Mikä on EDI Shipping ja miten se toimii?
Kuljetusala saa vauhtia työnsä osalta viime aikoina, COVID-19: n jälkeen jokainen maa on riippuvainen merenkulusta sisävesikuljetuksiin, tuontiin, vientiin jne. ja tässä, vaikein tehtävä on ylläpitää tietoja tai tapahtuman yksityiskohtia. Asiakkaiden vaatimusten lisääntyessä myös paperiset asiakirjat ovat näkökohta, johon yritykset ovat kyllästyneet. Entä jos kaikki nämä tietoliikennetapahtumat voidaan tehdä verkossa ilman paperia, jolloin voimme käyttää EDI-toimitusjärjestelmää. Se auttaa B2B EDI-tapahtumaa tapahtumaan saumattomasti ja hyvin vähin virhein
Mitä on EDI merenkulkualalla
Varustamomaailma muuttuu kaikilla osa-alueilla riippumatta siitä, onko kyseessä ilmatiet, vesiväylät, maanpäälliset reitit tai rautatiet. Koska koko ketjun prosessi on riippuvainen toisistaan, tuonti- ja vientitoiminta tapahtuu voimakkaasti. Niinpä selviytyäkseen liiketoimintaympäristössä yrityksen on parannettava suorituskykyään, mukaan lukien merenkulkuprosessi.
Normaalisti merenkulkualan yrityksen on hallinnoitava dokumentointitietoja
- varasto
- jakelutiedot
- lähetystiedot
- lähettämistiedot
- rahoituskysymykset
Välttääksemme kaikenlaiset epäorganisoidut yksityiskohdat ja saadaksemme tehokkaampia tulosteita yritykset ovat siirtymässä käyttämään sähköistä tiedonsiirtoa.
Kuljetusalan EDI tuottaa tarvittavat asiakirjat ja järjestää ne organisoidusti. EDI merenkulku on osoittanut, että se on tehokkaampi työssään ja on hyödyttänyt merenkulkualaa suuresti.
Miten EDI toimii merenkulkualalla?
EDI-logistiikkaa varten on ylläpidettävä tietoja tavaroiden, lähetysten tai minkä tahansa taloudellisen toiminnan käsittelyn tarkoituksesta. Sen sijaan, että jokainen tieto syötettäisiin, sähköinen tiedonvaihtojärjestelmä (EDI) automatisoi koko menettelyn keräämällä kaikki järjestelmässä olevat tiedot.
Esim. esim.
Esitettäköön, että varastosta lähetetään 10 000 kännykän lähetys esittelytilaan. Skannaamalla yhden laatikossa olevan QR-koodin EDI-lähetysjärjestelmä saa kerralla käyttöönsä lähetyksen tiedot, esittelytilan osoitteen, vireillä olevat rahat, laskut ja laskutukset. Se lähettää tämän raportin asianomaisille henkilöille, osastoille tai järjestelmiin. Kaikki nämä toiminnot suoritetaan täysin automatisoidusti, eikä ihmisen osallistumista tarvita. Tämän esimerkin avulla ymmärrämme selvästi, miten EDI toimii logistiikassa.
Mitä EDI on kuljetusalalla?
Ensimmäinen näkökohta on se, että EDI-kuljetus on tulossa suosituksi kuljetusalalla. Saumaton tiedonvaihto kahden yrityksen välillä kuljetusmaailmassa voidaan automatisoida EDI-kuljetuksen avulla. Se johtaa siihen, että rahaa ja aikaa säästyy suurelta osin nolla kirjoitusvirhettä. Toinen EDI:n keskeinen etu kuljetusalalla on se, että se tarjoaa saumattoman viestinnän koko toimitusketjun järjestelmässä.
Kuljetusalan EDI:n yleiset tapahtumakoodit
- 204 – Motor Carrier Load Tender:
- 990 – Vastaus Load Tenderiin: Sitä käyttävät moottoriajoneuvojen kuljettajat. Siinä ilmoitetaan, ottavatko ne vastaan tietyn lähetyksen, jonka rahdinantaja on aiemmin tarjonnut. Tämä koodi on vastaus tapahtumaan 204
- 211 – Konossementti: Kuljettaja lähettää tämän tapahtumasarjan rahdinkuljettajalle antaakseen lähetykseen liittyvät yksityiskohtaiset konossementtitiedot.
