voisi nostaa syytteen sinua vastaan.
Kiinteistötallenteet voivat säilyä ikuisesti
Kun myyt kiinteistön voitolla, joudut maksamaan myyntivoittoveroa tästä voitosta. Luovutusvoittosi laskeminen edellyttää usein, että säilytät tietojasi niin kauan kuin omistat sijoituksesi. Tarvitset näitä tietoja laskeaksesi kiinteistön hankintamenoperusteen, joka on todellinen hankintameno, jota on oikaistu ylös- tai alaspäin muilla tekijöillä, kuten rakenteisiin tehdyillä merkittävillä parannuksilla.
Omaisuudessasi asuvan kiinteistön hankintamenoperusteen laskeminen on verrattain yksinkertaista, koska useimmat ihmiset voivat välttyä maksamasta luovutusvoittoveroa ensisijaisesta asuinpaikastaan. Jos myyt ensisijaisen asuinpaikkasi, yksityishenkilönä verovelvolliset voivat jättää enintään 250 000 dollarin suuruisen myyntivoiton verojen ulkopuolelle, ja pariskunnat, jotka tekevät yhteisiä veroilmoituksia, voivat jättää verojen ulkopuolelle 500 000 dollarin suuruisen myyntivoiton. Sinun on täytynyt asua kotonasi vähintään kaksi viimeistä viittä vuotta, jotta voit saada verovapauden. Siitä huolimatta sinun on säilytettävä kirjaa kaupasta vähintään kolmen vuoden ajan kiinteistön myynnin jälkeen.
Jos myyntisi ei täytä edellä mainittuja kriteerejä, sinun on säilytettävä kirjaa merkittävistä parannuksista vähintään kolmen vuoden ajan myynnin jälkeen. IRS Publication 523, ”Selling Your Home” (IRS Publication 523, ”Selling Your Home”), selittää, mitä parannuksia voit lisätä hankintamenoperusteeseesi – ja vähentää myyntivoittolaskua. Sama pätee myös vuokra-asuntoihin.
Useimmat välitysliikkeet laskevat kustannusperusteesi osakkeille, joukkovelkakirjoille ja sijoitusrahastoille, vaikka niiden on laskettava kustannusperusteesi vasta vuodesta 2011 lähtien tehdyille osakekaupoille ja vuodesta 2012 lähtien tehdyille sijoitusrahastoille. On kuitenkin hyvä säilyttää kaikki transaktiotiedot siltä varalta, että vaihdat välittäjää. Pidä lisäksi kirjaa mahdollisesta peritystä omaisuudesta ja sen arvosta omistajan kuollessa, josta tulee veropohjasi.
Ei ole mitään pahaa siinä, että säilytät tietojasi lakisääteisiä rajoja pidempään, jos se antaa sinulle mielenrauhaa ja voit sietää sotkua. Voit harkita joidenkin asiakirjojen tallentamista pilvipalveluun – tietokoneen etätallennustilaan, jonka vuokraat.
Vaikka monet ihmiset säilyttävät paperisia asiakirjoja, on myös fiksua muuntaa asiakirjat sähköisiksi tiedostoiksi ja tallentaa ne pilvipalveluun. On hyvä olla kaksi sarjaa siltä varalta, että toinen tuhoutuu.