Tahdon kertoa tarinan siitä, miksi päätin luoda sähköisen tickler-tiedoston ja miksi suhtaudumme niin intohimoisesti digitaaliseen tickler-tiedostoon osoitteessa fortythree.me.
Haasteeni: Liian monta kilpailevaa tehtävää
Pari vuotta sitten kamppailin tuottavuuteni kanssa. Työskennellessäni liikkeenjohdon konsulttina jouduin jongleeraamaan useita projekteja eri asiakkaille samaan aikaan. Lisäksi yrityksemme sisällä oli useita sisäisiä projekteja. Lisäksi oli joitakin yksityisiä projekteja, kuten asunnon uudelleen sisustaminen, lomamatkojen suunnittelu, urheilu ja niin edelleen.
Joitakin päiviä kysyin itseltäni: ”Mitä vittua? Tekemistä on niin paljon, etten edes tiedä mistä aloittaa!”. Samaan aikaan uusia asioita virtasi postilaatikkooni uskomattomalla vauhdilla.
Olin yhä enemmän tekemisissä tehtävieni järjestämisen ja prioriteettien uudelleenarvioinnin kanssa, jotta saisin edes jonkinlaisen järjestyksen tämän kaaoksen keskelle. Minusta tuntui, että työni tekemiseen oikeasti käytettävissä oleva aika väheni nopeasti, mikä huolestutti minua suuresti. Niinpä lähdin matkalle tutkimaan tuottavuus- ja ajanhallintajärjestelmiä.
Erityisiä inspiraation lähteitäni olivat Merlin Mannin blogi ja David Allenin teos Getting Things Done (Asiat kuntoon), joka näytti minulle inbox zero -käsitteen ja tehokkaan työskentelyn periaatteet. GTD:n periaatteet ovat äärimmäisen arvokkaita päivittäisessä työssäni nykyään. Yksi työkalu nousi esiin ja siitä tuli keskeinen osa itseorganisointiani: tickler-tiedosto, joka tunnetaan myös nimellä 43 kansiota -järjestelmä.
Jokaista uutta asiaa, joka tulee tiellesi, sinun on päätettävä, haluatko tehdä, delegoida, lykätä vai poistaa sen. (Kuuluisat 4 D:tä) Nykyään sähköinen tickler-tiedosto on valintatyökaluni tehtävien tehokkaaseen lykkäämiseen.
Tässä on yhteenveto:
Tickler-tiedostossa on 12 kansiota vuoden kuukausille ja jopa 31 kansiota juoksevalle kuukaudelle. Kuvasin aiemmassa viestissä, miten tickler-tiedosto rakennetaan. Jos haluat siirtää jonkin kohteen tulevaisuuteen, sinun tarvitsee vain laittaa se sopivaan kansioon. Se on piilossa, kunnes se erääntyy, jolloin se putkahtaa automaattisesti kansiosta uudelleen esiin.
Tämä yksinkertainen järjestelmä antaa minulle monia etuja:
- Minulla on paikka, jonne kaikki lykätyt asiat menevät, kun käsittelen postilaatikkoani.
- Voin unohtaa nämä tehtävät, koska voin luottaa järjestelmän muistuttavan minua, kun on sen aika.
- Voitan keskittyä niihin tehtäviin, jotka ovat oikeasti ajankohtaisia tänään.
- Voin saavuttaa postilaatikon nollapisteen ja minimoida ajan, jonka tarvitsen aivojeni raastamiseen postilaatikon yli.
- Minulla on kevyt suunnittelutyökalu.
- Voin pysyä keskittyneenä tässä maailmassa, joka on täynnä häiriötekijöitä.
Tickler-tiedosto tekee päivittäisestä työstäni paljon tehokkaampaa, keskittyneempää ja hauskempaa.
Koska työskentelen harvoin paperilla ja enimmäkseen mobiilisti, olen aina halunnut myös sähköisen tickler-tiedostosovelluksen älypuhelimeeni. Mutta sellaista ei ollut.
Ratkaisuni:
Sovitin toimisto-ohjelmia ja kokeilin yli tusinaa saatavilla olevaa to-do-sovellusta sekä kaikkia suosittuja tuottavuusjärjestelmiä. Vaikka tickler-tiedoston luominen on mahdollista Evernoten kaltaisissa muistiinpanosovelluksissa tai Trellon kaltaisissa tauluissa, se on aina hankalaa. Mikään ei antanut minulle täyttä hyötyä fyysisestä tickler-tiedostojärjestelmästä digitaalisessa maailmassa. Siksi aloin viime vuonna tuottavuuden harrastajana rakentaa tätä erikoistunutta sähköistä tickler-tiedostoa. Juuri nyt se on saatavilla sovelluksena Androidille ja iOS:lle (vielä beta-versiossa).
EDIT: Se on nyt saatavilla App Storessa ja Play Storessa. Hanki se täältä.
Toistaiseksi keskitymme ydintoimintoihin, mutta suunnitelmissa on parantaa sovellusta pitäen sen yksinkertaisena ja helppokäyttöisenä.
Elektronista tickler-tiedostoa kannattaa kokeilla! Joten anna mennä vaan 😉