- 212 – Delivery Trailer Manifest: Rahdinkuljettaja voi lähettää asianomaisille osapuolille tapahtumasarjan, joka sisältää luettelon perävaunuista, joissa on useita lähetyksiä, joilla on tarjoukset toimitusta varten
- 214 – Lähetyksen tilasanoma: Tämän koodin rahdinkuljettaja lähettää lähettäjälle tai vastaanottajalle päivityksen lähetyksistä päivämäärällä, kellonajalla, sijainnilla, yhteystietonumeroilla ja reitillä
- 210 – Freight Details and Invoice (Rahtitiedot ja lasku): Tätä koodia rahdinkuljettaja käyttää maksun vaatimiseen suoritetuista tai tilatuista palveluista
- 820 – Payment Order/Remittance Advice (maksumääräys/suoritusilmoitus): Maksaja käyttää tätä koodisarjaa lähettäessään tietoja maksuista
- 997 – Functional Acknowledgement: Tätä käytetään vastauksena kuhunkin tapahtumaan ilmoittaakseen maksunsaajan, lähettäjän, hyväksynnän.
EDI:n historia merenkulussa ja logistiikassa
Vuonna 1965 Amerikan ja Alankomaiden välinen höyrylaivayhtiö aloitti EDI:n käytön lähettämällä viestin. Vaikka kyseessä ei ollut varsinainen EDI, näkökohdat ja protokollat olivat kuitenkin samat. Kolmen vuoden kuluessa eli vuonna 1968 monet yritykset alkoivat käyttää järjestelmää, jota kutsuttiin sähköiseksi viestinvälitykseksi. Kahden yrityksen välillä oli kuitenkin epäselvyyttä formaateista ja erilaisista standardeista. Niinpä perustettiin komitea nimeltä Transportation Data Coordinating Committee (TDCC). Gilbert toimi sen puheenjohtajana ja työskenteli yhdessä Joseph Carleyn, Earl Bassin ja Ralph Notton kanssa.
He kehittivät standardit kahden yhteistyökumppanin väliselle selventämiselle, mikä antoi tietä ANSI X12:lle ja nykyaikaiselle EDI-seurannalle.
EDI:n edut kuljetusalalla
- Koska inhimillistä väliintuloa ei ole, minkä tahansa tapahtuman luominen, lähettäminen tai kirjaaminen tapahtuu paljon nopeammin.
- Tieto toimitetaan reaaliajassa, joten lähetys- tai vastaanottoprosessissa voidaan välttää mahdolliset viivästykset.
- Järjestelmä integroi kaikki toiminnot riippumatta siitä, onko kyseessä meri-, maa- tai ilmakuljetus, logistiikkaoperaattorin kannalta yhdeksi tietoliikennevirraksi.
- Järjestelmä tarjoaa turvalliset hallintomenettelyt tullin tai PIF:n jne. tapauksessa.
- Se auttaa toimitusketjun suunnittelussa välittäjille, kuten jakelijoille ja vähittäiskauppiaille, jotta virheellistä tai vanhentunutta logistiikkaa ei toimitettaisi.
EDI-lähetyskoodit
Luettelo elementeistä, jotka mainitaan EDI-asiakirjassa ja mitä ne merkitsevät sekä lähettäjälle että vastaanottajalle, tunnetaan koodiluettelona. Ja tässä luettelossa jokaisen EDI-lähetyskoodin nimillä on merkitys ja ne välittävät oikeanlaista tietoa/viestiä.
Alhaalla on lueteltu joitakin erilaisia EDI-koodeja:-
– 01 Basic
– 02 End of Month
– 03 Fixed Date
– 05 Discount not applicable
Jokainen EDI-standardi tarjoaa koodiluettelon kullekin asiakirjassa mainitulle elementille, jonka kautta sovelletaan mm. seuraavia ominaisuuksia:-
– Minkä tahansa määrän koodeja hyödyntäminen tarpeidemme mukaan
– Luodaan yksilöllisiä kooditaulukoita, jotka tallentavat kooditietoja mihin tahansa kenttään ja ilmoittavat tietyn asian.
