How Long Will it Take Your Wedding Guests to RSVPP?
RsVPify-tiimi päätti sukeltaa syvälle tietoihinsa saadakseen tietoa keskimääräisestä häät RSVP-vastausajasta. Ajattelimme tehdä oman osuutemme auttaaksemme RSVPify-käyttäjiä ja nuoria pareja kaikkialla maailmassa ymmärtämään paremmin, mitä odottaa, kun he valitsevat, miten he käsittelevät RSVP:t verkossa.
Yksi tavallisista kysymyksistä, joita meillä on tapana kuulla säännöllisesti, on melko yksinkertainen kysymys: kuinka paljon aikaa vieraillemme pitäisi antaa aikaa vastata vastaukseen? Koska tätä kysytään melko usein, ajattelimme, että olisi syytä laittaa luotettava harjoittelijamme Mark vastaamaan tähän ikivanhaan kysymykseen massoille.
UUTUUS: Tutustu vierasluettelon ja RSVP-vastausten vastausten aikataululaskuriin!
Keräsimme tietoja, laskimme lukuja ja saimme aikaan joitakin kovia lukuja käyttäjiemme vierasluetteloiden perusteella. Otimme otoskokona puoli miljoonaa digitaalista häävastausta, jotka käyttäjämme ovat saaneet vuoden alusta lähtien. Miltä digitaalisten häävastausten antaminen ja vastaanottaminen oikeasti näyttää?
A Visual Look at the Average Online RSVP Timeline
Percent of RSVPs Received by Week
Ei olekaan yllättävää, että tietojen tarkastelun jälkeen oli todellakin olemassa RSVP-vastausten ”sweet spot”. Suurin osa vastauksista (57,6 %) saatiin viiden ensimmäisen viikon kuluessa kutsujen lähettämisestä. Suosituin viikko, jolloin vieraat lähettivät vastauksensa, oli viikko 3, ja sen osuus kaikista vastauksista oli 13 %.
Voit odottaa saavasi noin 50 % vastauksista noin neljän ja puolen viikon kuluttua siitä, kun lähetit kutsut ensimmäisen kerran. Tämän jälkeen vastausprosentti alkaa keskimäärin laskea hitaasti mutta tasaisesti (lasku on nopeampaa, jos olet rajoittanut määräajan kahteen kuukauteen). Voimme arvioida, että saat noin 80 % vastauksista noin seitsemän viikon kuluttua, jos sallit kahden ja puolen kuukauden vastausaikataulun.
Prosenttiosuus kaikista vastaanotetuista vastauksista viikoittain
Kuten yllä olevasta kaaviosta käy ilmi, keskimääräiset häävastaukset lähetettiin viikkojen 3 ja 4 aikana. Viikon 5 jälkeen vastauksilla on taipumus hiipua, ja viikolla 6 ja sen jälkeen saatujen vastausten osuus on vain 28,4 prosenttia kaikista vastaanotetuista vastauksista.
Milloin kutsut pitäisi siis lähettää ja kuinka paljon aikaa vieraille pitäisi antaa vastausten antamiseen? Lähetä kutsut 6-10 viikkoa ennen hääpäivää. Suosittelemme lähempänä 10 viikkoa, jos teillä on enemmän kuin kourallinen ulkopaikkakuntalaisia vieraita. Aseta vastauksen antamisen määräajaksi 3 viikkoa ennen suurta päivää.
Pari tärkeää asiaa, jotka on hyvä muistaa, kun pohdit näitä tietoja:
- Sosiaalista mediaa kiihkeästi käyttävät ystäväsi saattavat vastata muutamassa tunnissa kutsusta, kun taas tietokoneita karttava Joe-setä ei ehkä vastaa kolmeen kuukauteen (jos koskaan). Jos lähetät paperisia vastausviestejä, tiedot saattavat olla hieman vääristyneet alkupäähän – ja voit todennäköisesti odottaa, että ensimmäinen vastausviestien aalto saapuu viikolla 1 eikä viikolla 0.
- Viikko 0 sisältää vastaukset, jotka on saatu ensimmäisten 7 päivän aikana kutsujen lähettämisestä. Ei pidä sekoittaa viikkoon 1.
- Mitä tämä tarkoittaa sinulle, uskollisille (tai potentiaalisille) online-häävastausten käyttäjillemme? Sen lisäksi, että tiedät nyt yleisesti, mitä voit odottaa vierailtasi, on selvää, että on joitakin toimia, joita kuka tahansa voi toteuttaa prosessin nopeuttamiseksi hieman. Osa tästä riippuu tietysti käyttämästäsi palvelusta; joihinkin ilmaisiin hääsivustoihin saattaa sisältyä ongelmia, jotka voivat viivästyttää RSVP:n lähettämistä enemmän kuin tietomme heijastavat.
