PTO-auditointi on olennainen osa jatkuvaa henkilöstöhallinnon vaatimustenmukaisuutta. Vapaa-aikakäytäntöjen päivitysten selkeä ilmoittaminen on tärkeä osa tätä prosessia. Käytä seuraavaa mallia, kun haluat toimittaa lomapolitiikan päivitykset työntekijöille.
How to Communicate a PTO Policy Change to Employees
PTO-käytännöt vaativat säännöllistä tarkistusta, jotta yritykset pysyvät kilpailukykyisinä, sääntöjenmukaisina ja taloudellisesti vakavaraisina. Se, miten viestit olemassa olevan vapaa-aikakäytännön päivityksestä, on erityisen tärkeää työntekijöiden moraalin ja sitoutumisen ylläpitämiseksi. Avoimuus voi auttaa tässä viestinnässä pitkälle.
Lisää viestinnässäsi seuraavat tiedot:
- Selitä tarkastuksen syy: Työntekijät saattavat turhautua muutokseen (eli ”menettää” kertyneen PTO:nsa), mutta he arvostavat avoimuutta, kun päivityksiä tehdään.
- Esitä päivitykset yksityiskohtaisesti: Henkilöstöhallinnon tulisi esittää tarkat tiedot siitä, mikä on muuttunut ja miksi, niin uudelleenkierrätysmäärien rajoittamisen kuin kokonaan rajoittamattomaan malliin siirtymisen välillä.
- Miten käytäntö vaikuttaa tuntityöntekijöihin ja palkattuihin työntekijöihin: Politiikasta riippuen muutokset voivat vaikuttaa toiseen työntekijäryhmään, mutta eivät toiseen. Henkilöstöhallinnon viestinnän tulisi olla täsmällistä sekaannusten välttämiseksi.
- Näytä käytäntö: PTO on työntekijöitä varten, joten heidän olisi voitava käyttää käytäntöä milloin tahansa. Tämä lisää entisestään HR:n ja työntekijöiden välistä avoimuutta.
- Aloituspäivä:
- Odotetut usein kysytyt kysymykset: Henkilöstöhallinnon tulisi pysyä ajan tasalla ja antaa valmiita vastauksia odotettavissa oleviin kysymyksiin, joita työntekijät saattavat esittää, kun käytännöstä ilmoitetaan.
Malli: Employee PTO Policy Update Communication
Käytä seuraavaa mallia, kun ilmoitat yrityksesi PTO-käytännön päivityksestä:
Team,
I’m reaching out today regarding an update to ’s PTO policy. Henkilöstöhallinto tarkasti tiimin vapaa-ajan edut ja päivitti suunnitelman uudella käytännöllä, joka auttaa pitämään organisaatiomme taloudellisesti terveenä – nyt ja tulevaisuudessa.
Tämä mielessä, alkaen , toteutamme seuraavat muutokset PTO-käytäntöömme:
- PTO on sekä vapautettujen että palkattomien työntekijöiden käytettävissä
- Työntekijät saavat myönnetyn PTO:nsa kalenterivuoden alussa
- Kaikki PTO-pyynnöt ja -hyväksynnät seurataan käyttämällä
- PTO:n jako on seuraava:
- 0-5 palvelusvuotta – PTO-päiviä vuodessa vapautetuille työntekijöille; PTO-päiviä vuodessa muille kuin vapautetuille työntekijöille
- 6-10 palvelusvuotta – PTO-päiviä vuodessa vapautetuille työntekijöille; PTO-päiviä vuosittain palkattomille työntekijöille
- 10+ palvelusvuotta – PTO-päiviä vuosittain palkattomille työntekijöille; PTO-päiviä vuosittain palkattomille työntekijöille
- PTO-pyyntöjä ei välttämättä hyväksytä vuoden kiireisimpänä aikana; kannustamme työntekijöitä työskentelemään esimiestensä kanssa, jotta he voivat määritellä sopivat vapaat tänä aikana
- Työntekijät voivat siirtää enintään viisi päivää käyttämätöntä PTO-päivää vuodelta toiselle; kaikki käyttämättömät PTO-päivät, jotka ylittävät viisi päivää, menetetään uuden kalenterivuoden alussa
odottaa, että joillakin työntekijöillä voi olla kysyttävää uudesta käytännöstä. Henkilöstöhallinto on laatinut ennakoidut usein kysytyt kysymykset (FAQ), jotka löytyvät täältä ja joiden pitäisi käsitellä mahdollisia huolenaiheita.
Jos sinulla on lisäkysymyksiä PTO-käytännöstä, ota yhteyttä .
Kiitos, kuten aina, sitoutumisestanne tiimiimme.