– Koodiluetteloiden tuominen ja vieminen lomakkeiden välillä ja niiden kopioiminen ja liittäminen.
– EDI-koodin kääntäminen maallikon kielelle tehdään EDI-kääntäjällä, joka voi auttaa viestin purkamisessa.
Mitä enemmän tietoa meillä on kunkin koodin merkityksestä ja tarkoituksesta, sitä paremmin ymmärrämme EDI Shipping -koodit.
EDI Shipping documents
EDI-asiakirjaan viitataan EDI-asiakirjan numerolla ja sen nimellä.
EDI Shipping Document on tarkoitettu tietojen vaihtoon kauppakumppaneiden välillä, ja se sisältää saman verran tietoa kuin paperilla oleva vastaava.
EDI-asiakirja koostuu kolmesta keskeisestä osasta: kirjekuorista, segmenteistä ja tietoelementeistä, jotka on muotoiltu noudattamaan tiettyä EDI-standardia.
Esimerkiksi tilaus X12 940- Lähetys varastosta on EDI-asiakirja, jota käytetään ohjeistamaan varastoa, kun se lähettää tavaroita kauppakumppanille.
EDI-lähetysasiakirjan ymmärtäminen voi olla monimutkaista ja aikaa vievää. Jotkut yritykset ovat löytäneet keinon selviytyä ymmärtämällä standardit, joihin asiakirja perustuu ohjeiden toteuttamiseen ja tietojen hallintaan.
EDI-maksut merenkulussa
Kun huolitsija järjestää sähköisen tiedonvaihdon satamille/tulleille ja muille tietoja tarvitseville viranomaisille, sovelletaan EDI-maksuja merenkulussa. Joskus maksua sovelletaan asiakkaan tai toimittajan pyynnöstä, joka voi periä maksun tietystä palvelusta ja jopa niputtaa maksut paketin kokonaishintaan.
EDI 940 Varastokuljetusmääräys
Tämän kuljetusmääräyksen toimittaja lähettää, kun hän haluaa ottaa kolmannen osapuolen varaston tai kolmannen osapuolen logistiikkayrityksen (3PL) mukaan tekemään lähetyksen vähittäiskauppiaalle, päivittäistavarakauppiaalle, jälleenmyyjälle tai tavarantoimittajan toissijaiseen sijaintipaikkaan.
EDI 940 -varastokuljetustilauksella voidaan välittää ohjeet saman tuotteen lähettämisestä moniin toimipisteisiin tai tiettyjen laatikoiden lähettämisestä tiettyyn toimipisteeseen.
EDI 940 -varastokuljetustilauksella on etuja sekä lähettäjälle että vastaanottajalle. Joitakin niistä ovat:-
- Vähentää aikaa, jolloin tavarantoimittajan on lähetettävä lähetystilaukset.
- Välttää sähköpostin, faksin tai CSV:n käytön varastotilausten lähettämisessä tai vastaanottamisessa.
- Lisää toimintatehokkuutta lyhentämällä aikaa ja karsimalla paperin käyttöä.
- Se tarjoaa tarkempia tietoja ja poistaa virheitä.
Keskeiset tietoelementit EDI 940 -varastolähetystilauksessa
- Ostavan osapuolen myyntitilauksen numero.
- Toimittajan tilausnumero
- Ostajan lähetyspaikka
- Toimituspäivämäärä
- Kappaleen tunnisteet
- Määrät.
EDI Shipping Transaction
Kun yksi yritys haluaa lähettää myyntitilauksen toiselle yritykselle, tapahtuu EDI-transaktio. EDI-lähetystapahtuma on standardoitu liiketoiminta-asiakirja. Yritykset ja kauppakumppanit vaihtavat näitä asiakirjoja EDI-standardien avulla. Näin voidaan automatisoida ja virtaviivaistaa myyntitilauksia, laskuja, kuittauksia, maksuja, seurantaa ja muita raportteja.
Edi-lähetystapahtumasta ei ole mitään hyötyä, jos se ei sisällä tiettyä pienintä mahdollista määrää elintärkeitä tietoja. EDI-tapahtumat on suunniteltu siten, että ne ovat riippumattomia yritysten käyttämästä viestinnästä tai EDI-tietoja tuottavasta ohjelmistotekniikasta.