Nyt kun olemme näyttäneet sinulle tiedot, tässä on muutama vinkki, joiden avulla voit muuttaa tapahtumasi RSVP-aikataulua parempaan suuntaan. Pidä nämä mielessäsi perusvihjeinä, jotka auttavat keräämään enemmän vastausilmoituksia nopeasti; muista, että edes parhaiten järjestetty online-vastausilmoituspari ei voi ottaa huomioon Joe-setää sen enempää kuin kukaan muukaan! Joten, pitemmittä puheitta…
RSVPifyn testatut vinkit häät RSVPP-aikataulun hallintaan:
Earemmin on aina parempi
Kuinka kauan sinun pitäisi antaa ihmisille aikaa vastata? Kuten minkä tahansa tapahtuman suunnittelussa, mitä enemmän aikaa voit antaa itsellesi ja vieraillesi järjestäytyä, sitä parempi. Verkkovastaukset minimoivat aikaa, joka kuluu vieraiden ilmoittamiseen ja tietojen vastaanottamiseen, mutta aivan kuten ennen verkkovastausten käyttöönottoa, henkilökohtaiset kalenterit ja aikataulut sanelevat aina vieraiden vastausajat. Tee parhaasi valitaksesi RSVP-palvelu nopeasti, vaikka et olisikaan vielä aivan valmis lähettämään kutsuja, koska sen avulla voit selvittää tarkalleen, kuinka kauan vieraisiin yhteydenottaminen ylipäätään kestää.
Selvitä vieraslista ja pysy siinä
Yksi vaikeimmista seikoista häiden suunnittelussa ja vastausten saamisessa ja palauttamisessa on itse vieraslista. Kun budjetti on rajallinen, kuten useimmilla meistä, on aina tehtävä vaikeita valintoja vieraslistan suhteen. Mitä nopeammin saat selville, keitä haluat sinne ja ketkä eivät valitettavasti (tai ehkä onneksi!) tule, sitä nopeammin tiedät tarkalleen, keneen sinun on otettava yhteyttä ja keneltä sinun on saatava vastaus. Onneksi nykyään on olemassa joitakin todella vankkoja vieraslistan hallintasovelluksia.
Selvitä, mitä toimittajasi tarvitsevat, ja ota se huomioon
Katsokaa, jos ei olisi monia tapoja, joilla lisäkustannukset kasaantuvat häiden suunnittelun aikana, RSVP-prosessi ei olisi niin pelottava, eikö niin? Mutta oikeastaan syy siihen, miksi sinun on oltava häät RSVP-aikataulun yläpuolella, on se, että voit välttää kustannusten kasaantumisen pitopalvelun, juhlasalin ym. kanssa. Tämä on tärkeintä, kun harkitset vastausten määräaikaa, jonka aiot sisällyttää vieraillesi. Vaikka haluat varmasti jättää heille aikaa omien aikataulujensa selvittämiseen, muista jättää itsellesi runsaasti aikaa varmistaaksesi, että sinulla on tärkeät tiedot, joita tarvitset häämyyjiäsi varten. Puhu heille jokaiselle aikaisin, ja muista selvittää kiinteät määräajat, joita kukin tarvitsee näitä tietoja varten.
Älä pelkää valvoa aikataulua
Kunnollisen häät RSVP-aikataulun päättäminen on ensimmäinen askel. Mutta kaiken sen huolellisen suunnittelun jälkeen on ihan ok alkaa ottaa yhteyttä vieraisiin tai kiirehtiä niitä unohtavia sukulaisia, jos infon määräajat lähestyvät. Voit tutustua neuvoihimme siitä, miten muistuttaa vieraita vastaamaan. Riippumatta siitä, kuinka paljon rakastat ystävääsi tai perheenjäsentäsi, jotkut heistä eivät koskaan muista tarkistaa sähköpostiaan tai lähettää online-vastausilmoitustaan viipymättä. Harkitse myös terminologian sisällyttämistä häävastauksen sanamuotoon nopeuttaaksesi prosessia. Pysy siis kärryillä vieraslistastasi – sillä ennen kuin huomaatkaan, on jo häiden aika! Jos joudut jumiin myöhästyneiden lisäysten kanssa, tutustu tähän postaukseen, jossa kerrotaan, miten käsitellä häävastauksia, jotka on toimitettu määräajan jälkeen.
Erityiset kiitokset RSVPifyn ihmeelliselle harjoittelijalle Mark Dobrenkolle tämän erikoisraportin numeroiden selvittämisestä…