EDI 945 Warehouse Shipping Advice
EDI 945 Warehouse Shipping Advice -lähetyslähetyslähetyslähetyslähetys tehdään, kun kolmannen osapuolen logistiikkayhtiö (3PL) tai varasto haluaa ilmoittaa tavarantoimittajalle, että lähetys on tehty. Se antaa tiedot, joita toimittaja tarvitsee tarkistaakseen toimitetun laadun suhteessa tilattuun määrään, luodakseen laskun ja luodakseen 856 Advance Ship Notice (ASN) -tapahtuman.
Hyötyjä
Hyötyjä sekä lähettäjälle että vastaanottajalle riippuu siitä, kuinka automatisoitu ja integroitu tapahtuma on molemmille osapuolille. EDI 945 -varastolähetysten hyötyjä ovat:
– Vähentää varaston aikaa, joka kuluu manuaalisesti lähetysilmoitusten ja paperipohjaisten lähetysasiakirjojen lähettämiseen.
– Lisää toiminnan tehokkuutta vähentämällä paperityön määrää.
– Pääsee eroon sähköpostin, faksin tai CSV:n käyttämisestä varastolähetysilmoitusten lähettämiseen tai vastaanottamiseen.
– Kaksi tärkeintä syytä, miksi EDI 945:tä käytetään
– Ilmoitetaan syy toimituspäivän muutokseen, miksi tuotteita on karsittu lähetyksestä ja tuotekorvaustietoja.
– Ilmoitetaan lähetyksen yksityiskohdat vähittäisasiakkaalle EDI Ship Notice -lähetysilmoituksessa.
Advance Ship Notice EDI 856
EDI ASN eli Advance Ship Notice eli lähetysilmoituksen ennakkoilmoituskoodia tai myös koodia nimeltä EDI 856 kutsutaan sähköisen tiedonsiirron luomiseen lähetyksestä toiselle kumppanille. Periaatteessa se on ennakkoilmoitus kumppanille lähetyksen saapumisesta. Sitä käytetään yleisesti valmistusteollisuudessa, autoteollisuudessa ja vähittäiskaupassa joko ilmoittamaan tai vastaamaan EDI 850, EDI 830 ja EDI 862 -koodeihin. Se sisältää kuvauksen, tiedot ja tuotetyypit. Se koostuu siis
- Lähetyksen tiedot ja seurantanumerot
- Ostotilauksen numerot ja tiedot
- Tuotteet ja määrätiedot
- Pakkaustiedot
EDI 862 Lähetyssuunnitelma
Lähetysliiketoiminnassa ohjeet muuttuvat hyvin usein ja se riippuu monista tekijöistä. EDI 862 -koodia käytetään kuvaamaan, jos,
- Tilauksen määrä vähenee
- Tilauksen määrä lisääntyy
- Lähetyspäivämäärää muutetaan.
Näillä varmistetaan myös se, onko toimittajalla riittävästi varastoa vai ei, erilaiset toimituksia koskevat ohjeet ja useimmat EDI 862 -koodeihin liittyvät seikat täsmäävät EDI 830 -suunnittelukoodien kanssa. EDI 862 käsittelee siis pohjimmiltaan aikatauluja, tilauksia ja oikea-aikaisia toimitusten päivityksiä.
Pakkaus
Kuten muillakin teollisuudenaloilla, myös merenkulkualalla EDI tarjoaa monia etuja. Monet EDI-palveluntarjoajat tarjoavat tukevia ja tehokkaita EDI-ratkaisuja avuksesi. Niistä WebBee Globalin ’Map My EDI’ -ratkaisu on paras.
Tämä ’MapMyEDI’ tarjoaa useita etuja, kuten EDI-seuranta &-haku, B2B EDI, EDI-sopimukset, EDI-kartoitus, EDI-virheiden käsittely ja EDI-tapahtumakoodit.
Hyödynnä siis tätä EDI-ratkaisua liiketoimintasi tiedonvaihdossa ja paranna kokonaissuorituskykyäsi mahdollisimman pian.